Quanto custa emitir uma certidão negativa de débitos?

Nada. Todas as certidões negativas são gratuitas nos portais oficiais da Receita Federal, da PGFN, das secretarias estaduais, das prefeituras, da Caixa e da Justiça do Trabalho. Sites que cobram por isso são intermediários.

Quantas certidões negativas existem?

Em regra, cinco compõem a regularidade de uma empresa: federal, estadual, municipal, Certificado de Regularidade do FGTS e certidão negativa de débitos trabalhistas.

Qual a validade da CND federal?

180 dias, contados da emissão. A estadual e a municipal costumam valer de 30 a 90 dias, o certificado do FGTS vale 30 dias e a certidão trabalhista vale 180 dias.

O que é certidão positiva com efeitos de negativa?

É a certidão emitida quando existe débito, mas ele não é exigível naquele momento, por estar parcelado e em dia, garantido ou com exigibilidade suspensa. Ela produz os mesmos efeitos de uma certidão negativa.

Minha empresa não deve nada, por que a certidão sai positiva?

Na maioria das vezes por falta de entrega de declaração acessória, erro em declaração transmitida ou pagamento alocado em código errado. Nesses casos, a regularização é feita sem pagamento de imposto.

Empresa sem movimento precisa de certidão?

Precisa sempre que for exigida, e continua obrigada a entregar as declarações do período sem movimento. A omissão dessas declarações é justamente o que costuma bloquear a emissão.

MEI consegue emitir certidão negativa?

Consegue, desde que o DAS esteja em dia e a declaração anual entregue. Com débito, o parcelamento permite emitir a certidão positiva com efeitos de negativa.

CND vencida pode ser usada?

Não. O documento perde a validade na data indicada e precisa ser emitido novamente, o que é gratuito e imediato quando não há pendência.

Como saber se uma certidão é autêntica?

Pelo código de controle impresso no documento, que pode ser validado na área de verificação do portal que emitiu a certidão.

Preciso de certidão estadual se minha empresa só presta serviço?

Em muitos casos sim, porque o cliente pode exigir o conjunto completo. Se a empresa não tem inscrição estadual, a certidão costuma sair indicando essa condição, o que também serve como comprovação.

Quanto tempo leva para a certidão voltar a ser negativa depois de regularizar?

Depende do órgão e do tipo de pendência. Entrega de declaração costuma refletir em até 48 horas, e pagamentos e parcelamentos podem levar alguns dias úteis para processar.

Certidão negativa de débitos (CND): como emitir grátis

Certidão negativa de débitos: como emitir grátis a CND federal, estadual, municipal, FGTS e trabalhista, prazos de validade e o que fazer se sair positiva.

Por Samuel Dutra Duarte

Publicado em 24 de setembro de 2026

Atualizado em 09 de outubro de 2026

Conteúdo do post

Introdução:

A certidão negativa de débitos é o documento que prova que a sua empresa ou o seu CPF não tem pendência com um determinado órgão. Todas as CNDs são gratuitas e emitidas online, na hora, sem intermediário e sem taxa. O que muitos não sabem é que não existe uma única CND: são cinco certidões diferentes, uma para cada esfera. A federal, emitida pela Receita Federal em conjunto com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, a estadual, emitida pela SEFAZ do seu estado, a municipal, emitida pela prefeitura, o Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, e a certidão negativa de débitos trabalhistas, emitida pela Justiça do Trabalho. Quem pede a sua "CND completa" normalmente quer as cinco. E se alguma sair positiva, existe um caminho intermediário que resolve na maioria dos casos: a certidão positiva com efeitos de negativa, que vale exatamente como uma negativa quando o débito está parcelado, garantido ou com exigibilidade suspensa.

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Para que serve a certidão negativa de débitos

A CND é exigida sempre que alguém precisa confirmar que a sua empresa está em dia antes de assumir um risco com você. Os casos mais comuns:

Comprovação para investidores ou sócios
Participar de licitação e assinar contrato com órgão público;
Receber pagamento de contrato público, porque a regularidade é conferida a cada pagamento;
Contratar empréstimo, financiamento ou antecipação de recebíveis;
Fechar contrato com empresa grande, que exige as certidões no cadastro de fornecedor;
Vender ou transferir imóvel em nome da empresa;
Fazer alteração contratual em determinadas situações;
Encerrar a empresa, que só pode ser baixada com a situação resolvida;
Habilitar-se em programas de incentivo e linhas de crédito subsidiadas;
Comprovar regularidade em processos de transferência de quotas.
Regularização após fiscalização
Abertura de conta bancária empresarial ou mudança de instituição

Ou seja, a CND raramente é lembrada quando está tudo bem. Ela vira urgência exatamente no dia em que o negócio depende dela.

