Por que guardar o XML e não apenas o PDF?
Guardar corretamente as notas fiscais dos fornecedores é essencial para evitar problemas fiscais, reduzir o trabalho manual e manter as informações das compras organizadas.
Quando sua empresa não mantém os arquivos XML organizados, pode enfrentar algumas dificuldades:
- Perda de oportunidades de créditos tributários: notas não escrituradas corretamente podem comprometer o aproveitamento de créditos de ICMS, PIS e Cofins, quando permitidos pela legislação e pelo regime tributário da empresa;
- Mais trabalho manual: sem o XML, a contabilidade pode precisar digitar informações manualmente, aumentando o risco de erros;
- Dificuldades em fiscalizações: a ausência do arquivo fiscal eletrônico pode dificultar a comprovação das operações e o atendimento às exigências fiscais.
- Menor controle das compras: sem a importação dos dados do XML, fica mais trabalhoso conferir produtos, quantidades, valores e impostos cobrados pelos fornecedores.
Sempre que sua empresa receber uma nota fiscal de compra, solicite o XML ao fornecedor e mantenha o arquivo armazenado em local seguro e organizado. Na Razonet, você pode utilizar o Cofre de Documentos para centralizar os arquivos XML e PDF, facilitando a organização e o acesso às notas fiscais.
O mesmo raciocínio vale para as notas que a sua empresa emite, tratado em Como emitir NF-e de produto sem erro.
A manifestação do destinatário: mais controle e segurança para sua empresa
Você sabia que é possível consultar notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa, mesmo quando o fornecedor não envia o documento?
Por meio da Manifestação do Destinatário, sua empresa pode consultar NF-e destinadas ao seu CNPJ e informar à SEFAZ se reconhece ou não as operações.
Esse procedimento pode ser realizado com certificado digital, por meio dos serviços disponíveis, respeitando os prazos e as condições de acesso.
Quais são os tipos de manifestação?
- Ciência da operação: registra que sua empresa tomou conhecimento da nota fiscal emitida em seu CNPJ, sem confirmar o recebimento da compra. Esse registro possibilita acessar o XML completo da nota, conforme as regras de disponibilização;
- Confirmação da operação: confirma que a operação realmente aconteceu, conforme registrada na nota fiscal;
- Desconhecimento da operação: informa que sua empresa não reconhece aquela compra ou operação;
- Operação não realizada: registra que a nota existe, mas a operação não aconteceu, como no caso de uma mercadoria recusada antes do recebimento.
Por que isso é importante?
- Permite baixar notas que o fornecedor não enviou, sem precisar pedir;
- Permite recusar formalmente notas emitidas indevidamente contra o seu CNPJ;
- Para alguns setores e obrigações, a manifestação é obrigatória por legislação e possui prazos específicos;
- Cria um controle real sobre o que está sendo lançado em nome da sua empresa.
O desconhecimento de operação é a proteção contra um problema sério: nota emitida contra o seu CNPJ sem que você tenha comprado nada. Sem manifestação, essa nota pode aparecer em cruzamento de dados meses depois.
Nossa orientação: acompanhe regularmente as notas fiscais emitidas contra sua empresa e, caso identifique alguma operação desconhecida, informe sua contabilidade para receber as orientações necessárias.
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Como guardar as notas fiscais dos fornecedores: passo a passo
Manter as notas fiscais organizadas é fundamental para facilitar o controle das compras, evitar erros e garantir que sua empresa tenha os documentos necessários para a contabilidade e eventuais fiscalizações.
Confira algumas orientações:
- Utilize um endereço, como notas@suaempresa.com.br, para centralizar o recebimento das notas fiscais dos fornecedores;
- Solicite que enviem o XML da nota fiscal e o DANFE em PDF sempre que sua empresa realizar uma compra;
- Configure o certificado digital para consultar o portal nacional da NF-e;
- Faça a consulta periódica das notas emitidas contra o seu CNPJ;
- Registre a confirmação, o desconhecimento ou a não realização da operação, observando os prazos legais;
- Caso algum fornecedor não envie o XML, solicite o arquivo ou baixe o arquivo pelos serviços disponíveis no Portal da NF-e;
- Confira cada nota contra o pedido de compra: produto, quantidade, valor e condição;
- Arquive por competência, separando entradas de saídas;
- Mantenha também os registros relacionados às notas, como cancelamentos e cartas de correção eletrônicas;
- Envie tudo para a contabilidade para garantir que as notas sejam consideradas na escrituração fiscal;
- Armazene os arquivos em ambiente seguro e, preferencialmente, com backup em outro local;
- m regra, mantenha os documentos fiscais por pelo menos cinco anos, observando situações em que a legislação exige um período maior, contados do primeiro dia do exercício seguinte.
Atenção: conferir as notas pode evitar prejuízos!
