A regularização no Simples Nacional é um passo essencial para garantir que sua empresa continue operando dentro da legalidade e aproveite os benefícios do regime tributário simplificado. Este processo envolve a verificação de diversos requisitos fiscais, como limites de faturamento, obrigações acessórias, e a correta definição dos códigos de atividade (CNAE). Além disso, é importante estar em dia com os débitos e documentos exigidos pelos órgãos federais, estaduais e municipais. Manter sua empresa regular no Simples Nacional não só evita problemas tributários, como também permite o acesso a vantagens como uma carga tributária reduzida e menos burocracia. Neste guia, você vai aprender como regularizar sua empresa, entender os benefícios e as possíveis consequências de não se manter regularizado, além de saber como agir em situações críticas, como a recepção de um Termo de Exclusão.

Como funciona a Regularização?

“Regularizar no Simples” significa manter sua empresa dentro das regras do regime tributário do Simples Nacional. Isso envolve verificar se a empresa ainda atende aos critérios de participação, como os limites de faturamento e as vedações legais, além de quitar ou parcelar eventuais débitos com a União, o Estado e o Município. Também é necessário entregar todas as obrigações acessórias exigidas, como PGDAS-D, DEFIS, eSocial e DCTFWeb (quando aplicável), e garantir que os códigos de atividade (CNAE) estejam corretos nos sistemas da Redesim, DBE, Prefeitura e SEFAZ. Por fim, é preciso formalizar a opção pelo Simples Nacional, ou acompanhar o retorno do Fisco caso a empresa tenha recebido um Termo de Exclusão. Essa regularização é fundamental para continuar no regime e evitar problemas legais ou tributários.

Benefícios de estar no Simples (e riscos de ficar fora)

• DAS unificado: menos burocracia e fluxo de caixa previsível.

• Carga tributária potencialmente menor (dependendo do anexo/receita).

• Regularidade fiscal para emitir CNDs e fechar contratos/licitações.

• Menos obrigações do que nos regimes Presumido/Real.

Se ficar fora: mais impostos, mais declarações, risco de autuações e perda de competitividade (sem certidões e com custos maiores).

Situações típicas que exigem ação imediata

• Recebeu Termo de Exclusão (TE) por débitos ou inconsistências.

• CNAE impeditivo ou sócio PJ inviabilizando a opção.

• Excesso de receita (ME > R$ 360 mil/ano; EPP > R$ 4,8 mi/ano).

• Pendências locais (ISS/ICMS, alvarás) travando a regularidade.

Dica do especialista da Razonet: comece por um diagnóstico fiscal completo (e-CAC, PGFN/Regularize, SEFAZ e prefeitura). Com o mapa de pendências em mãos, você define o que paga/parcela primeiro, quais declarações transmitir e quando formalizar a opção/retorno, sem perder prazos. Deixe que a Razonet faça isso por você com os nossos planos para Regularizar a sua empresa.

Quem pode permanecer no Simples?

Para entrar, voltar ou permanecer no Simples, a empresa precisa ser  ME, MEI ou EPP, respeitar limites de receita bruta e não incidir em vedações da LC 123/2006. Antes de qualquer protocolo, faça esta checagem rápida se você se enquadra nos pontos abaixo:

• Enquadramento como MEI, ME ou EPP (receita bruta dentro do limite anual vigente).

• Possui Atividades permitidas (CNAEs) que possa exercer dentro do Simples.

• CNAE principal e secundários compatíveis com o regime (ex: MEI não pode trabalhar com designer gráfico ou professor de inglês, sendo obrigado a transição para ME)

• Sem pendências impeditivas com União/Estados/Município (ou com parcelamento/transação ativo).

• Quadro societário permitido (sem vedações por tipo societário/participações).

• Inscrição estadual regular (quando aplicável).

Dica da Razonet: antes de optar, revise seus CNAEs. Em alguns casos, trocar um código impeditivo por outro permitido (sem mudar o que sua empresa faz de fato) pode garantir sua permanência no Simples e evitar problemas com as notas fiscais. Para isso consulte sempre um contador para te orientar e para que você não cometa nenhum erro durante sua regularização.

O que exige atenção (pode impactar tributação ou obrigações)

• Atividades mistas (comércio + serviço): parametrização de ICMS/ISS e notas.

• Substituição tributária e diferencial de alíquotas no ICMS.

• Retenções (ISS/INSS/IR) em contratos com grandes tomadores.

• Sublimites estaduais/municipais para ICMS/ISS (quando existentes).

O que costuma não poder (vedações típicas da LC 123)

• Instituições financeiras e assemelhadas, factoring, seguradoras, arrendamento mercantil.

• Sociedade por ações (S.A.), filial de empresa estrangeira e empresas com participação de pessoa jurídica vedada.

