O que muda na sua empresa ao contratar o primeiro empregado
O vínculo de emprego não nasce do contrato assinado. Ele nasce dos fatos. O art. 3º da CLT define o empregado como a pessoa física que presta serviço de natureza não eventual ao empregador, sob dependência e mediante salário. Se esses quatro elementos existem (pessoalidade, não eventualidade, subordinação e onerosidade), há vínculo, com ou sem papel assinado.
Na prática, ao contratar empregado CLT sua empresa passa a ter:
- Obrigações acessórias mensais: envio dos eventos periódicos do eSocial, fechamento da folha de pagamento, geração da DCTFWeb e das guias de recolhimento.
- Encargos trabalhistas: FGTS, INSS retido do empregado, contribuição patronal (a depender do regime), férias com um terço, 13º salário e verbas rescisórias.
- Obrigações de saúde e segurança: exames médicos ocupacionais e as medidas previstas nas Normas Regulamentadoras.
- Responsabilidade sobre jornada: controle de horas, intervalos e descansos.
Nada disso é opcional. E o custo de errar costuma aparecer três anos depois, na reclamatória trabalhista.
Quem pode contratar empregado: MEI, ME, EPP e demais empresas
MEI pode contratar empregado?
Pode, mas com uma trava importante. O art. 18-C da LC nº 123/2006 permite ao Microempreendedor Individual contratar um único empregado, que receba exclusivamente um salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional.
Os encargos do MEI são reduzidos:
- 3% de contribuição previdenciária patronal sobre o salário de contribuição (art. 18-C, § 1º, da LC nº 123/2006);
- 8% de FGTS (art. 15 da Lei nº 8.036/1990);
- INSS do empregado retido na folha, em alíquotas progressivas de 7,5% a 14%.
Tudo isso é recolhido em guia única, o DAE, gerado pelo eSocial. Se você quer entender o cálculo dessa guia linha a linha, já explicamos em detalhes no artigo DAE MEI em 2026: o que é, como calcular, emitir e pagar. E as regras completas de contratação pelo MEI estão em MEI pode contratar empregados?.
Precisa do segundo empregado? Então é hora de sair do MEI. O limite de faturamento do MEI é de R$ 81.000,00 por ano (art. 18-A, § 1º, da LC nº 123/2006) e a contratação de mais de um empregado exige a migração para Microempresa.
👉 Seu negócio cresceu e o MEI ficou apertado? A Razonet faz a migração de MEI para ME sem que você precise entender de burocracia. Fale com um especialista e descubra o enquadramento certo para o seu momento.
ME, EPP e empresas do Simples Nacional
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte não têm limite de empregados na legislação trabalhista. O que muda é o peso dos encargos, e isso depende do anexo do Simples Nacional em que a atividade está enquadrada. Falaremos disso na seção de custos.
Se você ainda está definindo a natureza jurídica do negócio, vale rever o comparativo que publicamos em Tipos de empresa no Brasil em 2026: MEI, ME, EPP, LTDA e S/A.
Passo a passo para contratar o primeiro empregado em 2026
1. Defina cargo, salário e jornada antes de anunciar a vaga
Parece óbvio, mas é aqui que a maioria dos empreendedores erra. Antes de conversar com candidatos, defina:
- Cargo e CBO (Classificação Brasileira de Ocupações), porque é essa informação que vai para o eSocial;
- Salário, que nunca pode ser inferior ao salário mínimo nacional (art. 76 da CLT e art. 7º, IV, da Constituição Federal) nem ao piso da categoria fixado em convenção coletiva;
- Jornada de trabalho, limitada a 8 horas diárias e 44 semanais (art. 58 da CLT e art. 7º, XIII, da CF);
- Modalidade do contrato: prazo indeterminado, contrato de experiência, tempo parcial ou intermitente.
2. Consulte a convenção coletiva da categoria
Este é o passo mais ignorado e o que mais gera passivo. A convenção coletiva de trabalho (art. 611 da CLT) é norma obrigatória para a categoria e pode fixar piso salarial acima do mínimo, vale-alimentação, adicionais, plano de saúde e até multa por descumprimento.
O art. 611-A da CLT ainda estabelece que o negociado prevalece sobre o legislado em uma série de pontos, como jornada, banco de horas e intervalo intrajornada. Ou seja: a convenção da sua categoria pode ser mais rígida (ou mais flexível) do que a CLT. Ler antes de contratar sai bem mais barato do que descobrir depois.
