Nota Fiscal 2026: tipos, quando emitir e como fazer corretamente

Nota Fiscal 2026: tipos, quando emitir e como fazer corretamente

Em 2026, existem quatro tipos principais de nota fiscal eletrônica no Brasil: NF-e (modelo 55) para venda de mercadorias (Ajuste SINIEF 07/2005), NFS-e Nacional para prestação de serviços (Convênio NFS-e e Resolução CGSIM nº 169/2022), NFC-e (modelo 65) para venda ao consumidor final no varejo (Ajuste SINIEF 19/2016) e CT-e para transporte de cargas (Convênio SINIEF 09/2007). A emissão é obrigatória em toda venda para pessoa jurídica (com CNPJ), em contratos com o poder público, em operações de exportação e em vendas presenciais no varejo. Para consumidor final pessoa física sem CNPJ, é facultativa em muitos casos (mas fortemente recomendada). A partir de 2026, o leiaute das notas passa a comportar os campos de CBS e IBS, com alíquotas-teste (CBS 0,9% e IBS 0,1%), embora o preenchimento ainda não seja obrigatório neste primeiro momento (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025) conforme o art. 125 do ADCT.

Os quatro tipos de nota fiscal em 2026

NF-e (modelo 55)

A NF-e é a nota fiscal eletrônica para operações com mercadorias entre estabelecimentos empresariais. Cobre vendas B2B, transferências entre filiais, remessas para industrialização, devoluções e exportações. Regulada pelo Ajuste SINIEF nº 07/2005. Exige certificado digital ICP-Brasil e Inscrição Estadual ativa. Emitida na Sefaz do estado de origem, com autorização em tempo real e QR Code no DANFE que acompanha a mercadoria.

NFS-e Nacional

A NFS-e é a nota fiscal eletrônica para prestação de serviços, regulada pela LC nº 116/2003 (ISS). Desde 1º de setembro de 2023, vigora o Sistema Nacional NFS-e, instituído pelo Convênio NFS-e (2022) e, para o MEI, disciplinado pela Resolução CGSIM nº 169/2022, que padroniza o leiaute em todos os municípios do país. Substitui os antigos sistemas municipais fragmentados.

NFC-e (modelo 65)

A NFC-e substituiu o antigo cupom fiscal e a impressora ECF. Destina-se a vendas ao consumidor final pessoa física no varejo (B2C). Foi instituída pelo Ajuste SINIEF nº 19/2016. Emitida com certificado digital, contém QR Code para o consumidor validar imediatamente. Substituiu o Cupom Fiscal ECF gradualmente em todos os estados.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é o documento fiscal eletrônico para prestação de serviços de transporte (cargas, valores, pessoas). Regulado pelo Convênio SINIEF nº 09/2007. Substitui documentos antigos como Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC) e Nota Fiscal de Prestação de Serviços de Transporte.

Quando é obrigatório emitir nota fiscal

A emissão é obrigatória nas seguintes hipóteses:

• Venda para outra empresa (CNPJ): sempre obrigatória, independentemente do valor. O adquirente precisa da nota para escriturar a despesa e apurar créditos de PIS/Cofins e ICMS;
• Contratação por órgão público: obrigatório em qualquer valor, com retenção de tributos na fonte;
• Exportação de mercadorias ou serviços: exige NF-e ou NFS-e com CFOP 7.xxx para viabilizar o câmbio;
• Varejo presencial (B2C): NFC-e ou nota equivalente é obrigatória em muitos estados, mesmo em vendas de pequeno valor;
• Prestação de serviço para pessoa física: alguns municípios exigem NFS-e independentemente do valor;
• MEI: obrigatório em vendas para CNPJ (art. 26 da LC 123/2006); facultativo em vendas para pessoa física, salvo obrigação estadual/municipal específica;
• Transporte de mercadoria: CT-e obrigatório para transporte intermunicipal ou interestadual;
• Devolução, remessa e transferência: exige NF-e com CFOP específico.

Quando a emissão é facultativa

• MEI vendendo a pessoa física que não solicita a nota (art. 106 da Resolução CGSN 140/2018);
• Doações e brindes sem valor comercial, em geral;
• Devoluções em valores mínimos, conforme regramento estadual;
• Operações internas isentas, conforme lei estadual ou municipal específica.

Recomendação: mesmo quando facultativa, a emissão da nota é altamente recomendada. Traz respaldo em caso de fiscalização, documenta a operação para eventual disputa comercial e integra-se ao CNAE e às apurações contábeis. Para o MEI, veja a orientação em nota fiscal MEI: NFS-e ou NF-e.

Como emitir NFS-e passo a passo

1. Acesse o Sistema Nacional NFS-e (gov.br/nfse) ou o portal do seu município;
2. Autentique-se com conta gov.br nível prata/ouro, código de acesso do Simples Nacional ou certificado digital;
3. Informe dados do tomador de serviço: nome, CPF/CNPJ, endereço;
4. Detalhe o serviço prestado: código de serviço, descrição, valor;
5. Configure retenções (ISS retido, IRRF, INSS, PIS/Cofins) conforme perfil do tomador;
6. Confirme e transmita: a NFS-e é autorizada em segundos;
7. Envie ao cliente por e-mail, WhatsApp ou link.

