Como emitir nota fiscal em 2026: passo a passo por tipo

Introdução:

Emitir nota fiscal em 2026 no Brasil segue passo a passo padronizado, mas varia por tipo de operação. Os principais tipos são: NF-e (modelo 55) para venda de mercadorias entre PJs, NFC-e (modelo 65) para venda no varejo ao consumidor final, NFS-e Nacional (padrão único para MEI e municípios adesos, Resolução CGSN nº 169/2022) e NFS-e Municipal para prestadores em prefeituras que ainda não migraram, e CT-e (modelo 57) para transporte de cargas. Antes de emitir, é preciso: 

(1) ter Inscrição Estadual (IE) ativa para ICMS (NF-e e NFC-e),  (2) ter Inscrição Municipal (IM) para ISS (NFS-e),  (3) obter Certificado Digital ICP-Brasil (e-CNPJ A1 ou A3) para assinar o XML,  (4) configurar um emissor (Razonet, Sefaz, ERP ou software),  (5) cadastrar CNAE e produtos. O processo básico é: preencher dados do destinatário, informar produtos/serviços, calcular tributos, assinar com certificado, transmitir para Sefaz/Prefeitura, receber autorização em segundos, gerar XML e PDF (DANFE), e enviar ao cliente.  Guardar XML por 5 anos é obrigação legal.

Preparação antes de emitir a primeira nota

Cadastros necessários

• CNPJ ativo na Receita Federal;
• Inscrição Estadual (IE) ativa (ICMS - para NF-e/NFC-e e CT-e);
• Inscrição Municipal (IM) ativa (ISS - para NFS-e);
• CNAE compatível com a atividade que vai exercer;
• Enquadramento no regime tributário ( MEI, Simples Nacional, Presumido e Real);
• Alvará municipal quando exigido pela atividade.

Certificado Digital

Obrigatório para NF-e, NFS-e Nacional, NFC-e e CT-e. O e-CNPJ A1 ou A3 assina o XML digitalmente. Para NFS-e municipal, varia por prefeitura.

Emissor de notas

Sistemas gratuitos ou pagos que preparam, assinam e transmitem o XML:

• Emissor gratuito da Sefaz (por estado): básico, sem integração;
• Portal Nacional NFS-e (gov.br/nfse): obrigatório para MEI e municípios adesos do Simples Nacional;
• ERPs pagos (Bling, Tiny, Omie, TOTVS): para volume médio-alto;
• Emissor da Razonet integrado à contabilidade digital;
• Emissores em nuvem (PlugNotas, TecnoSpeed): para desenvolvedores.

Como emitir NF-e (modelo 55) passo a passo

Para venda de mercadoria entre pessoas jurídicas:

1. Configure o emissor: importe o certificado A1;
2. Cadastre o cliente: CNPJ, razão social, IE, endereço, e-mail;
3. Cadastre os produtos: código, descrição, NCM, Origem, CFOP, alíquotas ICMS/IPI/PIS/COFINS, unidade;
4. Nova NF-e: selecione natureza da operação (venda, remessa, devolução);
5. Informe os itens: produto, quantidade, valor unitário, total;
6. Confirme os cálculos de ICMS, IPI, PIS, COFINS;
7. Transmita para Sefaz para autorização (leva segundos);
8. Se aprovada, XML autorizado e chave de acesso gerada;
9. Se rejeitada, corrija erro apontado (código e descrição);
10. Gere o DANFE em PDF para acompanhar a mercadoria;
11. Envie XML e DANFE ao cliente por e-mail;
12. Guarde no cofre digital por 5 anos.

Detalhes com telas em nota fiscal eletrônica - como emitir e armazenar e em para que serve a NF-e.

Como emitir NFC-e (modelo 65) passo a passo

Para venda no varejo ao consumidor final:

13. Configure PDV (ponto de venda) com emissor NFC-e integrado;
14. Configure impressora térmica para o cupom;
15. Cadastre produtos com código de barras e dados cadastrais do item;
16. Ao vender, use o leitor ou digite código do produto;
17. Confirme total e forma de pagamento (dinheiro, cartão, PIX);
18. Emissor gera XML automaticamente e assina com A1;
19. Transmite para Sefaz (em segundos, geralmente online);
20. Imprime cupom fiscal com chave de acesso e QR Code;
21. Cliente pode conferir pela chave ou QR Code no portal da Sefaz;
22. XML fica armazenado para consulta.

Como emitir NFS-e Nacional passo a passo

Para prestação de serviços no padrão nacional (obrigatório para MEI desde 1/9/2023 e Simples Nacional para adesos):

23. Acesse gov.br/nfse ou o app NFS-e Mobile;
24. Faça login via gov ouro/prata, login e senha ou Certificado A1;
25. Selecione emissão de NFS-e;
26. Preencha dados do tomador (CNPJ ou CPF, nome, endereço);
27. Escolha código de tributação nacional (CTN) correspondente ao serviço;
28. Preencha o código NBS de acordo com sua prestação de serviço;
29. Digite valor e descrição detalhada do serviço;
30. Marque ISS retido ou não;
31. Revise e emita;
32. Baixe PDF (DANFSE) e XML;
33. Envie ao cliente por e-mail ou WhatsApp.

Detalhes específicos em como emitir NF MEI e no comparativo nota fiscal MEI: NFS-e ou NF-e.

