Folha de pagamento em 2026: como calcular e o que inclui

INTRODUÇÃO:

A folha de pagamento é o documento contábil-fiscal mensal que registra a remuneração de cada empregado, os descontos obrigatórios e facultativos (INSS, IRRF, vale-transporte, plano de saúde), os encargos patronais ( FGTS de 8%, RAT e INSS de 20% para empresas do Anexo IV) e as provisões contábeis de férias, 13º salário e verbas rescisórias. O cálculo é regulado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT, Decreto-Lei nº 5.452/1943) e pelas Leis nº 8.212/1991 (INSS), 8.036/1990 (FGTS) e 14.663/2023 e 15.270/2025  (tabela do IRRF). Cada folha gera obrigações acessórias mensais: transmissão de eventos no eSocial, DCTFWeb, holerites em PDF ao empregado e recolhimento de tributos até o dia 20 do mês seguinte. O custo total do empregado para a empresa é, em média, 60% a 100% maior que o salário bruto contratado, variando conforme o regime tributário e o pacote de benefícios oferecido. 

O que é a folha de pagamento

A folha de pagamento é o registro mensal de todas as verbas devidas aos empregados e das obrigações do empregador em relação a cada colaborador. A folha de pagamento é uma obrigação trabalhista e previdenciária das empresas que possuem empregados, sendo utilizada para registrar remunerações, descontos e encargos. O pagamento ao empregado deve ser acompanhado de recibo ou comprovante de pagamento, conforme art. 464 da CLT. Não é apenas "lista de salários": inclui componentes trabalhistas, previdenciários, tributários e contábeis, cada um com norma específica.

Do lado do empregado, gera o holerite mensal, com discriminação de proventos, descontos e valor líquido. Do lado do empregador, gera obrigações fiscais (recolhimento de INSS, FGTS, IRRF), acessórias (transmissão de eventos no eSocial e DCTFWeb) e contábeis (lançamentos que refletem no DRE e no fluxo de caixa).

Os três blocos da folha de pagamento

Toda folha combina três grupos distintos:

• Proventos (créditos): valores devidos ao empregado, como salário base, adicionais, horas extras, gratificações e benefícios;
• Descontos: valores retidos do empregado, como INSS, IRRF, vale-transporte, plano de saúde, pensão alimentícia e empréstimos consignados; 
• Encargos patronais: valores pagos pela empresa que não integram o salário do empregado, mas são obrigação legal ( FGTS 8%,  RAT E INSS de 20% para empresas do Anexo IV).

A diferença entre proventos e descontos é o salário líquido, depositado na conta do empregado. Os encargos patronais são desembolso adicional para a empresa. Detalhes em calculadora de salário líquido.

Proventos: o que compõe o salário do empregado

• Salário base: valor mensal contratado, registrado em CTPS. Nunca inferior ao salário mínimo (R$ 1.621 em 2026) ou ao piso da categoria em convenção coletiva;
• Horas extras: com adicional mínimo de 50% (art. 7º, XVI, CF/88);
• Adicional noturno: mínimo de 20% sobre a hora normal em trabalho entre 22h e 5h (art. 73 da CLT);
• Adicional de insalubridade:  10%, 20% ou 40%, conforme grau de exposição.
  A base de cálculo do adicional de insalubridade segue a legislação vigente e entendimentos aplicáveis, mas pode ser o salário base do empregado quando previsto em convenção ou acordo coletivo mais favorável; 
• Adicional de periculosidade: 30% sobre o salário base para atividades de risco;
• Comissões e gratificações: incidem sobre vendas, produtividade ou metas;
• 13º salário proporcional: provisão mensal (1/12);
• Férias proporcionais: provisão mensal (1/12 + 1/3);
• DSR (Descanso Semanal Remunerado): remuneração dos dias de descanso;
• Benefícios: vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde (parte patronal), auxílio-creche.

Descontos: o que é retido do empregado

• INSS (7,5% a 14%): alíquotas progressivas conforme a tabela da INSS, teto R$ 8.475,55,  em 2026;
• IRRF (0% a 27,5%):  conforme tabela do IRRF (Lei nº 14.663/2023) e o redutor de imposto criado pela Lei nº 15.270/2025, com isenção efetiva até R$ 5.000,00 mensais e desconto parcial decrescente até R$ 7.350,00. Detalhes em IRRF;
• Vale-transporte (até 6%): Lei nº 7.418/1985, opcional pelo empregado;
• Plano de saúde (parte do empregado, quando houver);
• Vale-refeição (parcela trabalhista, se houver);
• Contribuição sindical (facultativa após a Reforma Trabalhista);
• Pensão alimentícia (por decisão judicial);
• Empréstimo consignado (autorizado pelo empregado, dentro dos limites legais);
• Faltas e atrasos não justificados: descontados proporcionalmente.