Uma etapa importante é conferir se as informações da nota fiscal correspondem ao que foi comprado.
Essa simples verificação pode identificar cobranças indevidas, produtos diferentes dos solicitados, quantidades incorretas e valores divergentes dos negociados.
Além de evitar prejuízos financeiros, esse cuidado melhora o controle das compras e a organização fiscal da empresa.
Conte com a Razonet!
Você pode utilizar o Cofre de Documentos da Razonet para centralizar os arquivos XML e PDF das notas fiscais dos seus fornecedores, mantendo os documentos organizados e acessíveis em um único ambiente.
Prazo de guarda das notas fiscais
As notas fiscais e os documentos relacionados às operações da empresa devem ser armazenados pelo prazo previsto na legislação tributária.
Confira as principais orientações:
- Prazo geral: recomenda-se manter os documentos fiscais por, no mínimo, cinco anos, observando situações em que a legislação exige um período maior, contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão;
- Exemplo prático: para uma nota fiscal emitida em março de 2026, uma medida conservadora é manter o arquivo pelo menos até 31 de dezembro de 2031, verificando se existe alguma obrigação de conservação por prazo superior;
- Notas de entrada e saída: tanto as notas de compras quanto as de vendas devem ser armazenadas conforme as regras aplicáveis;
- Eventos fiscais: guarde também os documentos relacionados às notas, como eventos de cancelamento e cartas de correção eletrônicas;
- Comprovantes de pagamento: mantenha recibos e comprovantes bancários vinculados às operações, pois ajudam a comprovar os pagamentos realizados e os registros contábeis.
Como guardar as notas fiscais de serviços recebidos?
Quando sua empresa contrata um serviço, também é importante solicitar e armazenar a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Diferentemente das notas fiscais de mercadorias (NF-e), as notas de serviços estão relacionadas ao ISS, imposto de competência municipal, e podem apresentar particularidades conforme o município e o tipo de serviço contratado.
Confira os principais cuidados:
- Solicite a nota fiscal: sempre que contratar um serviço, peça ao prestador a NFS-e correspondente e confira os dados da sua empresa;
- Guarde os arquivos digitais: sempre que disponível, armazene o XML e o PDF da nota fiscal, mantendo os documentos organizados;
- Confira as informações: verifique a descrição do serviço, o valor cobrado, os dados do prestador e os impostos destacados;
- Atenção aos impostos retidos: dependendo do serviço contratado, sua empresa pode ser responsável pela retenção e pelo recolhimento de tributos, como ISS e INSS, conforme a legislação aplicável;
- Guarde os comprovantes: quando houver retenção de impostos, mantenha os documentos e comprovantes de recolhimento relacionados à operação;
- Serviços de outros municípios: a contratação de prestadores de outras cidades exige atenção, pois determinadas atividades possuem regras específicas sobre o município em que o ISS deve ser recolhido.
Antes de efetuar o pagamento de um serviço, confira a nota fiscal e verifique se existem impostos que precisam ser retidos. Em caso de dúvida, consulte a Razonet para evitar recolhimentos incorretos ou pendências fiscais.
Para serviços tomados, a guarda do contrato junto com a nota facilita muito a comprovação da despesa. O tema está em Como fazer um contrato de prestação de serviços.
Como a organização das notas fiscais pode gerar economia?
Manter as notas fiscais organizadas não é apenas uma obrigação fiscal. Essa prática também pode ajudar sua empresa a reduzir custos, evitar prejuízos e melhorar o controle financeiro.
Conheça três benefícios:
1. Aproveitamento de créditos tributários
Dependendo do regime tributário e da operação realizada, sua empresa pode ter direito a créditos de impostos, como ICMS, PIS e Cofins. Manter as notas fiscais corretamente registradas ajuda a identificar e aproveitar esses créditos quando permitidos pela legislação.
2. Comprovação das despesas
As notas fiscais ajudam a comprovar os gastos realizados pela empresa e são importantes para a elaboração de demonstrativos contábeis, como a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).
Para empresas do Lucro Real, a documentação adequada também é fundamental para justificar despesas dedutíveis, conforme as regras fiscais.
3. Identificação de cobranças indevidas
Conferir as notas fiscais com os pedidos de compra permite identificar diferenças de preços, quantidades incorretas, produtos não solicitados e outras cobranças indevidas, evitando prejuízos financeiros.
Mantenha uma rotina de organização e conferência das notas fiscais. Além de facilitar o trabalho da contabilidade, esse cuidado contribui para uma gestão financeira mais eficiente.
Erros comuns ao guardar notas fiscais
Alguns hábitos podem comprometer a organização fiscal da sua empresa e até gerar prejuízos financeiros.
