MEI Precisa de Contador? Qual o Momento Certo? - Blog Razonet

Abrir MEI é simples; manter o CNPJ saudável é outra história. É aí que muitos microempreendedores tropeçam: esquecem o DAS, perdem a data da declaração anual, misturam dinheiro da empresa com o pessoal e descobrem — tarde demais — que isso custa multa, bloqueio de nota e dor de cabeça com bancos e clientes.

Este guia foi feito para cortar o ruído. Você vai entender quando o MEI pode tocar a rotina sozinho (emitir notas, pagar o DAS, enviar a DASN-SIMEI) e quando o apoio contábil evita prejuízo (desenquadramento, pendências na Receita, migração para ME, funcionário, crédito). Tudo em linguagem direta, com passos práticos para ficar em dia o ano inteiro.

A ideia não é empurrar serviço: é mostrar o caminho mais seguro e econômico para o seu momento. Se faz sentido seguir solo, você terá o passo a passo. Se já passou da hora de ter um contador, você vai enxergar por quê — e como uma contabilidade digital/online resolve burocracia sem complicar sua rotina.

MEI precisa de contador? Quando é obrigatório e quando é opcional

A regra geral é simples: o MEI não é obrigado a ter contador para cumprir as rotinas básicas. Você mesmo pode emitir NFS-e, pagar o DAS e entregar a DASN-SIMEI. Esses três pilares mantêm seu CNPJ ativo e regular no dia a dia. Entretanto, há situações em que o apoio contábil deixa de ser “dispensável” e passa a ser o caminho mais seguro e econômico — seja por complexidade, risco de multa ou oportunidade de pagar menos imposto dentro da lei.

Quando não é obrigatório (e você pode tocar sozinho)

Rotina simples: sem funcionário, receita dentro do limite do MEI, emissão de notas padrão.
Obrigações em dia: você já domina DAS mensal e DASN-SIMEI anual.
Sem mudanças estruturais: nada de novo endereço, atividade (CNAE) ou regime no curto prazo.

Dica prática: se você segue um checklist mensal (gerar DAS, conferir notas, organizar comprovantes) e um checklist anual (DASN-SIMEI), a operação pode rodar bem sem contador fixo.

Quando vale (muito) a pena ter um contador

Funcionário (eSocial/folha): admitir colaborador muda a sua rotina para trabalhista e previdenciária; erros custam caro.
Mudança de atividade (CNAE): trocar ou incluir atividades exige análise tributária para não cair em CNAE impeditiva do Simples.
Crescimento/acesso a crédito: bancos e marketplaces pedem certidões e demonstrativos — organização contábil acelera aprovação.
Receita perto do limite ou ultrapassou: desenquadramento, migração para ME (Simples) e definição de tributos pedem cálculo fino.
Notificações/pendências na Receita/PGFN: negociar dívidas, retificar declarações e regularizar sem pagar em duplicidade.
Planejamento de preço/lucro: separar pró-labore, caixa e reinvestimento com olhar contábil evita confusão entre CPF e CNPJ.

Se o seu MEI está estável e simples, você pode operar sem contador no dia a dia. Sempre que houver gente (folha), mudança (CNAE/regime) ou risco (dívida/notificação), o contador deixa de ser custo e vira seguro — reduzindo multas, retrabalho e decisões erradas que saem muito mais caro depois.

Rotina do MEI sem contador: mês a mês e uma vez por ano

Operar o MEI sozinho é possível quando a rotina é simples. O segredo é ritmo e organização: saber o que fazer todo mês e o que fazer uma vez por ano — e guardar os comprovantes.

No mês a mês (10–20 minutos):
Pague o DAS até o dia 20, emita suas notas fiscais quando vender para empresas ou quando a pessoa física exigir, e arquive comprovantes (DAS pago, notas emitidas, recibos de recebimento). Se tiver despesas relevantes, guarde também as notas de compra; elas não entram na DASN como abatimento de imposto, mas ajudam a comprovar a atividade e organizar o negócio.

Ao longo do ano (higiene básica):
Mantenha uma pasta na nuvem com subpastas por mês (01_Jan, 02_Fev…). Dentro de cada uma, salve DAS_pago.pdf, NFs_emitidas.pdf e extrato_do_mês.pdf. Essa simples evita retrabalho se você precisar de crédito, vender em marketplaces ou responder a uma solicitação da prefeitura/Receita.

Uma vez por ano (entre janeiro e maio):
Entregue a DASN-SIMEI com o faturamento bruto do ano anterior. Mesmo que você não tenha faturado, declare R$ 0,00 para não gerar multa. Se ultrapassou o limite do MEI, avalie desenquadramento e migração para ME com antecedência.