Como emitir NFS-e Municipal passo a passo

Para prestação de serviço em município não adeso ao padrão nacional:

34. Acesse o portal da Prefeitura (varia por município);
35. Faça login com senha ou certificado digital;
36. Cadastre-se como prestador se primeira vez;
37. Nova NFS-e;
38. Preencha dados do tomador;
39. Selecione código de serviço municipal (lista específica do município);
40. Preencha o código NBS de acordo com sua prestação de serviço;
41. Digite valor e descrição;
42. Confirme ISS (municipal, retido ou não);
43. Emita e baixe PDF + XML.

Como emitir CT-e passo a passo

Para transporte de cargas:

44. Configure emissor CT-e com certificado digital A1;
45. Cadastre remetente, destinatário e o transportador;
46. Nova CT-e: informe origem, destino, tipo de carga, peso, valor total;
47. Escolha modelo (Normal, Complementar, Substituição);
48. Preencha veículo, motorista, MDF-e (Manifesto Eletrônico) se for o caso;
49. Confira os tributos;
50. Assine e transmita;
51. Autorização Sefaz gera chave;
52. DACTE (PDF) acompanha a carga;
53. XML guardado no cofre digital.

Como cancelar uma nota emitida

Se houver erro após emissão:

• NF-e / NFC-e: prazo de 24 horas (podendo variar) via evento de cancelamento na Sefaz;
• NFS-e Nacional: prazo definido pela prefeitura, podendo variar de 5 a 30 dias a partir da emissão;
• NFS-e Municipal: varia (de 24 horas a 30 dias);
• Após o prazo: solicitar cancelamento extemporâneo;
• CT-e: prazo similar de 168 horas ou 7 dias com Aviso Prévio.

Códigos importantes na emissão

Para NF-e / NFC-e

• CFOP: Código Fiscal de Operações e Prestações (venda, remessa, devolução);
• NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul (classificação do produto);
• CST/CSOSN: Código de Situação Tributária;
• CEST: Código Especificador da Substituição Tributária, quando aplicável.

Para NFS-e

• Código de Tributação Nacional (CTN): tabela padrão para NFS-e Nacional (LC 116/2003);
• Código de Serviço Municipal: lista específica de cada prefeitura;
• NBS: Nomenclatura Brasileira de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio;
• Alíquota ISS: entre 2% e 5%, conforme apuração do Simples Nacional.

Erros comuns e como evitar

• IE inativa (fecha emissão de NF-e). Confira a situação da Inscrição Estadual da empresa;
• Certificado vencido (não emite). Configure alerta 30 dias antes;
• NCM errado (gera diferença de imposto). Consulte tabela oficial;
• CFOP incompatível com operação (rejeição na Sefaz);
• CST/CSOSN inconsistente com regime tributário;
• Descrição vaga do serviço (autuação por descumprimento);

O que muda com a Reforma Tributária

A Reforma Tributária (EC nº 132/2023 e LC nº 214/2025) traz alterações relevantes para emissão a partir de 2027:

• CBS e IBS substituirão PIS/COFINS e ICMS/ISS gradualmente;
• Novos campos no XML para destaque de crédito ao tomador;
• Split payment: tributo separado no ato do pagamento;
• Cashback para determinados perfis de consumidor;
• NFS-e Nacional ganha ainda mais protagonismo.

Empresas devem adequar os emissores ainda em 2026 para não ficarem para trás.

Contingência: quando a Sefaz cai

A Sefaz pode ficar indisponível por instabilidade. Nesses casos, o emissor deve entrar em modo contingência:

• Sempre regularizar nas 24-168 horas após retorno da Sefaz.

Casos práticos

MEI prestando serviço para PJ

MEI abre portal gov.br/nfse, emite NFS-e Nacional, código CTN 17.02 (digitação), valor R$ 3.000, envia PDF por e-mail. Em minutos, está resolvido.

Comércio vendendo produto para outra PJ

Comércio no Simples Nacional configura emissor da Razonet com A1, cadastra o cliente, o produto (NCM, Descrição e Unidade) inclui o CFOP e emite NF-e em minutos, DANFE acompanha a mercadoria.

Loja física do varejo vendendo ao consumidor

PDV com NFC-e: leitor de código de barras, valor total, cliente escolhe pagamento, cupom impresso com QR Code em segundos.

Conclusão: emitir NF é rotina fiscal essencial

Dominar como emitir nota fiscal em 2026 é habilidade indispensável para qualquer empresa formal. Cada tipo (NF-e, NFC-e, NFS-e Nacional, NFS-e Municipal, CT-e) tem passo a passo próprio, mas todos exigem preparação prévia (IE/IM, certificado, emissor, códigos). Ferramentas modernas como o emissor Razonet integram em uma única plataforma, com validação de IA Alan, integração à contabilidade digital e cofre digital para retenção legal de XMLs por 5 anos. Para aprofundar, veja nota fiscal em 2026, nota fiscal MEI, nota fiscal aprenda como emitir e para que serve a NF-e.

Base legal citada

• Lei Complementar nº 116/2003 (ISS e lista de serviços);
• Lei Complementar nº 123/2006 (Simples Nacional e MEI);
• Ajuste SINIEF nº 07/2005 (NF-e modelo 55);
• Ajuste SINIEF nº 19/2016 (NFC-e modelo 65);
• Ajuste SINIEF nº 09/2007 (CT-e);
• Resolução CGSN nº 169/2022 (NFS-e Nacional para MEI);
• Resolução CGSN nº 140/2018 (Simples Nacional);
• Medida Provisória nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil);
• Lei nº 5.172/1966 (CTN), art. 174 (guarda por 5 anos);
• Emenda Constitucional nº 132/2023 e Lei Complementar nº 214/2025 (Reforma Tributária).