Por que não existe um lugar só
O empreendedor costuma imaginar um painel único com todas as pendências. Ele não existe, e o motivo é a própria estrutura do sistema tributário brasileiro.
Tributos federais são administrados pela Receita Federal e, quando não pagos e já inscritos, passam à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. O ICMS é estadual. O ISS é municipal. O FGTS é operado pela Caixa Econômica Federal. Os débitos trabalhistas ficam com a Justiça do Trabalho. Cada um tem base de dados e portal próprios.
Mesmo no Simples Nacional, que reúne oito tributos em uma guia por força do art. 13 da Lei Complementar nº 123/2006, a consulta de débitos tem caminho específico. Guia única não significa consulta única.
Passo 1: Relatório de Situação Fiscal no e-CAC
É por aqui que se começa, porque esse relatório concentra a maior parte da informação federal.
- Acesse o e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.
- Entre com conta gov.br nível prata ou ouro, com certificado digital da empresa ou com procuração eletrônica.
- Vá em Certidões e Situação Fiscal e escolha a consulta de pendências.
- Gere o Relatório de Situação Fiscal.
O relatório mostra débitos de tributos federais, pendências de parcelamento, omissões na entrega de declarações e inscrições em dívida ativa da União. Leia inclusive as pendências que não têm valor associado: omissão de declaração aparece ali e é a origem de boa parte dos problemas futuros.
Se o acesso depende de certificado digital e você ainda não decidiu qual modelo contratar, compare os formatos em Certificado A1 ou A3 em 2026: qual escolher para sua empresa.
Passo 2: débitos do Simples Nacional
Empresas optantes precisam de uma consulta adicional. No Portal do Simples Nacional, na área de serviços do regime, e também no próprio e-CAC, existe a consulta de débitos apurados no PGDAS-D e ainda não quitados.
Confira três coisas:
- DAS em aberto, por período de apuração
- Apurações não transmitidas, que geram a multa mínima de R$ 50,00 por mês de referência prevista no art. 38-A da LC 123/2006
- Parcelamentos ativos e se as parcelas estão sendo pagas
Antes de tudo isso, confirme que a empresa ainda está no regime. Não é raro descobrir a exclusão só na hora da consulta. O caminho está em Como consultar se a sua empresa é optante do Simples Nacional, e os motivos mais comuns de exclusão estão em Exclusão do Simples Nacional em 2026: 5 erros para evitar.
Se a dúvida for sobre como a guia é calculada, o passo a passo está em Como gerar o DAS Simples Nacional passo a passo no PGDAS-D.
Passo 3: dívida ativa da União no Regularize
Débito que não foi pago nem parcelado acaba inscrito em dívida ativa e migra para a PGFN. A consulta é feita no portal Regularize, com os mesmos meios de acesso.
Essa etapa importa porque a inscrição muda o cenário: passa a existir título executivo, com possibilidade de protesto, negativação e execução fiscal. E é comum que a empresa tenha situação limpa na Receita e uma surpresa esperando na dívida ativa.
Passo 4: estado, município, FGTS e Justiça do Trabalho
A parte federal costuma receber toda a atenção, e o resto aparece justamente quando a empresa mais precisa de certidão.
- ICMS: consulte no site da Secretaria da Fazenda do seu estado, com a inscrição estadual. Vale para comércio e indústria, e também para quem recolhe ICMS por substituição tributária ou diferencial de alíquota.
- ISS e taxas municipais: consulte na prefeitura, geralmente com a inscrição municipal. Entram aqui ISS próprio, ISS retido, taxa de licença e alvará.
- FGTS: consulte o Certificado de Regularidade do FGTS junto à Caixa Econômica Federal. Empresa sem empregados também pode ter pendência antiga.
- Justiça do Trabalho: emita a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, criada pela Lei nº 12.440/2011, que acrescentou o art. 642-A à Consolidação das Leis do Trabalho.
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O atalho: as certidões negativas
Se você quer uma verificação rápida, as certidões funcionam como termômetro.
O art. 205 do Código Tributário Nacional trata da certidão negativa, e o art. 206 prevê a certidão positiva com efeitos de negativa, emitida quando existem débitos que não estão vencidos, têm exigibilidade suspensa, como no caso de parcelamento regular.