As cinco certidões que compõem a sua regularidade

1. CND federal

Nome oficial: Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. É uma certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN, e desde a unificação também abrange as contribuições previdenciárias, o antigo INSS.

Onde: portal da Receita Federal ou portal Regularize, da PGFN;
Custo: gratuito;
Emissão: imediata, se não houver pendência;
Validade: 180 dias.

2. CND estadual

Emitida pela Secretaria da Fazenda do seu estado. Cobre principalmente o ICMS e as inscrições em dívida ativa estadual.

Onde: site da SEFAZ do estado onde a empresa está registrada;
Custo: gratuito na maioria dos estados;
Validade: varia, em geral de 30 a 90 dias.

Empresa que vende produto em mais de um estado pode precisar de certidão de cada unidade onde tem inscrição.

3. CND municipal

Emitida pela prefeitura. Cobre ISS, taxas municipais e, em alguns casos, IPTU do imóvel vinculado à empresa.

Onde: site da prefeitura da sede;
Custo: gratuito na maioria dos municípios;
Validade: varia, em geral de 30 a 90 dias.

4. CRF do FGTS

Não se chama CND, se chama Certificado de Regularidade do FGTS. Prova que a empresa está em dia com os depósitos dos funcionários.

Onde: portal de consulta de regularidade do FGTS, da Caixa;
Custo: gratuito;
Validade: 30 dias, a menor de todas.

Empresa sem funcionário também precisa, porque o certificado é exigido em licitação e em crédito. A validade curta é a que mais pega as empresas de surpresa.

5. CNDT

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida pela Justiça do Trabalho. Aponta se existem débitos trabalhistas em execução contra a empresa.

Onde: portal do Tribunal Superior do Trabalho;
Custo: gratuito;
Validade: 180 dias.

Ela é emitida a partir do CNPJ raiz, ou seja, alcança todas as filiais.

Como emitir a certidão negativa de débitos passo a passo

Separe o CNPJ da empresa ou o CPF, conforme a certidão;
Comece pela federal, no portal da Receita Federal, informando o número e o tipo de pessoa;
Se a federal sair negativa, salve o PDF e anote o código de controle, usado para verificação;
Emita a estadual no site da SEFAZ do seu estado, usando CNPJ e inscrição estadual quando houver;
Emita a municipal no site da prefeitura, com o CNPJ e a inscrição municipal;
Emita o Certificado de Regularidade do FGTS no portal da Caixa;
Emita a CNDT no portal do Tribunal Superior do Trabalho;
Confira a data de validade de cada uma, porque elas são diferentes;
Junte tudo em uma pasta digital, nomeando cada arquivo com a data de emissão;
Programe a renovação pela certidão de validade mais curta, que costuma ser a do FGTS;
Se alguma sair positiva, consulte o relatório de pendências do órgão antes de tentar de novo;
Depois de regularizar, emita novamente e substitua o arquivo antigo.

Em todos os casos, a emissão é gratuita. Se algum site cobrar taxa para emitir CND, desconfie: sites intermediários cobram por um serviço que os portais oficiais entregam de graça.

Para manter os arquivos organizados e sempre à mão quando um cliente pedir, use o cofre de documentos.

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Negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa

Três resultados possíveis, com consequências bem diferentes:

Certidão negativa. Nenhuma pendência encontrada. É o resultado que todo mundo quer.

Certidão positiva. Existe débito exigível. Na prática, ela bloqueia licitação, crédito e contrato com cliente grande.

Certidão positiva com efeitos de negativa. Existe débito, mas ele não é exigível naquele momento, porque está parcelado e em dia, garantido por depósito ou penhora, ou com exigibilidade suspensa por decisão. Ela produz os mesmos efeitos da negativa, e é aceita nas mesmas situações.

Esse terceiro caminho é a saída mais rápida para quem tem dívida e precisa de certidão amanhã. Parcelar o débito costuma liberar a emissão em poucos dias, sem quitar tudo de uma vez.