• Atividades específicas de cigarros, armas, combustíveis e outras restrições legais.

• Empresas com receita bruta acima do limite anual do regime.

Dica da Razonet: Se alguma atividade do seu negócio não for permitida no Simples Nacional, mas for apenas uma parte secundária do que você faz, considere separar essa parte em outro CNPJ ou outro tipo de empresa. Assim, você pode manter sua atividade principal no Simples e continuar com os benefícios desse regime.

Quadro-resumo (rápida decisão)

Passo a passo: como entrar, voltar ou permanecer no Simples

A sequência abaixo minimiza retrabalho e aumenta as chances de deferimento da opção/permanência.

1. Verifique sua situação e pendências
   Revise seu CNAE e veja se está dentro das regras. Confira se há débitos ou obrigações em atraso no e-CAC, PGFN, SEFAZ e Prefeitura. Se recebeu um Termo de Exclusão (TE), regularize tudo dentro de 90 dias para não perder o Simples Nacional.

2. Atualize seus dados
   Mantenha seu cadastro no Coletor Nacional (DBE/Redesim) atualizado, incluindo endereço, CNAE e contatos. Verifique e regularize inscrições municipais e estaduais e reemita o Cartão CNPJ se necessário.

3. Entregue as obrigações essenciais
   Não deixe de enviar os documentos obrigatórios como o PGDAS-D (mensal) e DEFIS (anual). Se houver folha de pagamento, entregue também eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb. Regularize o ISS e libere as NFS-e.

4. Quite ou parcele os débitos
   Pague os débitos menores à vista e negocie o parcelamento dos valores maiores no e-CAC ou PGFN. Com a regularização em dia, sua certidão de regularidade fiscal (CND) será emitida mais facilmente.

5. Formalize sua opção pelo Simples
   Se for janeiro, solicite a opção pelo Simples até o último dia útil do mês. Se for uma nova empresa, faça o pedido até 30 dias após a inscrição municipal/estadual, mas não ultrapasse 60 dias da abertura do CNPJ..

6. Conteste o Termo de Exclusão (TE)
   Se recebeu o TE, tem 90 dias para regularizar para contestar, caso haja erro no relatório. Isso acontece se você já pagou ou suspendeu judicialmente algum débito.

7. Após a regularização, ajuste tudo
   Revise suas notas fiscais, códigos de serviço e parametrizações fiscais. Ajuste o faturamento, o Fator R e o anexo de acordo com sua operação. E para não cair em novas pendências, crie um calendário fiscal.

Dica do especialista da Razonet: Usar uma contabilidade digital ajuda a monitorar todas as obrigações e evita erros e novas exclusões.

Como Funciona a Tributação no Simples

Depois de elegível e com pendências sanadas, vem a etapa de parametrizar a tributação para pagar o DAS corretamente. Aqui estão os pontos que mais geram dúvida e erro.

Como descobrir seu anexo

• O CNAE principal (e, às vezes, a natureza do serviço) define o Anexo do Simples:

• Anexo I: comércio

• Anexo II: indústria

• Anexo III/IV/V: serviços (cada grupo com regras próprias)

• Anexo IV (ex.: construção civil, vigilância, limpeza) tem CPP (20%) fora do DAS, apurada na DCTFWeb.

• Em serviços, alguns CNAEs ficam no Anexo V, mas podem migrar para o Anexo III se o Fator R ≥ 28%., você pode entender isso melhor no nosso video abaixo: 

Notas fiscais no Simples 

Acertar nota fiscal é decisivo para permanecer no Simples sem dores de cabeça. Parametrização incorreta costuma gerar glosas, bloqueios e divergências no PGDAS-D.

Parametrização essencial (NFS-e e NF-e)

• Serviços (NFS-e, prefeitura)

• Código de serviço compatível com o CNAE e a descrição do serviço.

• Regras de ISS (alíquota, local da incidência, retenção pelo tomador, regime fixo/variável).

• Integração com o PGDAS-D (evite classificar diferente no sistema municipal e na apuração).

• Produtos (NF-e, SEFAZ)

• CSOSN/CFOP coerentes, NCM atualizado e atenção à substituição tributária/antecipação.

• ICMS/ISS nos casos de atividades mistas (parametrize cada operação).

• Certificado digital A1 válido e ambiente de homologação testado.

Retenções mais comuns (o que pode acontecer com optantes do Simples)

• ISS: pode ser retido pelo tomador conforme lei municipal ou contratos com órgãos públicos/grandes empresas.

• INSS (11%): nas hipóteses de cessão de mão de obra/empreitada, em especial atividades do Anexo IV (a CPP é fora do DAS e apurada na DCTFWeb).

• IRRF / PIS/COFINS/CSLL (4,65%): em regra, optantes do Simples são dispensados, salvo exceções legais específicas (por exemplo, determinadas contratações por órgãos públicos).