Na esfera federal, a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 unificou as certidões relativas a tributos federais e à dívida ativa da União, inclusive as contribuições previdenciárias, em um único documento só.
Traduzindo para o dia a dia: se a certidão sai negativa, a esfera está limpa. Se sai positiva com efeitos de negativa, existe débito, mas ele está sob controle. Se a emissão é recusada, há pendência aberta e é hora de investigar.
Vale checar também a situação cadastral do CNPJ, porque a omissão de declarações pode levar à inaptidão, nos termos disciplinados pela Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022. O caminho está em Como consultar CNPJ em 2026: guia completo com todos os caminhos oficiais.
A caixa postal que quase ninguém abre
Este é o ponto que mais gera prejuízo silencioso.
O art. 16, §§ 1º-A a 1º-D da LC 123/2006 institui o sistema de comunicação eletrônica para os optantes do Simples Nacional. As comunicações enviadas por esse meio são consideradas pessoais para todos os efeitos legais, dispensam publicação e aviso de recebimento, e a ciência é considerada realizada no dia da consulta ou, se a consulta não for feita, no décimo quinto dia contado do envio.
O efeito prático é duro. Termo de exclusão, intimação e notificação podem ser considerados recebidos mesmo que ninguém tenha aberto a mensagem. Prazo de defesa corre do mesmo jeito.
Ou seja: consultar a caixa postal do e-CAC deveria ser rotina mensal, não medida de emergência.
MEI: onde consultar
O microempreendedor individual tem caminho próprio e mais simples.
- No PGMEI, o programa gerador do DAS do MEI, existe a consulta de extrato e pendências, que mostra as guias pagas e as que continuam em aberto por período.
- A DASN-SIMEI, declaração anual, também precisa ser verificada. A falta de entrega gera multa e é motivo frequente de pendência.
- A caixa postal do ecac vale igualmente para o MEI.
Como funciona a guia mensal e o que fazer quando ela acumula está em DAE MEI em 2026: o que é, como calcular, emitir e pagar..
O que fazer depois de encontrar os débitos
- Organize por esfera e por origem. Federal, estadual, municipal, FGTS e trabalhista, separando o que é tributo do que é multa por obrigação acessória.
- Confira se o valor está correto. Apuração errada, receita informada em duplicidade e ISS retido não deduzido geram débito indevido.
- Avalie as opções de regularização. O art. 21, § 15 da LC 123/2006 prevê o parcelamento dos débitos apurados no Simples Nacional, e a Lei nº 13.988/2020 disciplina a transação tributária.
- Resolva as omissões de declaração, não apenas os valores. Declaração pendente continua gerando multa e impede a emissão de certidão.
- Crie rotina de monitoramento, com consulta periódica às caixas postais e às certidões.
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Sinais de que existe débito antes mesmo da consulta
- Certidão negativa recusada na hora de participar de licitação ou fechar contrato
- Crédito negado pelo banco sem explicação clara
- Protesto de certidão de dívida ativa em cartório
- Comunicado de exclusão do Simples Nacional na caixa postal
- CNPJ com situação cadastral diferente de ativa
Qualquer um desses sinais justifica uma consulta imediata em todas as esferas.
Conclusão
Saber quais impostos estão em aberto não é uma consulta, é uma rotina. São quatro frentes principais, cada uma com o seu portal, e duas caixas postais que precisam ser abertas antes de o prazo correr sozinho.
Empresa que descobre pendência com antecedência negocia. Empresa que descobre na hora de assinar contrato apenas perde o negócio.
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Referências legais
- Lei nº 5.172/1966, Código Tributário Nacional: arts. 150, § 4º, 173, 174, 205 e 206
- Lei Complementar nº 123/2006: arts. 13, 16, §§ 1º-A a 1º-D, 17, 21, § 15, e 38-A
- Lei nº 12.440/2011 e art. 642-A da Consolidação das Leis do Trabalho
- Lei nº 13.988/2020: transação tributária
- Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022: situação cadastral do CNPJ
- Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014: certidão unificada
Aviso: este conteúdo tem finalidade informativa e não substitui a análise individualizada do seu caso por profissional habilitado. A legislação citada é a vigente na data de publicação e pode ser alterada por norma posterior.
