A regularização de um CNPJ pode ser um processo complexo e, muitas vezes, intimidador para empresários que enfrentam pendências fiscais ou cadastrais. Se o seu CNPJ está com a situação Suspensa ou Inapta, isso pode acarretar sérios problemas, como a impossibilidade de emitir notas fiscais, participar de licitações ou acessar crédito. No entanto, a boa notícia é que, com as orientações corretas, é possível recuperar a regularidade do seu CNPJ de forma organizada e eficiente.

Neste artigo, vamos apresentar um passo a passo detalhado para ajudá-lo a regularizar seu CNPJ, independentemente da situação em que ele se encontra. A ordem correta das etapas é fundamental para evitar retrabalhos e acelerar o processo, desde a quitação de débitos até a emissão das certidões de regularidade. Se você está lidando com um CNPJ ativo, suspenso, inapto ou até baixado, este guia prático vai fornecer os procedimentos necessários para a regularização total da sua empresa.

O que eu preciso Fazer para Deixar Meu CNPJ em dia?

Regularizar seu CNPJ não precisa ser nenhum bicho de 7 cabeças, para isso basta apenas seguir um passo a passo simples: 

1) Quite ou negocie os débitos

Primeiro, pague ou negocie as dívidas da sua empresa. Isso inclui impostos federais (DARFs e DAS) e municipais/estaduais (ISS e ICMS). Se houver dívidas grandes ou inscritas, use o sistema da PGFN para parcelar. Guarde todos os comprovantes de pagamento ou parcelamento em PDF, pois isso é essencial para liberar a situação do seu CNPJ e evitar bloqueios e multas.

2) Entregue as declarações faltantes

Envie todas as declarações que não foram entregues. Isso inclui documentos como o PGDAS-D (para MEI e Simples Nacional) e outras declarações fiscais obrigatórias dependendo do tipo de empresa (DCTF, eSocial, entre outras). Lembre-se: entregar a declaração antes de pagar os impostos ajuda a acelerar a regularização do CNPJ.

3) Atualize o cadastro da empresa

Revise e atualize as informações do seu CNPJ, como endereço, atividade e sócios. Se necessário, faça alterações na Junta Comercial e depois atualize os dados no sistema da Receita Federal e na Prefeitura.

4) Regularize inscrições e licenças locais

Verifique se as inscrições municipais e estaduais (ISS e ICMS) estão em dia e renove licenças como alvará de funcionamento e, caso aplicável, licença sanitária ou ambiental. Guarde sempre os comprovantes dessas atualizações.

5) Emita e valide as certidões

Emita todas as certidões que provam que sua empresa está regular: CND (federal), certidão estadual e municipal, e, se necessário, certidões trabalhistas (CNDT) e de FGTS. Guarde essas certidões em uma pasta organizada com a data de validade, para evitar surpresas.

6) Teste a operação

Tente emitir uma nota fiscal para confirmar se a empresa foi liberada nos sistemas da Receita, Prefeitura e SEFAZ. Também atualize os dados da empresa no banco e com fornecedores. Se ainda houver problemas, reabra o dossiê para corrigir pendências.

Regularização por Situação: ATIVA, SUSPENSA, INAPTA e BAIXADA

Cada tipo de situação irregular exige ações diferentes. Entender o status do seu CNPJ ajuda a resolver o problema mais rápido e evita retrabalho. Veja abaixo o que significa cada situação e o que fazer:

CNPJ ATIVO (com pendências)

Seu CNPJ está registrado e oficialmente válido, mas a empresa pode ter dívidas ou declarações em atraso. Isso significa que você ainda pode operar, mas algumas pendências podem causar problemas, como bloqueios bancários ou dificuldades para emitir notas fiscais.

O que fazer:

1. Verifique a situação fiscal: Acesse o e-CAC (site da Receita Federal) para conferir se há pendências e tente emitir a CND federal.

2. Quite ou negocie dívidas: Pague ou parcele impostos como DARF e DAS. Se houver dívida ativa, use o sistema PGFN/Regularize.