Por que a CND sai positiva mesmo sem dívida

Situação mais frustrante do processo: você não deve nada e a certidão não sai. As causas mais comuns:

Declaração não entregue. Falta de DCTF, DEFIS, DASN-Simei, EFD ou de outra obrigação acessória bloqueia a emissão mesmo sem imposto devido;
Declaração entregue com erro, gerando saldo que não existe;
Pagamento não alocado, quando o DARF foi pago com código errado e não bateu com a declaração;
Parcelamento com parcela em aberto, inclusive de valor pequeno;
Divergência cadastral, como endereço desatualizado ou quadro societário incompatível;
Pendência de obra no cadastro nacional de obras, que atinge construtoras e empresas que fizeram reforma;
Empresa baixada ou suspensa por omissão de declarações;
Débito de filial, que aparece na certidão da matriz.

A boa notícia: a maior parte disso se resolve entregando ou retificando uma declaração, sem pagar nada.

O diagnóstico começa pelo relatório de situação fiscal. O passo a passo está em Como consultar pendências federais da empresa em 2026.

O que fazer quando a certidão sai positiva

Abra o relatório de pendências do órgão e identifique exatamente o que está apontado;
Separe o que é falta de declaração do que é débito de verdade;
Entregue ou retifique as declarações pendentes, porque isso costuma resolver sem custo;
Confira se algum pagamento foi feito com código ou período errado e peça a correção;
Para débito real, avalie parcelamento, que já libera a certidão positiva com efeitos de negativa;
Para débito inscrito em dívida ativa, negocie pelo portal da procuradoria correspondente;
Verifique se há débito prescrito ou cobrado em duplicidade antes de aceitar qualquer valor;
Após a regularização, aguarde o processamento e emita a certidão novamente;
Se a pendência persistir sem motivo, abra um atendimento no canal do próprio órgão.

O passo 7 costuma economizar dinheiro. Nem todo valor cobrado é devido, e aceitar um parcelamento sem conferir significa reconhecer a dívida.

Quando o acúmulo é grande, o caminho é o plano de regularização ou a solução de regularizações da Razonet, que trata as esferas federal, estadual e municipal em conjunto.

Prazos de validade: o calendário que ninguém controla

Certidão	Validade aproximada
Federal, conjunta RFB e PGFN	180 dias
Estadual	30 a 90 dias, varia por estado
Municipal	30 a 90 dias, varia por município
CRF do FGTS	30 dias
CNDT trabalhista	180 dias

O erro clássico é emitir as cinco no mesmo dia e achar que estão todas válidas por seis meses. Os prazos variam conforme o documento e o órgão emissor; a do FGTS, por exemplo, tem validade de 30 dias.

A regra prática: calendarize pela certidão mais curta e emita o pacote inteiro sempre junto.

CND para MEI

O MEI também precisa de certidão em várias situações: participar de licitação na modalidade aberta a microempreendedores, fechar contrato com empresa maior, contratar crédito e encerrar o CNPJ.

Pontos de atenção específicos:

O DAS em atraso gera pendência e impede a certidão negativa;
A DASN-Simei não entregue bloqueia a emissão mesmo com o DAS pago;
O parcelamento do DAS libera a certidão positiva com efeitos de negativa;
A baixa do MEI com débito é possível, mas a dívida é transferida para o CPF do titular.

Quem está nessa situação encontra o caminho completo em MEI com dívida em 2026: como regularizar o DAS passo a passo e entende a guia em DAE MEI em 2026: o que é, como calcular, emitir e pagar.

Para manter tudo em dia sem depender de memória, existe o plano de contabilidade para MEI.

CND de pessoa física

Além das certidões da empresa, o CPF tem as suas:

Certidão federal do CPF, emitida pela Receita Federal e pela PGFN, usada em compra e venda de imóvel e em processos judiciais;
Certidão estadual e municipal do CPF, exigidas em transações imobiliárias;
Certidões judiciais, como as de distribuição cível e criminal.

Sócio com CPF irregular pode travar operações da empresa em algumas situações, principalmente em crédito com garantia pessoal e em cadastro de fornecedor de grandes companhias.

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Como verificar se uma CND é verdadeira

Isso vale tanto para você conferir a certidão de um fornecedor quanto para o seu cliente conferir a sua.