• ICMS-ST: quando houver substituição tributária, a responsabilidade pode ser do substituto (ou você arca com antecipação/difal); confira o protocolo do estado.

Como comprovar a dispensa quando aplicável

• Comprovante de opção pelo Simples (Portal do Simples) + consulta CNPJ (situação ATIVA).

• Cláusula contratual prevendo a não retenção nos casos permitidos.

• Rotina interna: conferência prévia antes de faturar para tomadores que costumam reter.

Os 10 erros que mais travam a regularização

1. CNAE ≠ Código de serviço (NFS-e) — descrição do serviço não conversa com o cadastro.

2. Lançar serviço como comércio (ou vice-versa) — DAS e NFS-e/NF-e não batem.

3. RPS não convertido dentro do prazo — competência some da prefeitura e trava o ISS.

4. Atividade do Anexo IV sem CPP na DCTFWeb — DAS pago “bonito”, mas débito previdenciário em atraso.

5. NCM/CFOP/CSOSN errados — rejeições, multas e risco de ST indevida.

6. Substituição tributária não considerada — apuração duplicada ou falta de recolhimento.

7. Fator R não atualizado — ficou no Anexo V quando já poderia tributar pelo III.

8. Ambiente de homologação usado por engano — nota “emitida” que não vale.

9. Certificado digital vencido — indisponibilidade de emissão em dia de faturamento.

Prazos e Como Acompanhar sua Opção pelo Simples Nacional

Para regularizar sua empresa no Simples Nacional, é essencial ficar atento aos prazos. Existem três situações principais que você precisa entender:

Empresas já em atividade (existentes)

• Janela anual: todo janeiro, até o último dia útil do mês.

• Efeito retroativo: se deferida, a opção vale desde 1º/01 do mesmo ano.

• Acompanhamento: use o Portal do Simples em “Acompanhamento da Solicitação/Consulta Optantes” para ver pendências, deferimento ou indeferimento.

Início de atividade (empresa recém-aberta)

• Prazo especial: 30 dias após a última inscrição (municipal/estadual que faltar) sem ultrapassar 60 dias da abertura do CNPJ.

• Deferida a opção, os efeitos contam desde a data de abertura.

Retorno após exclusão

• Sane débito/obrigações e refaça a opção na próxima janela aplicável (janeiro, ou regra 30/60 dias para início de atividade).

• MEI que migrou para ME/EPP pode voltar ao SIMEI após deferimento no Simples, se cumprir os requisitos.

Dica do especialista da Razonet: ao protocolar a opção, print da tela/código de protocolo e agenda de checagem diária no Portal do Simples. Se aparecer pendência, resolva antes do fim do prazo.

Termo de Exclusão (TE) e DTE-SN — prazos e defesa

Se você recebeu um Termo de Exclusão (TE) do Simples Nacional por causa de dívidas ou pendências, o prazo já está correndo. Veja o que você precisa saber:

Prazos essenciais

• 90 dias: É o prazo normal para resolver os problemas, como pagar dívidas, parcelar, ou entregar declarações que estão faltando.

• 30 dias: Se você acha que houve erro (por exemplo, já pagou a dívida), pode apresentar uma defesa ou reclamação dentro desse prazo.

• Se você não fizer nada dentro dos prazos → a exclusão do Simples Nacional geralmente começa a valer no dia 1º de janeiro do próximo ano.

Onde acompanhar

• DTE-SN/Caixa Postal (Portal do Simples e e-CAC): Lá é onde você vai ver o aviso de exclusão, cobranças e exigências.

• Consulta Optantes / Acompanhamento de Solicitação: Aqui você pode acompanhar se a sua empresa continua no Simples Nacional ou não.

Boas práticas para encerrar o TE

1. Entregue as obrigações omitidas (PGDAS-D/DEFIS, eSocial/DCTFWeb, DeSTDA/EFD, conforme o caso).

2. Quite/parcele débitos federais (e-CAC/PGFN), estaduais (SEFAZ) e municipais (ISS).

3. Emita certidões: Conjunta RFB/PGFN, Estadual e Municipal (CND/CPEND).

4. Guarde protocolos e PDFs com QR (parcelamentos, transmissões, certidões).

5. Reabra solicitação de opção dentro da janela, se necessário.

Casos especiais e armadilhas comuns 

Regularizar no Simples não é só “pagar e transmitir”. Alguns pontos específicos derrubam pedidos de opção, travam notas e aumentam a carga tributária sem você perceber.

1) CNAE impeditivo ou estrutura societária inadequada

• CNAE impeditivo: mesmo que seja atividade secundária “quase inativa”, pode bloquear o Simples. Ajuste o cadastro no DBE/Redesim antes.