3. Envie declarações em atraso: Transmita documentos como PGDAS-D, DEFIS ou eSocial. Isso ajuda a regularizar rapidamente.

4. Atualize o cadastro: Confira endereço, atividades (CNAE) e quadro de sócios na Receita e na Junta Comercial.

5. Reemita certidões: Gere as certidões federal, estadual e municipal para comprovar que a empresa está em dia. Não esqueça de testar a emissão de notas fiscais.

CNPJ SUSPENSO

O CNPJ fica suspenso quando há pendências cadastrais ou documentais, como endereço desatualizado ou alvará vencido. A suspensão impede algumas operações, mas geralmente é reversível.

O que fazer:

1. Identifique o motivo: Confira no e-CAC ou nos sites da Prefeitura/SEFAZ qual é a pendência (ex.: alvará, documento atrasado).

2. Regularize a pendência: Faça alterações cadastrais via DBE/Redesim ou entregue a documentação exigida.

3. Pague taxas ou multas: Se houver, quite ou negocie.

4. Solicite a reativação: Caso não seja automática, peça diretamente ao órgão responsável.

5. Atualize dados cadastrais: Endereço, CNAE ou sócios divergentes precisam ser corrigidos.

6. Reemita certidões e teste NF: Após regularização, confirme que é possível emitir notas fiscais.

CNPJ INAPTO

O CNPJ fica inapto quando a empresa não entrega declarações por vários períodos consecutivos. Isso impede emissão de notas fiscais e comprovação de regularidade.

O que fazer:

1. Verifique pendências: Veja todas as declarações não entregues, como PGDAS-D, DCTF ou DASN-SIMEI.

2. Envie declarações faltantes: Mesmo sem movimento, envie tudo que estiver pendente. A emissão da CND federal normalmente indica quais declarações estão em aberto. Podem aparecer também pendências estaduais.

3. Pague ou negocie multas: Regularize qualquer débito e taxas geradas.

4. Acompanhe o processo: Fique de olho no status do CNPJ no sistema da Receita para confirmar que voltou a ATIVA.

5. Emita certidões: Gere todas as certidões necessárias e teste a emissão de notas fiscais.

CNPJ BAIXADO (ou NULO)

Um CNPJ baixado significa que a empresa foi oficialmente encerrada. Não é possível reativar esse CNPJ, mas alguns cuidados ainda são importantes.

O que fazer:

1. Verifique pendências locais: Confirme que inscrições municipais ou estaduais (ISS, ICMS) foram baixadas corretamente. Licenças e alvarás também devem ser encerrados.

2. Quite débitos restantes: Pague ou negocie dívidas com os órgãos responsáveis.

3. Guarde documentação de encerramento: Mantenha atas, distratos e outros documentos do encerramento.

4. Abra um novo CNPJ: Para voltar a operar, será necessário abrir um novo CNPJ na Redesim/Junta Comercial.

5. Atualize contratos e ativos: Ajuste titularidade de marcas, domínios e contratos conforme o encerramento.

Quadro-resumo (situação → ação principal)

Regularização por porte e regime (MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido/Real)

Cada tipo de regime tributário tem suas próprias obrigações e plataformas específicas. Seguir o procedimento correto para cada regime é essencial para regularizar sua empresa mais rapidamente e evitar atrasos.

MEI (Microempreendedor Individual)

O MEI costuma enfrentar dificuldades quando há pendências, como o pagamento do DAS-MEI atrasado, a falta de envio da DASN-SIMEI, inscrição em Dívida Ativa ou informações desatualizadas no cadastro.

Erros comuns MEI

• Achar que status ATIVO = sem dívidas.

• Esquecer DASN-SIMEI (gera multa e pode levar à inaptidão).

• Ignorar inscrição em Dívida Ativa após longos atrasos de DAS.

Como resolver? 