Encargos patronais: o custo além do salário

Os encargos sociais são pagos pela empresa e não descontados do empregado. São o principal fator que torna o custo total do empregado muito maior que o salário bruto contratado:

• INSS Patronal (CPP - Contribuição Previdenciária Patronal): 20% sobre a remuneração paga, conforme art. 22 da Lei nº 8.212/1991. No Simples Nacional, está incluído no DAS para os Anexos I, II, III e V; no Anexo IV, é recolhido separadamente, via DARF gerado pela DCTFWeb; 
• FGTS: 8% sobre a remuneração, depositado em conta vinculada na Caixa Econômica Federal (Lei nº 8.036/1990);
• RAT (Risco Ambiental do Trabalho): 1%, 2% ou 3% conforme grau de risco da atividade para empresas do Anexo IV;
• Contribuições de terceiros (incluindo Sistema S): podem envolver SESI, SENAI, SEBRAE, INCRA, salário-educação e outras entidades.

Empresas optantes pelo Simples Nacional, em regra, não recolhem essas contribuições de terceiros separadamente, pois elas seguem tratamento específico dentro do regime; 

• Provisões de férias e 13º: encargo contábil mensal para custear os pagamentos futuros — 1/12 do salário para o 13º salário, e 1/12 do salário acrescido de 1/3 constitucional para as férias; 

Para empresas que se enquadram na desoneração da folha de pagamento, parte da CPP pode ser substituída por contribuição sobre a receita bruta.

Como calcular a folha passo a passo

1. Identifique o salário bruto: é o valor mensal combinado em contrato e registrado na CTPS, somado a outros valores recebidos no mês, como horas extras, adicionais e comissões, quando houver.
2. Calcule o INSS: o INSS não é um desconto único sobre todo o salário. Ele é calculado em partes, cada uma recebendo um percentual diferente.
   * Primeiro, identifique em qual faixa da tabela vigente o salário se enquadra.
   * Em cada faixa, calcule a diferença entre o limite superior e o limite inferior, e aplique o percentual correspondente sobre esse valor.
   * Ou seja: aplica-se 7,5% sobre a parte do salário que se encaixa na primeira faixa; sobre a parte que ultrapassa essa faixa, aplica-se 9%; e assim por diante, sempre incidindo o percentual apenas sobre o valor que excede o limite da faixa anterior, até chegar ao valor total do salário.
   * Some o valor obtido em cada faixa — essa soma é o valor total do INSS.
3. Calcule a base do IRRF: escolha entre duas formas de dedução, sempre a mais vantajosa para o empregado (a que resultará na menor base de cálculo).
   Deduções legais: subtraia dos rendimentos tributáveis o INSS, a dedução por dependentes e outras deduções permitidas, como pensão alimentícia, quando houver.
   Desconto simplificado: subtraia diretamente dos rendimentos tributáveis o valor de R$ 607,20. Esse valor substitui todas as deduções legais de uma vez, inclusive o INSS — as duas formas não se somam.
   O resultado da forma escolhida é a base de cálculo do IRRF.
4. Aplique a tabela do IRRF: multiplique a base de cálculo pela alíquota correspondente na tabela vigente e subtraia a parcela a deduzir. O resultado é o valor do Imposto de Renda devido.
5. Aplique a nova regra de dedução (redutor): válida apenas para quem ganha até R$ 7.350,00 por mês — acima disso, pule esta etapa, pois não há redução a aplicar.
   Multiplique os rendimentos tributáveis por 0,133145 e subtraia o resultado de R$ 978,62 — esse valor é a parcela de redução.
   Diminua essa parcela do Imposto de Renda devido apurado no passo anterior.
   O resultado é o valor de IRRF que efetivamente será descontado do salário.
6. Subtraia descontos obrigatórios e facultativos: pensão alimentícia, vale-transporte, plano de saúde, vale-refeição (quando há desconto em folha) e empréstimos consignados.
   O resultado final é o salário líquido 
7. Calcule os encargos patronais:
   Anexos I, II, III e V: some apenas o FGTS (8%). O CPP já está no DAS.
   Anexo IV: some o FGTS (8%) + CPP (20%) + RAT (1% a 3%), recolhidos à parte via DARF/DCTFWeb. 
8. Registre as provisões contábeis de férias e 13º;
9. Gere o holerite em PDF e disponibilize ao empregado;
10. Recolha os tributos via:
    DCTFWeb (INSS e IRRF) até o dia 20 do mês seguinte;
    FGTS: recolhimento até o dia 20 do mês seguinte, por meio da Guia do FGTS Digital (GFD). 