Para MEI, o passo a passo completo de emissão de NF detalha o procedimento com particularidades da modalidade simplificada.

Como emitir NF-e passo a passo

8. Tenha a Inscrição Estadual ativa;
9. Instale o certificado digital ICP-Brasil no computador ou no app emissor;
10. Configure o emissor com dados da empresa, CFOP padrão, NCM dos produtos;
11. Preencha os dados do destinatário, produtos, quantidade, valor unitário;
12. Verifique CFOP e ICMS (destino, alíquota, substituição tributária, se aplicável);
13. Transmita à Sefaz para autorização;
14. Imprima o DANFE para acompanhar a mercadoria;
15. Envie o XML ao destinatário para escrituração fiscal.

Como emitir NFC-e no varejo

16. Tenha Inscrição Estadual e certificado digital ativos;
17. Configure o PDV ou app emissor com produtos e alíquotas;
18. Escaneie ou digite os produtos vendidos;
19. Informe o CPF do consumidor (se solicitado) para participação em programa da nota fiscal do estado;
20. Selecione a forma de pagamento;
21. Transmita à Sefaz: autorização em segundos;
22. Imprima ou envie o comprovante ao consumidor, com QR Code.

Erros comuns e suas consequências

• Não emitir para CNPJ: autuação por descumprimento de obrigação principal e acessória, com multa a partir de 75% (art. 44 da Lei nº 9.430/1996);
• CFOP errado: cruzamento automático com a nota do destinatário revela divergência, gerando fiscalização;
• NCM incorreto: impacta cálculo de ICMS-ST, IPI e alíquotas específicas;
• Descrição vaga do serviço na NFS-e: pode gerar retenção indevida de ISS ou questionamento sobre o município competente;
• Emissão após a operação (fora do prazo): configura infração à obrigação acessória e, havendo intenção de omitir receita, pode caracterizar sonegação fiscal;
• Nota fiscal fraca ou fantasma: crime contra a ordem tributária (Lei nº 8.137/1990, art. 1º), com pena de reclusão.

O que muda em 2026 com a Reforma Tributária

A Reforma Tributária começa a impactar a nota fiscal ainda em 2026:

• Destaque de CBS e IBS em teste: alíquotas-teste de 0,1% (CBS) e 0,9% (IBS) começam a aparecer no leiaute (art. 125 do ADCT);
• Novo layout técnico: ERPs e emissores devem atualizar-se para o novo padrão sob pena de nota inválida a partir de 2027;
• Ampliação da NFS-e Nacional: todos os municípios devem adotar até 2027;
• Transição PIS/Cofins → CBS: gradual entre 2029 e 2032, com substituição plena em 2033;
• Split payment: mecanismo pelo qual o adquirente separa o valor do tributo no pagamento, entregando diretamente ao fisco. Impacta o fluxo de caixa e exige adaptação contábil.

Empresas devem verificar se o emissor de notas está atualizado para os novos requisitos, sob risco de operações travadas em 2027. Para uma visão completa dos novos impostos da Reforma Tributária, consulte o guia detalhado.

Conclusão: emissão certa evita problema caro

A emissão de nota fiscal em 2026 é operação sensível: exige atenção ao tipo correto (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e), ao momento certo (antes ou junto à operação), aos dados exatos (CFOP, NCM, valor, tomador) e aos requisitos da Reforma Tributária (destaque de CBS/IBS a partir de 2026). Erros geram autuações, multas e, em casos graves, sanções penais. Acertar a emissão é infraestrutura básica de operação. Para aprofundar, veja o guia completo em nota fiscal em 2026 tipos e como emitir.

Empresas que contam com uma contabilidade digital especializada eliminam risco de erro na emissão, mantêm o emissor sempre atualizado (crucial em 2026 e 2027 com a Reforma Tributária) e têm o cofre digital com todas as notas por 5 anos. Para MEI, o guia de atividades permitidas ajuda a definir o tipo correto de nota conforme o CNAE.

Base legal citada

• Ajuste SINIEF nº 07/2005 (NF-e);
• Ajuste SINIEF nº 19/2016 (NFC-e);
• Convênio SINIEF nº 09/2007 (CT-e);
• Lei Complementar nº 116/2003 (ISS);
• Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir - ICMS);
• Lei Complementar nº 123/2006, arts. 17, 18-A e 26 (Simples Nacional, MEI e obrigação de emissão);
• Lei Complementar nº 214/2025 (regulamentação da Reforma Tributária do consumo);
• Convênio NFS-e de 2022 (Sistema Nacional NFS-e);
• Resolução CGSN nº 140/2018, art. 106 (dispensa de emissão para MEI a pessoa física);
• Resolução CGSN nº 169/2022 (NFS-e do Sistema Nacional);
• Emenda Constitucional nº 132/2023 (Reforma Tributária), art. 125 do ADCT (alíquotas-teste em 2026);
• Lei nº 9.430/1996, art. 44 (multas por descumprimento);
• Lei nº 8.137/1990, art. 1º (crimes contra a ordem tributária).