Por que existem quatro canais diferentes para consultar a sua empresa
O empresário comum tem a impressão de que basta entrar no site da Receita para saber tudo sobre o próprio CNPJ. Não é assim. A empresa brasileira tem cadastros em três esferas de governo (União, Estados e Municípios), e cada esfera administra um pedaço da regularidade. Some-se a isso o Simples Nacional, que tem cadastro próprio.
A consequência prática: a consulta cadastral pública mostra os dados básicos (situação, endereço, CNAEs), mas não revela débitos, pendências declaratórias, status no regime ou caixa postal. Para enxergar a empresa por dentro, é preciso entrar nas plataformas como dono, com login específico de pessoa jurídica.
Canal 1: e-CAC da Receita Federal (cadastro federal completo)
O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento) é o canal mais completo da Receita Federal. Pelo e-CAC, o empresário consulta:
- Cadastro completo do CNPJ (situação, endereço, CNAEs, capital social, sócios).
- Caixa postal com intimações, notificações fiscais e Termos de Exclusão.
- Débitos federais (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, e a partir de 2027, CBS).
- Parcelamentos vigentes e situação de cada um.
- Certidões negativas e positivas (CND federal, CPEN, CPND).
- Declarações entregues (ECF, ECD, DCTF, EFD-Contribuições, DASN-SIMEI quando MEI).
- Procurações eletrônicas (contadores, advogados, despachantes autorizados a representar a empresa).
Como acessar o e-CAC com a sua empresa
- Acesse o site da Receita Federal (gov.br/receitafederal) e clique em "e-CAC".
- Faça login com conta gov.br Prata ou Ouro ou certificado digital ICP-Brasil da empresa.
- Selecione o CNPJ (se você é responsável por mais de uma empresa).
- Navegue pelos serviços. Caixa Postal, Certidões, Pagamentos, Parcelamentos, Declarações.
Atenção à caixa postal: notificações enviadas para a caixa postal eletrônica do CNPJ são consideradas cientificadas após 45 dias, mesmo se você não abrir. Isso significa que prazos começam a correr automaticamente. Termo de Exclusão do Simples Nacional, por exemplo, segue essa lógica.
Canal 2: Portal do Simples Nacional (situação no regime)
Empresas do Simples Nacional e MEI têm um cadastro separado, dentro da Receita, gerido pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN). Pelo portal, o empresário consulta:
- Se a empresa é optante do regime e desde quando.
- Termo de Exclusão pendente. Esse é o ponto crítico: notificação que precede a saída por débito ou irregularidade.
- DAS gerado e pago nos últimos exercícios.
- DASN-SIMEI (para MEI) e DEFIS (para ME/EPP), com status de entrega.
- Histórico de exclusões e reentradas no regime.
A LC 216/2025 ampliou o prazo de regularização do Termo de Exclusão para 90 dias após a ciência. Quem regularizar nesse prazo permanece no Simples sem precisar de nova opção.
Canal 3: SEFAZ estadual (inscrição estadual e ICMS)
Empresas que vendem mercadoria ou industrializam precisam de inscrição estadual para emitir NF-e e recolher ICMS. Pela SEFAZ do estado, o empresário consulta:
- Status da inscrição estadual (ativa, suspensa, baixada).
- Situação no Sintegra e habilitação para emitir NF-e.
- Débitos de ICMS e status de parcelamento.
- EFD-ICMS/IPI entregue (escrituração fiscal digital estadual).
- Regime estadual aplicável (ICMS-ST, antecipação, diferencial de alíquota).
Prestadores de serviço puro (que não vendem mercadoria) em geral não precisam de inscrição estadual, salvo exceções regionais. Confirme com o seu contador.
Não dá para depender de inspeção manual em 4 portais.
Empresário sério tem o status do CNPJ monitorado todo dia, automaticamente, com alerta antes do problema. O Monitor de Pendências da Razonet faz a verificação federal do seu CNPJ.
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Canal 4: portal da prefeitura (inscrição municipal e ISS)
Toda empresa que presta serviço precisa de inscrição municipal (CCM, Cadastro de Contribuinte Mobiliário) para emitir NFS-e e recolher ISS. Pelo portal da prefeitura, o empresário consulta:
- Status do CCM (ativa, suspensa, baixada).
- Alvará de funcionamento (vigente, vencido, em renovação).
- Habilitação para Vigilância Sanitária (clínicas, restaurantes, salões, academias).
- Débitos de ISS e taxas municipais.
- Lançamentos da NFS-e emitida (verificação para conferência mensal).
Empresa que muda de cidade precisa atualizar o cadastro municipal junto à nova prefeitura. Cadastro pendente em município antigo pode gerar cobrança retroativa de ISS, mesmo a operação tendo se mudado.
Cartão CNPJ: dados públicos da sua empresa
Independente de login, qualquer pessoa pode emitir o cartão CNPJ da sua empresa, conforme art. 7º da IN RFB 2.119/2022. Ele traz:
- Número do CNPJ e data de abertura.
- Razão social e nome fantasia.
- Endereço fiscal.
- Capital social e natureza jurídica.
- Porte ( ME, EPP, Demais).
- CNAE principal e secundários.
- Situação cadastral e data dessa situação.
O cartão tem validade de 60 dias. É a versão pública, sem dados sigilosos como débitos ou pendências.
Procuração eletrônica: como o contador pode consultar a sua empresa
A procuração eletrônica no e-CAC permite que terceiros (contador, advogado, despachante) acessem dados da empresa em nome do empresário. É a base operacional da contabilidade digital: a empresa não precisa entregar certificado para o contador, ela apenas concede acesso a serviços específicos.
As procurações são granulares (por serviço) e têm prazo definido. Empresários podem revogar a qualquer momento. Os serviços mais comuns que se delegam:
- Acompanhamento de débitos federais.
- Entrega de declarações (DCTF, EFD, ECF, ECD, DASN-SIMEI).
- Caixa postal eletrônica.
- Pedidos de parcelamento.
- Geração de certidões e DARFs.
Conclusão: ver sua empresa por dentro é rotina mensal
Consultar os dados da sua empresa não deveria ser um evento extraordinário, vinculado só a uma intimação ou problema bancário. É rotina mensal: caixa postal eletrônica, débitos nas três esferas, status do regime, alvará vigente, declarações em dia.
Quatro portais oficiais e a checagem manual fica inviável de manter sozinho. Por isso a contabilidade digital faz diferença: o contador consolida tudo, monitora caixa postal, intimações e pendências, e te avisa antes do problema chegar à tua mesa.
Tenha seu CNPJ sempre sob controle, sem ter que conferir todo dia.
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