• Sócio pessoa jurídica / S.A.: verifique as vedações da LC 123. Se houver, adapte a estrutura (ex.: transformação societária) antes de optar.

Dica da Razonet: mantenha apenas os CNAEs que você usa de fato. Cadastro “inflado” atrai licenças extras, riscos desnecessários.

2) Excesso de receita e sublimites (ICMS/ISS)

• Se estourar o limite de ME (R$ 360 mil) ou EPP (R$ 4,8 mi), pode sair do Simples.

• Em alguns estados/municípios há sublimites: você permanece no Simples para tributos federais, mas passa a recolher ICMS/ISS fora do DAS. Reparametrize NF-e/NFS-e e PGDAS-D imediatamente.

3) Anexo IV sem CPP na DCTFWeb

• Construção, vigilância, limpeza e obras: a CPP (20%) é fora do DAS.

• Erro comum: pagar DAS achando que “está tudo certo”, e esquecer o DARF previdenciário na DCTFWeb — isso trava CND.

4) Fator R calculado de forma incorreta

• O Fator R é calculado assim: gastos com a folha de pagamento divididos pelo faturamento dos últimos 12 meses. Se esse valor for 28% ou mais, alguns tipos de serviço pagam menos imposto (mudam do Anexo V para o Anexo III). 

Importante: refaça esse cálculo todo mês (de janeiro a dezembro) e use os mesmos dados da folha de pagamento que você informa na DCTFWeb, para evitar erros ou diferenças.

5) Atividades mistas e retenções indevidas

• Serviço + comércio: alinhe código de serviço (NFS-e) e CSOSN/CFOP (NF-e).

• Retenções: muitos tomadores retêm ISS/INSS de optantes do Simples por padrão. Comprove a dispensa quando aplicável (comprovante de opção + cláusula contratual).

6) Prefeitura e RPS: o “detalhe” que trava a regularização

• RPS não convertido no prazo, código de serviço incorreto e taxas municipais atrasadas bloqueiam NFS-e — e, na prática, faturamento.

• Antes de pedir a opção, valide: Inscrição Municipal ativa, perfil fiscal, alvarás e pendências de ISS.

7) Documentação e trilha de auditoria

• Guarde protocolos, PDFs com QR, planilhas de RBT12/Alíquota Efetiva e comprovantes de parcelamento/transação.

• Isso acelera CND, resposta a tomadores e bancos e reduz risco em fiscalizações.

Perguntas Frequentes 

1) Posso optar pelo Simples com débitos em aberto?

Sim, desde que estejam suspensos por parcelamento/transação vigente e todas as obrigações estejam entregues.

2) Recebi Termo de Exclusão (TE). O que fazer primeiro?

Entregar as obrigações omitidas e pagar/parcelar débitos. Se houver erro no TE, impugne em até 30 dias da ciência.

3) Errei o CNAE. Preciso esperar o próximo ano para corrigir?

Não. Altere via DBE/Redesim, sincronize prefeitura/SEFAZ, reemita o Cartão CNPJ e ajuste a NFS-e/NF-e.

4) Como saber meu Anexo e alíquota no Simples?

O CNAE define o Anexo. A alíquota efetiva depende do RBT12 (fórmula da tabela). Em serviços, avalie o Fator R.

5) Fator R abaixo de 28% me impede o Simples?

Não. Ele apenas influencia se o serviço tributa no Anexo III ou V. Continue no Simples, mas planeje a folha.

6) Sou Anexo IV. Por que tenho débito na DCTFWeb mesmo pagando o DAS?

Porque a CPP (20%) é fora do DAS. Apure e pague o DARF previdenciário via DCTFWeb.

7) NFS-e bloqueada mesmo sem dívida federal — por quê?

Geralmente é ISS, taxa municipal ou RPS não convertido. Ajuste o perfil fiscal e regularize a prefeitura.

8) Sublimite do estado/município estourou. Saio do Simples?

Não necessariamente. Pode continuar no Simples para tributos federais e recolher ICMS/ISS fora do DAS. Reparametrize notas e PGDAS-D.

9) Quanto tempo leva para a CND sair após parcelar?

Em regra, após a adesão válida e obrigações transmitidas. O prazo depende do processamento de cada órgão.

10) Posso voltar ao Simples se fui excluído?

Sim, na janela de janeiro (ou prazo 30/60 dias para início de atividade), se as causas da exclusão forem sanadas.

11) Preciso de contador para regularizar?

Não é obrigatório, mas altamente recomendado. Uma parceira de contabilidade online centraliza e-CAC, PGFN, prefeitura e SEFAZ e reduz falhas de transmissão.

12) Qual a ordem ideal para não ter retrabalho?

Diagnóstico → Obrigações → Débitos → Cadastro/Inscrições → Notas/Licenças → CNDs → Opção/Retorno.