1. PGMEI → emita DAS atrasados e pague/negocie.

2. DASN-SIMEI → transmita todas as declarações anuais em falta (mesmo sem movimento).

3. Regularize Dívida Ativa (se houver) no Regularize/PGFN (pagamento ou parcelamento).

4. Cadastro → confira endereço e CNAE (Redesim/DBE) e sincronize com Prefeitura (ISS) e SEFAZ (se houver IE).

5. Certidões → gere CND Conjunta (RFB/PGFN) e, quando aplicável, estadual/municipal.

6. Teste → confirme a emissão de NF e guarde os PDFs das certidões.

Simples Nacional (ME/EPP)

Empresas no Simples Nacional podem ter problemas com o PGDAS-D e DEFIS em atraso, falta de pagamento do DAS ou até o risco de exclusão do regime, além de pendências com cadastros locais, como ISS , ICMS, declarações estaduais e municipais.

Erros comuns Simples

• Declarar PGDAS-D sem pagar DAS (ou o inverso).

• Deixar DEFIS em aberto achando que não bloqueia.

• Não acompanhar DTE-SN e perder prazo de saneamento.

Como resolver?

1. Confira sua situação no e-CAC
   Entre no site da Receita e veja como está sua situação fiscal. Se possível, já tente emitir a certidão negativa (CND).

2. Envie as declarações atrasadas
   Coloque em dia tudo que deixou de entregar (declarações do Simples, DEFIS, etc.).

3. Resolva os débitos
   Pague ou negocie os impostos em aberto. Se já estiver em dívida ativa, faça o parcelamento pelo portal da PGFN.

4. Ajuste no município e estado
   Veja com a Prefeitura e a SEFAZ se tem ISS, ICMS ou taxas pendentes. Muitas vezes é só falta de envio de informações.

5. Verifique exclusão do Simples
   Se recebeu aviso de exclusão, regularize dentro do prazo para continuar no regime.

6. Atualize seus dados cadastrais
   Se tiver divergências (endereço, atividade, CNAE), corrija pelo DBE/Redesim e alinhe com Receita, Prefeitura e Estado.

7. Peça novas certidões
   Depois de tudo em ordem, emita as certidões (federal, estadual e municipal) e confirme se já consegue emitir nota fiscal normalmente.

Lucro Presumido e Lucro Real

Esses regimes podem apresentar problemas quando há pendências com algumas obrigações fiscais, como a DCTF e a EFD-Contribuições, que são declarações de tributos e contribuições. Outros documentos importantes, como a EFD-ICMS/IPI, eSocial e a ECD, também precisam estar em dia para evitar bloqueios. Além disso, dívidas em cobrança ou pendências no DAU podem dificultar a regularização da empresa.

Erros comuns Presumido/Real

• Deixar sem transmitir ECD/ECF ou EFDs para o final (travando a CND).

• Ignorar eSocial/REINF/FGTS (bloqueios trabalhistas e bancários).

• Subestimar o prazo de conciliação entre sistemas após cada ajuste.

Como resolver?

1. Descubra o que está faltando
   Veja se deixou de enviar declarações ou pagar impostos em nível federal, estadual ou municipal.

2. Organize os débitos
   Entre no e-CAC para saber quanto deve. Se não conseguir pagar tudo, veja opções de parcelamento.

3. Negocie a dívida ativa
   Se o débito já foi para a PGFN, é possível parcelar e até conseguir descontos em juros e multas.

4. Entregue as obrigações atrasadas
   Regularize o que deixou de transmitir (declarações, relatórios, folhas de pagamento etc.).

5. Ajuste os impostos locais
   Verifique com a Prefeitura e o Estado se há pendências de ISS, ICMS ou taxas específicas.

6. Atualize seus dados
   Se tiver mudança de endereço ou atividade, corrija no cadastro e sincronize com Receita, Prefeitura e Estado.

7. Peça as certidões
   Após tudo em ordem, emita as certidões negativas (federal, estadual, municipal, FGTS e trabalhista) e valide se já pode emitir nota fiscal normalmente.

Documentos e certidões indispensáveis 

Para provar a regularidade fiscal, trabalhista e cadastral, sua empresa precisa manter um “kit” de certidões válidas. Abaixo, o que é indispensável, onde emitir, quanto custa (em regra, gratuito) e os prazos de validade mais comuns (Os prazos podem variar por órgão/UF/município. Verifique sempre a validade impressa no próprio PDF).

