O que é o PGDAS-D
PGDAS-D é a sigla de Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, Declaratório. Em termos simples, é o sistema em que a empresa informa quanto faturou no mês. A partir dessa informação, o sistema calcula os tributos e permite gerar o DAS, a guia única de pagamento do Simples.
Segundo a página oficial do serviço no gov.br, as informações do PGDAS-D têm caráter declaratório e funcionam como confissão de dívida. Isso significa que o valor declarado pode ser cobrado diretamente pelo fisco se não for pago. Por isso, o que entra na declaração precisa estar certo.
Quem precisa declarar
Todas as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional. O MEI tem uma declaração própria, anual, e não usa o PGDAS-D enquanto estiver enquadrado como MEI.
Qual é o prazo
A declaração deve ser transmitida até o dia 20 do mês seguinte ao da receita. É o mesmo dia de vencimento do DAS. Assim, o faturamento de outubro é declarado até 20 de novembro. Pelo Manual do PGDAS-D e DEFIS, se não houver expediente bancário no dia 20, o pagamento do DAS vence no dia útil seguinte.
E se a empresa não faturou nada no mês?
A declaração continua obrigatória. O manual oficial orienta preencher os campos de receita com zero. Ficar sem faturamento não dispensa a entrega.
A regra de multa que mudou em 2026
A Lei Complementar nº 214/2025 alterou a LC 123/2006, e a Resolução CGSN nº 183/2025 regulamentou a mudança. A notícia oficial do Portal do Simples Nacional, de 9 de dezembro de 2025, resume o que passou a valer a partir de 1º de janeiro de 2026:
- A multa por atraso no PGDAS-D é de 2% ao mês-calendário ou fração.
- Ela começa a contar no dia seguinte ao prazo original.
- O valor mínimo é de R$ 50,00 por mês de referência.
- Declarações entregues com incorreções ou omissões também são penalizadas.
Antes, a multa só começava a incidir a partir de 1º de abril do ano seguinte. Na prática, havia um intervalo para corrigir atrasos sem custo imediato. Esse intervalo acabou. Hoje, um dia de atraso já conta. A base legal é o art. 38-A, § 2º, da LC 123/2006.
O PGDAS-D não pede apenas o total faturado. Ele pede que a receita seja separada conforme a sua natureza. Essa separação é o que define a tributação correta. Segundo o Manual do PGDAS-D e DEFIS, os principais pontos são estes.
Receita por estabelecimento e por atividade
Empresas que possuem matriz e filiais precisam informar as receitas considerando cada estabelecimento, respeitando as regras de consolidação do PGDAS-D.
Além disso, quando a empresa exerce atividades diferentes, é necessário separar as receitas de acordo com sua natureza e tratamento tributário.
Por exemplo: uma empresa que comercializa produtos e também presta serviços não deve simplesmente somar todo o faturamento em uma única categoria. Cada receita precisa ser informada conforme a atividade correspondente, pois a tributação pode ocorrer em anexos e alíquotas diferentes.
Mercado interno e mercado externo
As receitas de operações realizadas no mercado interno devem ser informadas separadamente das receitas de exportação.
No caso de serviços, não basta que o cliente esteja localizado no exterior para que a operação seja considerada exportação. É necessário observar os requisitos legais, incluindo o ingresso de divisas e o local em que ocorre o resultado do serviço.
Quando o serviço é desenvolvido no Brasil e seu resultado também é verificado no território nacional, não se aplica automaticamente o tratamento de exportação.
Essa distinção é importante porque a classificação incorreta pode alterar a tributação da empresa e gerar diferenças na apuração do Simples Nacional.
ISS retido pelo cliente
Quando o ISS é retido pelo tomador do serviço, essa informação precisa ser corretamente indicada na apuração do PGDAS-D, considerando também o município competente.
A retenção deve ser informada para que o sistema aplique o tratamento tributário adequado à receita e não inclua novamente no DAS a parcela do ISS que já foi retida.
Se a retenção não for informada corretamente, a empresa pode acabar recolhendo o ISS de forma indevida dentro do Simples Nacional.
Substituição tributária e tributação monofásica
Empresas comerciais que vendem produtos sujeitos à substituição tributária do ICMS ou à tributação monofásica do PIS e da Cofins precisam identificar e segregar corretamente essas receitas no PGDAS-D.
Na substituição tributária, o ICMS já foi recolhido antecipadamente por um responsável tributário da cadeia, conforme as regras aplicáveis à operação.
Na tributação monofásica, o PIS e a Cofins são concentrados em uma etapa anterior da cadeia de comercialização.
Quando a receita é classificada corretamente, o PGDAS-D desconsidera os percentuais dos tributos correspondentes no cálculo do DAS, conforme o tratamento legal aplicável.
É importante conferir a classificação fiscal dos produtos, pois nem toda mercadoria está sujeita a esses regimes. Uma segregação incorreta pode gerar pagamento indevido ou recolhimento insuficiente de tributos.