3. Reúna a documentação do candidato
Com a CTPS Digital, o CPF virou a chave de tudo. Ainda assim, monte a pasta funcional com:
- CPF e documento de identidade;
- Comprovante de residência;
- Número de inscrição no PIS/PASEP/NIT;
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, para salário-família (art. 65 da Lei nº 8.213/1991);
- Certidão de casamento, quando houver;
- Dados bancários;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional;
- Foto e comprovante de escolaridade, quando o cargo exigir.
4. Faça o exame médico admissional
O art. 168, I, da CLT é direto: o exame médico admissional é obrigatório, por conta do empregador, antes do início das atividades. O resultado é formalizado no ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), documento e procedimento regulamentados pela NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).
Uma boa notícia para negócios pequenos: a NR-1 dispensa o MEI, sem condições, da elaboração do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) (item 1.8.1). A mesma dispensa vale para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte de grau de risco 1 e 2, desde que não identifiquem exposição a agentes físicos, químicos e biológicos (item 1.8.4). A dispensa é do programa, não do exame.
5. Registre o empregado no eSocial antes do primeiro dia
O art. 41 da CLT determina o registro de todos os empregados, hoje feito em sistema eletrônico. O eSocial, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, centraliza esse envio.
O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão) deve ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao início da prestação de serviços. Não existe "envio depois". Empregado trabalhando sem evento transmitido é empregado sem registro.
Para transmitir, sua empresa precisa de certificado digital (o MEI e algumas microempresas podem usar código de acesso). Se você ainda não tem o seu ou está em dúvida sobre o modelo, comparamos as opções em Certificado A1 ou A3 em 2026: qual escolher para sua empresa.
6. Anote a CTPS Digital em até cinco dias úteis
O art. 29 da CLT dá ao empregador o prazo de cinco dias úteis para anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais do contrato. Com a CTPS Digital, a anotação acontece automaticamente a partir das informações enviadas ao eSocial, o que torna a qualidade do preenchimento ainda mais importante: dado errado no eSocial é dado errado na carteira do trabalhador.
7. Assine o contrato de trabalho e os documentos complementares
Além do contrato, o primeiro dia costuma envolver:
- Ficha de registro de empregado;
- Termo de opção de vale-transporte ou declaração de recusa (Lei nº 7.418/1985), lembrando que o desconto é limitado a 6% do salário básico, conforme o art. 9º do Decreto nº 95.247/1987;
- Acordo de compensação ou banco de horas, quando houver;
- Termo de recebimento de EPIs, se a função exigir;
- Contrato de experiência, se for o caso.
Vale organizar também os contratos que sustentam o resto da operação. Reunimos os principais em Contratos empresariais em 2026: quais sua empresa precisa ter.
8. Estruture a folha de pagamento e o calendário de recolhimentos
A partir do primeiro mês, sua empresa passa a ter três datas fixas na agenda:
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Quanto custa o primeiro empregado em 2026
O salário é a parte visível do custo. O que pesa no caixa é o conjunto.
Empresas do Simples Nacional (Anexos I, II, III e V)
O art. 13, § 3º, da LC nº 123/2006 dispensa as empresas optantes pelo Simples Nacional das contribuições para terceiros (Sistema S, salário-educação, INCRA). E, nos Anexos I, II, III e V, a contribuição previdenciária patronal já está embutida no DAS. Sobra para a empresa:
- FGTS: 8% sobre a remuneração;
- Provisão de 13º salário: cerca de 8,33% ao mês;
- Provisão de férias com um terço: cerca de 11,11% ao mês;
- FGTS sobre 13º e férias: aproximadamente 1,55%.
Na prática, o custo de um empregado fica entre 1,3 e 1,4 vez o salário, sem contar benefícios como vale-transporte e vale-alimentação.
Empresas do Anexo IV, Lucro Presumido e Lucro Real
Aqui entram os encargos previdenciários cheios, previstos no art. 22 da Lei nº 8.212/1991:
- 20% de contribuição patronal sobre a folha (inciso I);
- RAT de 1%, 2% ou 3%, conforme o grau de risco da atividade (inciso II), ajustado pelo FAP.
A diferença de custo entre esses regimes está nas contribuições de terceiros (até 5,8% da folha). Atenção ao art. 18, § 5º-C, da LC nº 123/2006: atividades do Anexo IV, como construção civil e serviços advocatícios, recolhem a contribuição patronal fora do DAS, mas continuam dispensadas das contribuições de terceiros por serem optantes do Simples Nacional (art. 13, § 3º, da LC nº 123/2006) — nesse caso, o custo total costuma ficar entre 1,6 e 1,8 vez o salário. Já as empresas de Lucro Presumido e Lucro Real, por não estarem no Simples, pagam também os 5,8% de terceiros, e o custo total sobe para entre 1,7 e 2 vezes o salário.