Toda certidão traz um código de controle ou de autenticidade;
Os portais oficiais têm uma área de validação onde esse código é consultado;
A verificação mostra data de emissão, validade e situação;
PDF alterado ou impresso sem código não tem valor;
Certidão falsificada configura crime, além de anular contratos firmados com base nela.

Antes de fechar contrato relevante com um novo fornecedor, vale validar as certidões dele. É uma checagem de dois minutos que evita problema de responsabilidade solidária mais tarde.

Erros comuns com certidão negativa de débitos

Emitir só a federal e achar que está tudo resolvido;
Deixar para emitir no dia do prazo do edital ou da assinatura do contrato;
Ignorar a validade curta do certificado do FGTS;
Pagar taxa para site intermediário emitir o que é gratuito;
Não entregar declaração acessória por não ter movimento e descobrir o bloqueio depois;
Aceitar parcelamento sem conferir se o débito é devido;
Esquecer da certidão estadual quando a empresa tem inscrição em mais de um estado;
Não guardar o arquivo emitido e ter que refazer tudo na semana seguinte;
Confundir certidão positiva com efeitos de negativa com certidão positiva simples;
Deixar a regularidade só para o fim do ano, quando a empresa precisa dela o ano inteiro.

Casos práticos

Empresa que perdeu uma licitação por 30 dias

Tinha todas as certidões emitidas, mas a do FGTS estava com 45 dias. O pregoeiro inabilitou por documento vencido. O contrato ia representar quatro meses de faturamento.

Prestadora de serviço barrada no cadastro de fornecedor

O cliente grande exigia as cinco certidões. A municipal saiu positiva por uma taxa de fiscalização de R$ 180 esquecida havia dois anos. O cadastro ficou parado três semanas.

Empresa sem dívida e sem certidão

Não devia nada, mas tinha duas declarações acessórias não entregues por falta de movimento. A emissão destravou no mesmo dia em que as declarações foram transmitidas, sem pagamento de imposto.

MEI que precisava de crédito

Tinha seis meses de DAS em atraso e precisava de capital de giro. Parcelou o débito e, com as parcelas em dia, emitiu a certidão positiva com efeitos de negativa, aceita pelo banco.

Conclusão: regularidade é ativo comercial

A certidão negativa de débitos não é burocracia, é condição para vender. Ela decide se você entra numa licitação, se o banco libera o crédito, se o cliente grande aprova o seu cadastro e se você consegue encerrar a empresa sem herdar dívida no CPF. Emitir é grátis e leva minutos. O trabalho de verdade é manter as declarações em dia para que a certidão saia negativa quando você precisar dela, que é sempre com pouco prazo.

A Razonet acompanha as obrigações da sua empresa nas três esferas, avisa antes de a pendência aparecer e cuida da regularização quando ela já existe.

Para continuar, veja Como consultar pendências federais da empresa em 2026, MEI com dívida em 2026: como regularizar o DAS passo a passo e Contratos empresariais em 2026: quais sua empresa precisa ter.

Se o seu contador atual só avisa quando o problema já está grande, veja como funciona trocar de contador.

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Base legal citada

Lei nº 5.172/1966, Código Tributário Nacional, artigos 205 e 206 (certidão negativa e certidão positiva com efeitos de negativa) e artigo 151 (hipóteses de suspensão da exigibilidade do crédito tributário);
Lei nº 8.212/1991, artigo 47 (exigência de prova de regularidade previdenciária);
Portaria Conjunta RFB e PGFN nº 1.751/2014 (certidão conjunta de débitos federais e prazo de validade);
Lei nº 8.036/1990 (FGTS e exigência do Certificado de Regularidade);
Decreto-Lei nº 5.452/1943, CLT, artigo 642-A, incluído pela Lei nº 12.440/2011 (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas);
Lei nº 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos, exigência de regularidade fiscal, social e trabalhista);
Lei Complementar nº 123/2006 e Resolução CGSN nº 140/2018 (Simples Nacional, MEI e obrigações acessórias);
Lei nº 6.830/1980 (execução fiscal e inscrição em dívida ativa);
Legislação estadual e municipal aplicável a cada certidão, que define prazos e procedimentos próprios.

FAQ sobre certidão negativa de débitos

Samuel Dutra Duarte

graduando em Ciências Contábeis pela UNOESC e atua na área de Regularizações da Razonet, ajudando empresas do Simples Nacional e MEIs a resolverem pendências fiscais e manterem sua situação regular.