Folha de salários para o fator r
Para atividades sujeitas ao fator r, a folha dos últimos 12 meses entra no cálculo. Ela inclui salários, pró-labore, contribuição patronal e FGTS, sem aluguéis nem lucros distribuídos, conforme o art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018. Um erro aqui pode mudar o anexo e a alíquota da empresa.
Regime de caixa ou de competência
A empresa pode optar pelo regime de caixa, em que a receita é considerada quando recebida. A opção é anual e não pode ser trocada no meio do ano. Mesmo no regime de caixa, o manual orienta informar também a receita por competência, porque limites, sublimites e alíquotas usam esse valor, conforme o art. 18, § 3º, da LC 123/2006.
Exemplo prático: uma empresa de tecnologia
Pense numa empresa de desenvolvimento de software com faturamento de R$ 50.000,00 em outubro. A receita se divide assim:
- R$ 30.000,00 em serviços para clientes no Brasil, sem retenção.
- R$ 15.000,00 em serviços para uma empresa sediada no exterior.
- R$ 5.000,00 em serviços para um cliente que reteve o ISS.
Agora imagine que tudo foi lançado numa linha só, como R$ 50.000,00 de serviço no mercado interno. Dois problemas aparecem.
O primeiro: os R$ 15.000,00 do exterior deixam de ser informados como mercado externo. A empresa perde o tratamento próprio dessa receita no cálculo.
O segundo: os R$ 5.000,00 com ISS retido são tributados de novo. Para ilustrar, considerando uma retenção de ISS de 3% sobre essa receita, seriam R$ 150,00 de imposto retido. Caso essa retenção não fosse corretamente informada no PGDAS-D, a empresa poderia recolher novamente essa parcela no DAS, gerando um pagamento indevido de R$ 150,00 naquele mês. Repetido por um ano, o valor chegaria a R$ 1.800,00.
Agora o atraso. Suponha que a empresa esqueça de transmitir as declarações de três meses. Pela regra em vigor desde 2026, cada mês de referência gera multa de, no mínimo, R$ 50,00. São pelo menos R$ 150,00, sem contar os encargos sobre o DAS pago fora do prazo.
Nenhum desses valores quebra uma empresa de R$ 50 mil por mês. Mas todos eles são dinheiro perdido por falta de processo. E erros repetidos chamam atenção numa fiscalização.
Errou? Veja como corrigir
A declaração pode ser retificada no próprio PGDAS-D. Há, porém, limites que você precisa conhecer:
- Se o débito daquele mês já foi transferido para a PGFN ou para o ente que cobra o ISS ou ICMS, a retificação que aumenta o valor não produz efeito imediato na cobrança. A diferença deve ser paga em DAS avulso, conforme o manual.
- Retificar para reduzir débitos de forma indevida pode gerar multas de até 225% e representação fiscal para fins penais, segundo o mesmo manual.
Corrigir é possível. O melhor caminho, porém, é acertar na primeira vez.
Passo a passo para uma declaração sem erro
- Feche o faturamento do mês até o dia 5. Reúna todas as notas emitidas e confira com os recebimentos na conta PJ.
- Separe as receitas. Divida por atividade, por mercado interno e externo, por retenção de ISS e, no comércio, por substituição tributária ou monofásico.
- Confira a folha dos últimos 12 meses. Se a sua atividade depende do fator r, verifique se pró-labore e salários estão completos.
- Acesse o PGDAS-D. O acesso é pelo Portal do Simples Nacional, com conta gov.br nível prata ou ouro.
- Transmita a declaração até o dia 20. Mesmo sem faturamento, transmita com receita zero.
- Gere e pague o DAS. Guarde o recibo da declaração e o comprovante de pagamento.
- Revise o resultado. Compare a alíquota efetiva do mês com a dos meses anteriores. Uma mudança brusca pode indicar erro de segregação ou de folha.
Como a Razonet cuida disso por você
Na Razonet, a declaração mensal do Simples é feita por especialistas, com a receita segregada a partir das notas que a sua empresa emite. Você emite cada nota falando com o Alan, a inteligência artificial da Razonet, por voz ou mensagem. As notas ficam guardadas no cofre e alimentam a apuração do mês, sem planilha paralela.
O monitor de pendências avisa antes do dia 20, e o calendário financeiro reúne todos os vencimentos da empresa num só lugar. Assim, o prazo não pega você de surpresa. E, se precisar de uma resposta rápida, pode perguntar ao Alan sobre a sua empresa a qualquer hora.
Seu próximo passo
O PGDAS-D não precisa ser uma fonte de dúvida todo mês. Com as notas organizadas, a receita separada do jeito certo e um alerta antes do prazo, o dia 20 vira só mais uma data no calendário. Fale com a Razonet e tenha a sua declaração mensal feita por especialistas em Simples Nacional, com o Alan emitindo suas notas e o monitor de pendências cuidando dos prazos.
Razonet, a plataforma do empreendedor. Especialista em Simples Nacional.
Fontes oficiais