1) CND Conjunta – Receita Federal/PGFN

• O que comprova: débitos federais e Dívida Ativa da União.

• Onde emitir: e-CAC (RFB) / Regularize (PGFN).

• Custo: gratuito.

• Validade usual: até 180 dias (pode variar).

• Pré-requisitos: declarações transmitidas e débitos quitados/parcelados.

• Como emitir (resumo): entrar no e-CAC → “Certidões e Situação Fiscal” → “Emitir CND Conjunta”.

2) Certidão Negativa de Débitos Estaduais (SEFAZ)

• O que comprova: ICMS e obrigações estaduais.

• Onde emitir: portal da SEFAZ do seu estado.

• Custo: gratuito (na maioria dos estados).

• Validade usual: 30 a 90 dias.

• Pré-requisitos: GIA/EFD-ICMS/IPI em dia e ICMS quitado/parcelado.

3) Certidão Negativa Municipal (ISS/Taxas)

• O que comprova: tributos municipais (ISS, taxas, TFE/TFA).

• Onde emitir: portal da Prefeitura/Fazenda Municipal.

• Custo: geralmente gratuito.

• Validade usual: 30 a 90 dias.

• Pré-requisitos: declarações/guia de ISS em dia, alvarás e taxas quitadas.

4) CNDT – Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

• O que comprova: débitos/executivos trabalhistas.

• Onde emitir: TST (portal da CNDT).

• Custo: gratuito.

• Validade usual: 180 dias.

• Pré-requisitos: inexistência de débitos trabalhistas em execução

5) CRF – Certificado de Regularidade do FGTS

• O que comprova: regularidade no FGTS.

• Onde emitir: Caixa/FGTS (serviços ao empregador).

• Custo: gratuito.

• Validade usual: 30 dias.

• Pré-requisitos: eSocial/SEFIP/GRF em dia e recolhimentos quitados.

6) Certidão de Protestos (CENPROT/Cartórios)

• O que comprova: existência de protestos de títulos.

• Onde consultar: CENPROT Nacional / cartórios locais.

• Custo: consulta on-line gratuita; certidões cartorárias podem ter taxa.

• Validade usual: varia por cartório (em geral 30 dias).

7) Certidões da Junta Comercial/Distribuidores

• O que comprova: situação cadastral/atos societários; ações cíveis/falimentares.

• Onde emitir: Junta Comercial (empresarial) / Tribunais (distribuidores).

• Custo: pode haver taxa.

• Validade usual: 30 a 90 dias.

8) Alvarás/Licenças (funcionamento, sanitária, ambiental, bombeiros)

• O que comprova: autorização legal para operar no local/atividade.

• Onde emitir/renovar: Prefeitura/órgãos setoriais (Vigilância Sanitária, Meio Ambiente, Corpo de Bombeiros).

• Custo: conforme legislação local.

• Validade: definida em cada licença (renovação periódica).

Tabela–resumo 

Dica da Razonet: crie uma planilha de prazos com o vencimento de cada certidão/licença e um alerta 10 dias antes. Evita travar propostas, crédito e licitações por expiração do documento.

Perguntas Frequentes

1. Minha empresa está “Inapta”. O que significa e como regularizar?

“Inapta” significa que a empresa deixou de enviar declarações obrigatórias por muito tempo.
Para resolver, você precisa:

• Entregar todas as declarações que estão atrasadas;

• Pagar ou negociar as multas e dívidas pendentes;

• Atualizar os dados da empresa, se houver alguma divergência no cadastro;

• Acompanhar até que a Receita Federal volte a classificar a empresa como ATIVA.

2. Consigo reativar um CNPJ “Baixado”?

Não. CNPJ baixado não é reativado. Você deve encerrar obrigações remanescentes e abrir novo CNPJ. Planeje a sucessão de contratos, marcas e contas bancárias.

3. Qual a ordem correta para regularizar: pagar ou declarar primeiro?

Priorize transmitir as declarações que originaram a pendência e, em seguida, pagar/parcelar. Isso reduz inconsistências de “saldo em aberto” e acelera a emissão de CND.