Confira os principais erros que devem ser evitados:
- Guardar só o PDF e descartar o XML;
- Manter os documentos apenas na caixa de entrada de um sócio ou funcionário, dificultando o acesso e aumentando o risco de perda;
- Não pedir o XML ao fornecedor por achar que o PDF basta;
- Nunca consultar o portal nacional da NF-e;
- Ignorar nota emitida indevidamente contra o CNPJ;
- Arquivar sem separar por competência;
- Perder o histórico ao trocar de contabilidade;
- Não conferir a nota contra o pedido de compra;
- Descartar documentos antes dos cinco anos;
- Não guardar o comprovante de pagamento junto da nota.
Documentos organizados e disponíveis para consulta ajuda a prevenir erros, facilita o cumprimento das obrigações fiscais e contribui para uma gestão financeira mais segura.
Casos práticos: como a organização das notas fiscais faz a diferença
Veja alguns exemplos de como manter as notas fiscais organizadas pode ajudar sua empresa a evitar prejuízos, identificar erros e melhorar o controle financeiro.
1. Comércio que identificou créditos tributários não aproveitados
Uma empresa do comércio armazenava apenas o DANFE em PDF. Ao implementar uma rotina de organização dos arquivos XML e conferência das compras, identificou notas fiscais que não haviam sido escrituradas. Após análise contábil e fiscal, foi possível regularizar os registros e avaliar o aproveitamento dos créditos tributários permitidos pela legislação.
2. Empresa que identificou uma nota fiscal indevida
Durante uma consulta às notas emitidas contra seu CNPJ, uma empresa identificou uma operação de valor elevado que não reconhecia. Com a identificação, conseguiu registrar o desconhecimento da operação na SEFAZ, dentro do prazo aplicável, reduzindo os riscos relacionados ao uso indevido de seus dados.
3. Prestadora de serviços que perdeu documentos ao trocar de contabilidade
Uma empresa mantinha seus documentos fiscais exclusivamente no sistema do escritório contábil anterior. Durante a troca de contabilidade, enfrentou dificuldades para recuperar os arquivos, atrasando a organização e a conferência das informações.
4. Indústria que identificou cobranças indevidas
Ao comparar as notas fiscais recebidas com os pedidos de compra, uma indústria identificou diferenças recorrentes nos preços cobrados por um fornecedor. Com os documentos em mãos, conseguiu negociar a correção dos valores e o abatimento das diferenças identificadas.
Conclusão: organizar as notas fiscais é proteger sua empresa
Saber como guardar corretamente as notas fiscais dos fornecedores é fundamental para manter a organização fiscal, evitar prejuízos e garantir mais segurança para o seu negócio.
O armazenamento adequado dos arquivos XML facilita a escrituração contábil e fiscal, contribui para o aproveitamento de créditos tributários, quando permitido pela legislação, e ajuda a comprovar as operações em eventuais fiscalizações.
Além disso, consultar periodicamente as notas emitidas contra o CNPJ permite identificar documentos não recebidos e operações que sua empresa não reconhece.
Com a Razonet, a organização fica mais simples!
O Cofre de Documentos da Razonet permite centralizar os arquivos XML e PDF das notas fiscais dos fornecedores em um único ambiente, facilitando o armazenamento, a organização e o acesso aos documentos sempre que necessário.
Assim, sua empresa mantém as informações organizadas e tem mais praticidade para cuidar das obrigações fiscais e da gestão do negócio.
Para continuar, veja Como organizar os documentos fiscais da empresa, Como emitir NF-e de produto sem erro e Como cancelar nota fiscal emitida por engano.
Base legal e referências
- Ajuste SINIEF nº 07/2005 (NF-e, DANFE, eventos e guarda do arquivo digital pelo emitente e pelo destinatário);
- Convênio S/Nº de 15 de dezembro de 1970 (normas gerais sobre documentos fiscais);
- Lei nº 5.172/1966, Código Tributário Nacional, artigos 195 (conservação de livros e documentos) e 173 e 174 (decadência e prescrição);
- Lei nº 10.406/2002, Código Civil, artigos 1.179 a 1.195 (escrituração empresarial);
- Lei Complementar nº 87/1996 (ICMS e aproveitamento de créditos);
- Lei nº 10.637/2002 e Lei nº 10.833/2003 (PIS e Cofins não cumulativos e créditos sobre aquisições);
- Lei Complementar nº 116/2003 (ISS e documentos de prestação de serviço);
- Decreto nº 6.022/2007 (SPED e escriturações digitais);
- Lei nº 12.682/2012 e Decreto nº 10.278/2020 (digitalização de documentos);
- Notas técnicas da NF-e publicadas pelo ENCAT, que disciplinam a manifestação do destinatário e a distribuição de documentos fiscais eletrônicos;
- Legislação estadual do ICMS, que define hipóteses de obrigatoriedade da manifestação.