Dica rápida: configure dois lembretes fixos no celular: “Pagar DAS – dia 18” e “DASN-SIMEI – 1ª semana de abril”. Antecipar alguns dias dá margem se o portal ficar instável.

Quando a rotina pede atenção extra:
Se você contratar funcionário, começar a vender em outros estados ou mudar de atividade (CNAE), a operação deixa de ser trivial: entram eSocial/folha, regras de ISS/ICMS e análises tributárias. Nesses casos, contar com uma contabilidade digital/online evita multas e desenquadramentos — e normalmente se paga com a prevenção de erros.

Sinais de que você precisa de um contador (ou que está na hora de mudar do MEI)

Alguns marcos mostram que a sua operação deixou de ser “básica” e que continuar sozinho aumenta o risco de erro (e de custo). Se um ou mais itens abaixo se aplicam ao seu caso, pare e peça ajuda — um contador evita multas, organiza a casa e guia a transição certa.

1) Receita encostando no limite do MEI
Se a sua emissão mensal já sugere que fechará o ano perto do teto, é hora de projetar cenários. O contador calcula quando você cruza o limite, quais tributos passam a valer e se compensa mudar preços ou migrar para ME no Simples.

2) Funcionário (ou prestadores recorrentes)
Admissão, férias, 13º, FGTS, INSS, eSocial… A folha exige rotina técnica. Mesmo com um único colaborador, um deslize pode gerar multas e passivos trabalhistas. Apoio contábil aqui não é opcional.

3) Mudança de atividade (CNAE)
Ao alterar ou incluir uma nova atividade (CNAE), é preciso ter muito cuidado: nem todas são permitidas dentro do MEI. Se você adicionar uma atividade que não está na lista oficial, o seu CNPJ pode ser desenquadrado automaticamente e passar para outro regime, com impostos e obrigações mais altos.

Além disso, a mudança pode impactar licenças municipais e o enquadramento no Simples Nacional.

Antes de atualizar o CNAE, consulte a lista de ocupações permitidas no Portal do Empreendedor ou peça orientação a uma contabilidade digital — assim você garante que a nova atividade é compatível e evita surpresas com o Fisco.

4) Notificações da Receita/PGFN ou pendências na Prefeitura
Chegou termo de exclusão, comunicado de dívida ativa, bloqueio de nota ou exigência de regularização? A contabilidade digital resolve diagnóstico, parcelamento/transação e retificações sem pagar nada em duplicidade.

5) Precisa de crédito, vender em marketplace ou atender empresa grande
Bancos e parceiros pedem certidões, recibos e relatórios. Um contador agiliza CND/CPEND, padroniza documentos e melhora sua aprovabilidade.

6) Dúvidas frequentes sobre preço, margem e pró-labore
Se você mistura CPF e CNPJ, não faz corretamente a distribuição de lucros e não enxerga margem por serviço/produto, um contador organiza centros de custo e cria relatórios simples para decisão.

Regra prática: se a sua rotina envolve gente, mudança ou risco, é hora de contar com um contador. Se é só emitir nota + pagar DAS + declarar no prazo, dá para seguir sozinho — mas com disciplina de calendário e arquivos.

Quanto custa ter um contador sendo MEI — e quando vale a pena

Para o MEI sem funcionário e com rotina simples, dá para seguir sozinho. Mas quando entra folha, mudança de CNAE, dívidas/regularização ou você precisa de certidões e crédito, o contador passa a economizar tempo e evitar multas — e isso tem valor.

Faixas de preço de mercado (referência prática):

Planos básicos (MEI sem folha): geralmente R$ 60 a R$ 150/mês, focados em orientação pontual, conferências e suporte na DASN-SIMEI.
Planos com folha (1 colaborador): costumam ir para R$ 150 a R$ 300/mês, porque entram eSocial, férias, 13º, FGTS e eventos trabalhistas.
Projetos pontuais: abertura/alteração de dados, regularização, parcelamentos, retificações — valores variam por complexidade e estado/município.

Importante: preço baixo sem responsabilidade técnica (CRC) é risco. Prefira contabilidade digital/online com contador responsável, recibos oficiais anexados e SLA de atendimento.

Quando o investimento se paga (e rápido):

Funcionário: evitar um erro de eSocial/folha já cobre meses de honorários.
Mudança de CNAE/regime: escolher errado pode excluir do Simples ou aumentar imposto.
Regularização de dívidas: parcelar do jeito certo evita pagamento em duplicidade (Receita × PGFN).
Crédito e contratos: documentação organizada acelera aprovação bancária e venda para empresas.