Comparativo rápido
Fizemos a conta completa, com memória de cálculo, no artigo Quanto custa um empregado CLT em 2026 para a empresa?. Vale a leitura antes de fechar o salário com o candidato.
E não confunda o salário do empregado com a sua própria retirada: sócio não recebe salário, recebe pró-labore, assunto que detalhamos em Pró-labore em 2026: o que é, como definir e quanto pagar.
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Contrato de experiência: como usar os 90 dias a seu favor
O contrato de experiência é a modalidade mais indicada para a primeira contratação. Ele está previsto no art. 443, § 2º, alínea "c", da CLT, e o parágrafo único do art. 445 fixa o prazo máximo de 90 dias.
O que você precisa saber:
- O contrato pode ser prorrogado uma única vez dentro dos 90 dias (art. 451 da CLT). Duas prorrogações transformam o contrato em prazo indeterminado.
- O modelo mais usado é 45 + 45 dias, mas 30 + 60 ou 60 + 30 também funcionam.
- Encerrado o prazo sem aviso, o contrato passa automaticamente a prazo indeterminado.
- No término natural do contrato de experiência não há aviso prévio nem multa de 40% do FGTS.
É o período em que você testa a contratação com risco menor. Use com atenção ao calendário, porque perder a data significa assumir um vínculo por prazo indeterminado sem querer.
Jornada, intervalos e controle de ponto
A rotina do dia a dia é onde nascem as ações trabalhistas. Guarde estes números:
- Jornada padrão: 8 horas diárias e 44 semanais (art. 58 da CLT).
- Horas extras: no máximo 2 por dia, com adicional mínimo de 50% (art. 59 da CLT e art. 7º, XVI, da CF).
- Intervalo intrajornada: mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas em jornadas acima de 6 horas; 15 minutos em jornadas entre 4 e 6 horas (art. 71 da CLT). A supressão do intervalo gera indenização de 50% sobre a hora normal (art. 71, § 4º).
- Intervalo interjornada: mínimo de 11 horas consecutivas entre duas jornadas (art. 66 da CLT).
- Descanso semanal remunerado: 24 horas consecutivas, preferencialmente aos domingos (art. 67 da CLT).
- Controle de ponto: obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores (art. 74, § 2º, da CLT, com redação da Lei nº 13.874/2019).
Com um empregado só, o registro de ponto não é obrigatório por lei. Ainda assim, mantenha algum controle. Em uma eventual disputa, a jornada alegada pelo empregado sem prova em contrário costuma prevalecer.
Férias, 13º salário e o que provisionar desde o primeiro mês
Contratou, comece a guardar dinheiro no mesmo mês. Estas verbas não são surpresa, são calendário.
Férias. Após 12 meses de trabalho, o empregado adquire direito a 30 dias de férias (art. 130 da CLT), acrescidos de um terço constitucional (art. 7º, XVII, da CF). O pagamento deve ocorrer até dois dias antes do início do período (art. 145 da CLT). As férias podem ser fracionadas em até três períodos, sendo um deles de no mínimo 14 dias e os demais de no mínimo 5 dias cada (art. 134, § 1º). Se o empregador deixa passar o período concessivo, paga em dobro (art. 137).
13º salário. Instituído pela Lei nº 4.090/1962. A Lei nº 4.749/1965 define os prazos: a primeira parcela entre 1º de fevereiro e 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro.
Rescisão. Mesmo que pareça distante, ela entra na conta. O prazo de pagamento das verbas rescisórias é de 10 dias contados do término do contrato (art. 477, § 6º, da CLT), e o aviso prévio é proporcional ao tempo de serviço, com 30 dias mais 3 dias por ano trabalhado, limitado a 90 dias (Lei nº 12.506/2011). Já detalhamos essas contas em Cálculo de rescisão: quanto você tem direito a receber em 2026 e em Rescisão sem justa causa: o que você recebe e como calcular.
Uma regra simples de caixa: reserve todo mês cerca de 20% do salário bruto para férias, 13º e rescisão. Quem faz isso não é pego de surpresa em dezembro.
Os erros que custam caro na primeira contratação
Deixar o empregado trabalhar sem registro. O art. 47 da CLT prevê multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, dobrada a cada reincidência (caput), reduzida a R$ 800,00 para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (§ 1º). O art. 47-A ainda prevê R$ 600,00 por empregado quando faltam anotações obrigatórias.
