Como consultar CNPJ em 2026: guia completo com todos os caminhos oficiais

INRTODUÇÃO

Em 2026, consultar um CNPJ envolve quatro caminhos oficiais, todos gratuitos: o site da Receita Federal (situação cadastral federal, conforme a IN RFB nº 2.119/2022), o Portal do Simples Nacional (situação no regime, prevista na LC 123/2006), o portal da SEFAZ estadual (inscrição estadual e regularidade de ICMS) e o portal da prefeitura (inscrição municipal e regularidade de ISS). Cada um responde a uma pergunta diferente, e para due diligence completa é preciso passar pelos quatro.

Autora:

Ana Salvatori é COO e contadora especialista em Reforma Tributária e Simples Nacional, pós-graduada em Finanças e Custos e com MBA em Inovação e Liderança na Gestão de Projetos em Portugal. Com atuação há mais de 15 anos de carreira na área contábil.

Por que existem quatro consultas diferentes (e não uma só)

Cada esfera de governo administra um pedaço da regularidade da empresa. A União cuida do cadastro federal (CNPJ) e dos tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, e a partir de 2027, CBS). Os Estados cuidam do ICMS e da inscrição estadual. Os Municípios cuidam do ISS e da inscrição municipal. O regime simplificado (Simples Nacional) tem cadastro próprio dentro da Receita.

Por causa dessa divisão constitucional de competências, uma única consulta nunca consegue mostrar "a empresa está regular em tudo". A Lei Complementar nº 116/2003 estabelece o ISS. A Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir) estabelece o ICMS. A Lei Complementar nº 123/2006 estabelece o Simples Nacional. A IN RFB nº 2.119/2022 estabelece o cadastro federal. Para saber se o CNPJ está "em dia em tudo", é preciso ouvir os quatro lados.

Caminho 1: consulta no site da Receita Federal

É a consulta básica, base de todas as outras. Mostra a situação cadastral federal, o endereço fiscal, os CNAEs, o capital social e os sócios.

1. Acesse o site oficial da Receita Federal em gov.br/receitafederal.
2. Vá em "Cadastros", depois "CNPJ", depois "Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral".
3. Informe o número do CNPJ (14 dígitos, com ou sem máscara).
4. Marque o captcha e clique em "Consultar".
5. Gere e salve o PDF do comprovante. Embora o documento não tenha prazo legal fixo de validade, bancos, fornecedores e licitações costumam exigir emissão recente.

O que essa consulta diz: se o CNPJ existe, em qual situação cadastral está (ativa, suspensa, inapta, baixada, nula), qual o endereço fiscal, qual o porte ( ME, EPP) e quais CNAEs estão cadastrados.

O que essa consulta NÃO diz: se há dívida tributária federal, se há pendência declaratória, se há autuação fiscal aberta ou se a empresa está sob processo de exclusão do Simples.

Caminho 2: consulta no Portal do Simples Nacional

Se a empresa é optante do Simples Nacional ou do MEI, a situação no regime é gerida em portal próprio, dentro do site da Receita. O cadastro federal pode estar ativo, mas haver Termo de Exclusão correndo, ou seja, a empresa estará no Simples ainda, com saída programada para o ano seguinte.

6. Acesse o Portal do Simples Nacional, no domínio oficial do governo.
7. Vá em "Consulta Optantes".
8. Informe o CNPJ.
9. Confira se a empresa é optante, desde quando, e se há Termo de Exclusão ativo.

Detalhe importante: o Portal do Simples Nacional mostra se há Termo de Exclusão pendente. O Termo de Exclusão é a notificação que precede a saída do Simples por débito ou irregularidade, e tem prazo de 90 dias para regularização. Esse prazo foi ampliado pela LC 216/2025, que alterou o art. 29 da LC 123/2006. Quem regulariza nesse prazo permanece no Simples sem precisar de nova opção.

Empresa do Simples pode perder o regime sem perceber.

A Razonet acompanha sua empresa no Simples mês a mês, fica de olho no Termo de Exclusão e mantém o DAS sempre em dia. Plano de contabilidade pensado para Simples Nacional, com contadores reais.

👉 Conhecer o plano Simples Nacional

Caminho 3: consulta no portal da SEFAZ estadual

Cada estado tem o próprio portal (SEFAZ) onde a empresa cadastrada como contribuinte de ICMS pode ser consultada por meio da inscrição estadual. Empresas que vendem mercadoria ou industrializam precisam dessa inscrição. Prestadores de serviço puro, em geral, não precisam, salvo exceções estaduais.

• Cartão da inscrição estadual: mostra o status do cadastro estadual (ativo, suspenso, baixado).
• Sintegra: sistema integrado nacional de informação que confirma a inscrição estadual em qualquer estado, com dados básicos.
• SPED: escrituração digital. Identifica se a empresa é obrigada a entregar essa declaração. A regularidade dessas entregas normalmente não é pública.
• Habilitação fiscal: estados como SP, RJ, MG, PR, RS e SC têm página específica que mostra se o contribuinte está apto a emitir NF-e.

Quando essa consulta importa: sempre que houver venda ou compra de mercadoria, transferência entre estados, ou intenção de emitir NF-e. Inscrição estadual irregular impede a emissão da NF-e, o que paralisa comércio e indústria.

Caminho 4: consulta no portal da prefeitura

Cada município tem o próprio portal de cadastro. A empresa precisa de inscrição municipal para emitir NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), conforme prevê a LC 116/2003.

• CCM (Cadastro de Contribuinte Mobiliário): status do cadastro municipal.
• Alvará de funcionamento: vigente, vencido ou em renovação.
• Vigilância Sanitária: para atividades específicas (clínicas médicas, restaurantes, salões de beleza, etc.).
• Débitos de ISS: o portal da Fazenda Municipal mostra o que está em aberto, parcelado ou em execução fiscal.
• Habilitação para emissão de NFS-e: alguns municípios exigem cadastro adicional.

Como interpretar os resultados das quatro consultas juntas

O empresário experiente faz a leitura combinada. Esses são os cenários mais comuns:

• Tudo regular nas quatro frentes: CNPJ apto para operar, emitir nota, contratar e ser contratado.
• Receita Federal regular, mas pendência municipal: emite NF-e (mercadoria), mas pode não emitir NFS-e (serviço). Para prestador de serviço, é situação crítica.
• Receita Federal regular, mas Termo de Exclusão do Simples: a empresa ainda está no Simples, mas tem 90 dias para regularizar antes da saída automática em 1º de janeiro do ano seguinte.
• Receita Federal regular, mas inscrição estadual bloqueada: comércio e indústria param. Não emite NF-e, não dá baixa em mercadoria.
• Cadastro inativo na prefeitura: é o caso de empresa que mudou de cidade e não atualizou. Risco de cobrança retroativa de ISS no município antigo.

Conclusão

Saber como consultar CNPJ não é só pesquisar um número. É fazer um diagnóstico em quatro camadas: federal, regime, estadual e municipal. Quem domina os quatro caminhos toma decisão de contratação, venda e parceria com muito mais segurança. E para a sua própria empresa, esse hábito previne 80% das surpresas tributárias.

Tenha as quatro consultas resolvidas em um único painel.

O Monitor de Pendências da Razonet acompanha sua empresa nas três esferas e ainda monitora o status no Simples Nacional. Tudo direto no app, com alerta automático antes de cada problema.

👉 Conhecer o Monitor de Pendências