Regra de bolso: se você gasta horas/mês tentando entender prazos, portais e regras — ou já recebeu notificação — contratar um contador custa menos do que insistir no improviso. Se sua operação é estável e simples, siga solo com disciplina de calendário e arquivos bem guardados; quando a complexidade chegar, mude a engrenagem antes que doa no bolso.

Perguntas Frequentes sobre Contador e MEI

1) Paguei o DAS em atraso, preciso fazer mais alguma coisa?

Não. Se você gerou o novo boleto pelo Portal do Simples Nacional, ele já inclui juros e multa. Após o pagamento, a pendência daquele mês está quitada.

2) Como sei se minha dívida está na Receita Federal ou na PGFN?

Acesse primeiro o Portal do e-cacl.
Se a dívida não aparecer lá, consulte o site REGULARIZE da PGFN com sua conta gov.br — se estiver listada, já foi inscrita em Dívida Ativa.

3) A dívida do MEI “caduca” em 5 anos?

Na prática, não. Qualquer ação de cobrança reinicia o prazo de prescrição. O ideal é negociar e quitar as pendências o quanto antes.

4) A dívida do MEI suja meu nome/CPF?

Sim. Como MEI e CPF do titular são a mesma pessoa jurídica/física, as dívidas podem ir para Cadin, SPC e Serasa, afetando o crédito pessoal.

5) Posso parcelar a dívida mais de uma vez?

Sim, mas com restrições. Após o rompimento de um acordo anterior, o novo parcelamento pode exigir entrada maior (pedágio) ou condições diferentes.

6) Fui desenquadrado do MEI. E agora?

Primeiro, quite ou parcele as dívidas. Depois, só é possível solicitar reenquadramento em janeiro; até lá, a empresa permanece fora do MEI, podendo ser reenquadrado somente se estiver legalizado e com as atividades e faturamento permitidos.

7) Dei baixa no meu MEI, mas tinha dívidas. O que acontece?

Com o tempo, a dívida é transferida para o seu CPF. Mesmo com o CNPJ encerrado, você continua responsável pelo pagamento.

8) O que acontece se eu não pagar as parcelas do parcelamento?

O acordo é cancelado.
Na Receita Federal, a dívida vai para a PGFN; e na PGFN, pode haver protesto, penhora e execução fiscal.

9) Não entreguei a DASN-SIMEI. Isso gera dívida?

Sim. Aplica-se multa mínima de R$ 50 (MAED) e podem ocorrer restrições até a regularização.

10) Meu CNPJ foi cancelado por dívida. Posso abrir outro MEI?

Não imediatamente. Antes de abrir um novo CNPJ, é preciso pagar ou negociar as dívidas antigas que podem estar vinculadas à pessoa jurídica (MEI anterior) ou ao seu CPF, dependendo do tipo de débito.

Somente após regularizar essas pendências é possível criar um novo registro sem restrições.

11) O parcelamento do MEI tem desconto?

O parcelamento comum não tem desconto. Na transação tributária da PGFN, pode haver reduções em juros e multas (nunca no principal).

12) Como os juros do parcelamento são calculados?

Pela Taxa Selic acumulada mensalmente, o que faz a parcela variar de um mês para outro.

13) Estou recebendo auxílio-doença. Preciso pagar o DAS?

Durante o auxílio, o MEI fica isento da parte do INSS; porém, se continuar exercendo atividade, ISS e ICMS podem continuar devidos.

14) Posso usar o FGTS para pagar a dívida do MEI?

Não. O FGTS não pode quitar dívidas tributárias; é reservado a hipóteses específicas (demissão, compra de imóvel, aposentadoria etc.).

15) Onde negocio dívidas de ICMS e ISS?

O ICMS é negociado na SEFAZ do estado, e o ISS, na Prefeitura ou Secretaria de Finanças do seu município.
Mas vale lembrar: na maioria dos casos, o MEI é isento de ICMS e ISS, dependendo das regras locais. Mesmo assim, se houver pendências específicas, é importante verificar a regulamentação do seu município ou estado para confirmar se há cobrança e onde regularizar.

16) O contador pode me ajudar a negociar dívidas do MEI?

Sim. Ele identifica onde está a dívida (RFB, PGFN, SEFAZ, Prefeitura), orienta o melhor parcelamento e pode gerar boletos atualizados.

17) Qual a diferença entre contabilidade online e tradicional para MEI?

Online: plataforma digital, suporte remoto e preço acessível.
Tradicional: atendimento presencial e custo maior — indicado para operações mais complexas.