Exemplo prático: empregado com salário de R$ 3.000

Considere empregado com salário base de R$ 3.000, sem dependentes:

• Salário base: R$ 3.000,00;
• INSS (7,5% + 9% + 12%):R$ 248,60 
• VT (6% opcional): R$ 180,00;
• Salário líquido: R$ 3.000 - R$ 248,60 - R$ 180 = R$ 2.571,40;
• FGTS (encargo empresa): R$ 240,00;
• Provisão férias (1/12 + 1/3): R$ 333,33;
• Provisão 13º (1/12): R$ 250,00.
• Empresas do anexo IV:
  CPP (Anexo IV, recolhida via DARF): R$ 600,00;

RAT (2% médio): R$ 60,00;

Custo total mensal para a empresa:

• Anexos I, II, III e V: aproximadamente R$ 3.823,33 (≈ 27% a mais que o salário base de R$ 3.000);
• Anexo IV: aproximadamente R$ 4.483,33 (≈ 49% a mais que o salário base de R$ 3.000).

Obrigações mensais decorrentes da folha

Cada folha gera obrigações acessórias mensais:

• eSocial: evento S-1200 (remuneração), evento S-1210 (pagamento) transmitidos até o dia 15 do mês seguinte e evento S-1299 (fechamento dos eventos periódicos)
• DCTFWeb: apuração e geração da guia de INSS e IRRF, vencimento no dia 20 do mês seguinte; 
• FGTS: recolhimento até o dia 20 do mês seguinte, por meio da Guia do FGTS Digital (GFD).
• Holerite: entrega ao empregado até o quinto dia útil do mês, considerando sábado como dia útil.
• Registro contábil das provisões e das despesas de folha;

Reforma Tributária e folha em 2026

A Reforma Tributária do consumo (EC nº 132/2023 e LC nº 214/2025) não altera diretamente a folha de pagamento, focada em CBS e IBS (tributos sobre consumo, não sobre folha). Empresas do Simples Nacional continuam recolhendo CPP dentro do DAS na maioria dos anexos, e do Anexo IV por fora. Contudo, mudanças no regime tributário para a empresa podem impactar indiretamente a carga da folha, especialmente na desoneração, em revisão pelo governo.

Conclusão: folha correta protege empresa e empregado

Processar a folha de pagamento é operação técnica sensível: erros geram multas, ações trabalhistas e descontos indevidos. Compreender proventos, descontos, encargos patronais e provisões contábeis é essencial para o empresário planejar contratações e para o empregado conferir sua remuneração. Em um cenário de tabelas atualizadas (INSS, IRRF), Reforma Trabalhista e eSocial em pleno funcionamento, o cuidado técnico faz a diferença. Para aprofundar cada componente, veja as variáveis da folha de pagamento no blog da Razonet.

Empresas que contam com uma contabilidade digital especializada eliminam o risco de erro na folha, mantêm o Departamento Pessoal em conformidade com CLT e eSocial e liberam o gestor para focar no crescimento do negócio.

Base legal citada

• Decreto-Lei nº 5.452/1943 (CLT), arts. 73, 75-A a 75-F, 459 e 464;
• Lei nº 8.212/1991, arts. 20, 22 e 28 (Plano de Custeio da Previdência Social);
• Lei nº 8.036/1990 (FGTS);
• Lei nº 7.418/1985 (vale-transporte);
• Lei nº 6.321/1976 (PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador);
• Lei nº 4.090/1962 (13º salário);
• Lei nº 9.250/1995 (IRPF);
• Lei nº 14.663/2023 e Lei nº 15.270/2025 (tabela do IRRF, com isenção ampliada a partir de 2026);
• Lei nº 13.467/2017 (Reforma Trabalhista);
• Emenda Constitucional nº 132/2023 e Lei Complementar nº 214/2025 (Reforma Tributária do consumo).