Contratar como PJ quem trabalha como empregado. Se estão presentes pessoalidade, habitualidade, subordinação e onerosidade (art. 3º da CLT), o vínculo existe. A Justiça do Trabalho reconhece e a conta vem com todas as verbas do período, mais FGTS e INSS. Comparamos as duas modalidades em CLT x PJ: qual vale mais a pena?.
Ignorar a convenção coletiva. Piso abaixo do previsto e benefícios não pagos geram diferenças salariais por todo o período do contrato.
Atrasar FGTS e INSS. Além dos juros e da multa previstos no art. 22 da Lei nº 8.036/1990, o débito trava a emissão de certidões negativas e pode impedir sua empresa de participar de licitações e obter crédito.
Não fazer o exame admissional. Sem ASO, qualquer problema de saúde posterior tende a ser presumido como ocupacional.
Se sua empresa já tem pendências acumuladas, o caminho é resolver antes de crescer a folha. Explicamos como fazer o diagnóstico em Como consultar pendências federais da empresa em 2026.
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E quando a empresa cresce: cotas de aprendiz e de PCD
Com um empregado, você ainda não é alcançado pelas cotas obrigatórias. Vale saber onde ficam os degraus seguintes:
- Menor aprendiz: o art. 429 da CLT obriga estabelecimentos a contratar de 5% a 15% de aprendizes sobre o total de trabalhadores cujas funções demandem formação profissional. Microempresas e Empresas de Pequeno Porte estão dispensadas por força do art. 51, III, da LC nº 123/2006.
- Pessoas com deficiência: a cota do art. 93 da Lei nº 8.213/1991 começa a valer a partir de 100 empregados, em percentual de 2% a 5%.
- Controle de ponto: obrigatório acima de 20 trabalhadores, como já vimos.
Planejar a folha considerando esses degraus evita sustos no ano em que o time dobra de tamanho.
Como a Razonet cuida da contratação por você
Contratar bem é menos sobre saber a lei de cor e mais sobre ter processo. Com a Razonet, o empreendedor conta com:
- Admissão completa: exame admissional orientado, envio do S-2200 no prazo e anotação da CTPS Digital;
- Folha de pagamento mensal com holerite, guias de FGTS e INSS e todas as obrigações do eSocial;
- Monitor de Pendências, que acompanha a situação fiscal do seu CNPJ e avisa antes de o problema virar multa;
- Suporte humanizado pelo WhatsApp, com contadores de verdade do outro lado;
- App com o Alan, nossa inteligência artificial, para acompanhar receitas, despesas e documentos pelo celular.
Da abertura do CNPJ ao primeiro time contratado, o processo é o mesmo: você cuida do negócio, a Razonet cuida da burocracia.
Conclusão: contratar bem é uma decisão de gestão
A primeira contratação é uma boa notícia. Significa que o negócio cresceu além das suas próprias mãos. Só que o custo de fazer errado é alto e demora a aparecer, geralmente quando o empregado já saiu e a conta chega com juros.
Com processo, calendário e a contabilidade certa, contratar deixa de ser risco e vira estrutura.
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Base legal
- Constituição Federal de 1988, art. 7º, incisos IV, XIII, XVI e XVII
- Decreto-Lei nº 5.452/1943 (CLT), arts. 2º, 3º, 29, 41, 47, 47-A, 58, 59, 66, 67, 71, 74, 76, 130, 134, 137, 145, 168, 429, 443, 445, 451, 459, 477, 611 e 611-A
- Lei nº 4.090/1962 e Lei nº 4.749/1965 (13º salário)
- Lei nº 7.418/1985 e Decreto nº 95.247/1987 (vale-transporte)
- Lei nº 8.036/1990 (FGTS), arts. 15, 18 e 22
- Lei nº 8.212/1991 (custeio da Previdência), arts. 22 e 30
- Lei nº 8.213/1991, arts. 65 e 93
- Lei Complementar nº 123/2006, arts. 13, 18, 18-A, 18-C e 51
- Lei nº 12.506/2011 (aviso prévio proporcional)
- Lei nº 13.467/2017 (Reforma Trabalhista)
- Lei nº 13.874/2019 (Liberdade Econômica)
- Lei nº 14.438/2022 (prazo de recolhimento do FGTS)
- Decreto nº 8.373/2014 (eSocial)
- Normas Regulamentadoras NR-1 e NR-7
Aviso: este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a análise de um profissional habilitado sobre o caso concreto. Valores de salário mínimo, pisos de categoria e tabelas de contribuição são atualizados periodicamente. Consulte sempre a convenção coletiva da sua categoria e o seu contador antes de formalizar a contratação.