4. Posso parcelar débitos federais e Dívida Ativa?

Sim. No e-CAC (cobrança administrativa) e no Regularize/PGFN (Dívida Ativa) há modalidades de parcelamento e transação (com descontos em juros/multas quando aplicável).

5. Minha empresa é do Simples e recebeu “Termo de Exclusão”. O que fazer?

Regularize dívidas e declarações dentro do prazo do ato no DTE-SN (portal do Simples). 

6. O que checar nos âmbitos municipal e estadual?

No município: ISS, taxas (TFE/TFA), alvará, declarações municipais e livros eletrônicos (quando exigidos), que precisam estar com suas transmissões em dia. No estado: ICMS, EFD-ICMS/IPI, GIA/declarações estaduais obrigatórias e a situação da Inscrição Estadual.

7. Como regularizar MEI com DAS e DASN-SIMEI atrasados?

Emita e pague DAS no PGMEI, transmita a DASN-SIMEI em atraso e, se houver inscrição em Dívida Ativa, negocie no PGFN. Valide a situação e gere CND conjunta.

8. Depois de regularizar, já consigo emitir nota fiscal normalmente?

Na maioria dos casos, sim. Mas é sempre bom testar no portal fiscal. Se ainda aparecer bloqueio, você pode abrir um dossiê no e-CAC, Prefeitura ou SEFAZ para ver se sobrou alguma pendência.

9. Quais documentos preciso manter sempre em dia para provar que estou regular?

O básico é: CND Conjunta da Receita/PGFN, Certidão Estadual (ICMS), Certidão Municipal (ISS e taxas), CNDT (trabalhista) e CRF/FGTS. Também vale checar protestos (CENPROT) e manter alvarás e licenças válidos.

10. Quanto tempo leva para a situação ficar “limpa” depois de pagar ou enviar as declarações?

Em geral, de 1 a 3 dias para baixa de guias. A integração entre sistemas pode levar alguns dias úteis. Já as certidões locais podem demorar um pouco mais, dependendo do órgão.

11. Preciso atualizar cadastro (endereço, CNAE, sócios) para ficar 100% regular?

Sim, confira sempre! Se houver diferença no cadastro, é preciso corrigir via DBE/Redesim e, em alguns casos, fazer alteração contratual. Depois disso, Receita, Prefeitura e SEFAZ precisam estar sincronizadas.

12. Como faço para não ficar irregular de novo?

Monte uma rotina mensal: planeje o pagamento dos tributos, siga um calendário das obrigações acessórias, confira regularmente no e-CAC/PGFN e controle a validade das certidões e licenças.

13. O que é uma CND e por que ela é tão importante?

A Certidão Negativa de Débitos prova que sua empresa está em dia com os impostos. Bancos, grandes clientes e licitações exigem esse documento. Sem ele, você pode perder crédito e até contratos.

14. Se eu esperar, minhas dívidas “caducam” e a empresa regulariza sozinha?

Não. Algumas dívidas prescrevem para cobrança judicial, mas isso não limpa sua situação nem libera certidões. Para estar regular, é preciso agir.

15. Posso usar créditos tributários para abater dívidas?

Sim, mas apenas fora do Simples Nacional e seguindo as regras (via PER/DCOMP). Antes de fazer isso, consulte seu contador para evitar problemas.

16. Quais são os erros mais comuns que atrasam a regularização?

Esquecer obrigações acessórias, deixar de verificar os portais municipais e estaduais, não acompanhar o DTE-SN, pular a etapa do DBE/Redesim ou não esperar a conciliação entre os sistemas.

17. Minha CND saiu como “positiva com efeitos de negativa”. Isso serve?

Na maioria das vezes, sim. Esse tipo de certidão mostra que você está regular mesmo com parcelamento ativo. Só confirme se o banco ou cliente aceita essa modalidade e mantenha o parcelamento em dia.

18. Preciso de contador para todo o processo?

Alguns passos são autoexplicativos, mas a integração entre declarações, parcelamentos, DBE/Redesim e certidões é complexa. Apoio contábil reduz riscos e acelera a liberação.