Como Emitir Nota Fiscal MEI em 2025: O Guia Passo a Passo Completo (Serviços e Produtos)

Pensando em emitir sua nota fiscal sem erros e garantir o pagamento pelo seu trabalho? Se você é MEI e precisa dominar tanto a emissão de NFS-e (serviços) pelo Portal Nacional quanto a NFA-e (produtos) no SEFAZ estadual, este tutorial é para você. Aqui você encontrará:

Quem precisa emitir nota fiscal e quando é obrigatório
Diferenças fundamentais entre NFS-e e NFA-e
Passo a passo da sua emissão de NF
Cuidados pós-emissão e erros comuns a evitar
Dicas de organização de XML e DANFE/DANFSE

Os Tipos de Nota Fiscal para o MEI: Serviço (NFS-e) vs. Produto (NFA-e)

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento oficial para registrar a prestação de serviços (consultorias, aulas, manutenção de computadores, design gráfico, cabeleireiro, manicure etc…). Desde 1º de setembro de 2023, todos os MEIs prestadores de serviço devem usar o Sistema Nacional de NFS-e, garantindo padronização e segurança jurídica em todo o país.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica / NF-e de Produto (NFA-e/NF-e)

Para venda de produtos e mercadorias, o MEI deve emitir a NFA-e (Nota Fiscal Avulsa eletrônica) ou NF-e diretamente no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. Esse processo exige:

Inscrição Estadual (IE) ativa;
Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ);
Credenciamento junto à SEFAZ local.

Dica Razonet: MEIs que atuam em comércio e serviços simultâneos devem dominar ambos os sistemas para manter a conformidade e aproveitar oportunidades B2B (Relações comerciais de empresas para empresas)

MEI Precisa Emitir Nota Fiscal? Entenda a Regra Definitiva

Por lei, o MEI deve emitir nota fiscal sempre que vender produtos ou prestar serviços para outra empresa (CNPJ). Isso vale mesmo que o contratante seja um órgão público ou instituição, garantindo transparência e validade legal da operação.

Vendas para o Consumidor Final (Pessoa Física - PF)

Nas vendas ou prestações de serviço a pessoas físicas, a emissão de nota fiscal é dispensada, a não ser que o cliente exija o documento. Mesmo assim, fazer a nota pode agregar valor à sua marca.

A Vantagem Estratégica: Por que Emitir a Nota Mesmo sem Obrigação?

Demonstra profissionalismo: fortalece sua imagem e credibilidade no mercado.
Garantia para o cliente: serve como comprovante formal e facilita trocas ou devoluções.
Controle financeiro apurado: registra cada transação, auxiliando em fluxo de caixa e planejamento.
Histórico robusto: constrói um histórico organizado de faturamento para empréstimos, parcerias e certidões negativas.

Se o MEI deixar de emitir nota fiscal ao prestar serviço para outra empresa (CNPJ), poderá enfrentar:

Multas e Juros Fiscais
A Receita pode aplicar multas por infração à obrigação de emissão de NF e cobrar juros sobre o valor não recolhido.
Autuação e Lançamento de Ofício
Fiscalizações identificarão a falta da nota e poderão fazer lançamento de ofício, responsabilizando o MEI pelos tributos devidos.
Dificuldade de Recebimento
Muitas empresas só liberam pagamento mediante apresentação da nota fiscal; sem ela, você pode ficar sem receber pelo serviço prestado.
Risco de Desenquadramento
Receita não comprovada formalmente pode ser interpretada como omissão de receita, impactando seu limite de faturamento e levando ao desenquadramento do regime MEI.
Suspensão da Inscrição Estadual (IE)
A ausência recorrente de notas fiscais pode levar à suspensão da IE, principalmente quando identificada por fiscalizações estaduais (como a SEFAZ). Um exemplo comum é quando o MEI presta serviços a empresas (pessoas jurídicas) e não emite a nota fiscal, o que configura inconsistência. Com a IE suspensa, o MEI perde a permissão para emitir notas fiscais e comprar mercadorias, fica impedido de obter Certidões Negativas de Débito (CND) e pode enfrentar multas. Além disso, essa situação prejudica o acesso a crédito com bancos e fornecedores, comprometendo o fluxo de caixa e a continuidade das atividades comerciais.
Impedimento em Licitações e Contratos
Órgãos públicos e grandes empresas exigem NF regular; sem ela, você fica excluído de oportunidades de negócio.
Perda de Credibilidade
Falta de nota fiscal prejudica sua reputação e confiança do cliente, dificultando indicações e parcerias.
Problemas para Obter Certidões Negativas
Pendências fiscais geradas pela falta de emissão impedem a obtenção de certidões negativas, necessárias para financiamentos e contratos.
Bloqueios no Portal do Simples Nacional
Inconsistências no sistema podem levar a bloqueios temporários de acesso e exigências de regularização imediata.
Impossibilidade de Controle Financeiro Preciso
Sem nota fiscal, você perde o registro oficial da operação, dificultando o acompanhamento de receita, planejamento e cumprimento de obrigações acessórias.

Passo a Passo: Como Emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) no Portal Nacional

Acesse o Emissor Nacional de NFS-e
Vá ao site oficial: https://www.nfse.gov.br/EmissorNacional e faça login com sua conta Gov.br de nível Prata ou Ouro ou com acesso via CNPJ do MEI.
Faça o cadastro inicial
Na primeira vez, você deve:
- Concluir o cadastro da sua empresa (nome, CNPJ, etc.).
- Opcionalmente definir serviços favoritos no perfil (para usar no app).
Escolha o tipo de emissão
O sistema oferece duas opções:
- Emissão simplificada (recomendada para MEI): requer apenas três dados: CPF/CNPJ do tomador, descrição do serviço e valor.
- Emissão completa: permite preencher mais campos de forma detalhada
Preencha os dados do tomador e do serviço
- Insira CPF ou CNPJ do cliente.
- Descreva o serviço (ex: "Consultoria em marketing digital – 5 h").
- Informe o valor cobrado.
➡️ Nesse modo simplificado, não há seleção de CNAE ou ISS: esses dados são padronizados.
Revise e emita
Confira os dados; se tudo estiver certo, clique em Emitir NFS-e.
Ao final, poderão ser feitos os downloads:
- PDF/DANFSE (arquivo para clientes)
- XML (para fins fiscais)
(Opcional) Use o app NFSe Mobile
Baixe o app oficial “NFSe Mobile” e depois, no portal web, marque um serviço como favorito para aparecer no app. Isso facilita futuras emissões pelo celular.

Contexto Legal

Desde 1º de setembro de 2023, todos os MEIs prestadores de serviços devem usar o padrão nacional de NFS-e, mesmo para clientes pessoa jurídica ou quando exigido por pessoa física.

Após a Emissão: O que Fazer com os Arquivos (XML e DANFE/DANFSE)?

Entendendo o XML: O Arquivo Legal e Oficial da Nota

O arquivo .xml é a nota fiscal em sua forma eletrônica, com validade jurídica plena. É esse documento que o governo considera o registro oficial da operação e deve ser mantido para eventual comprovação em fiscalizações.

Entendendo o DANFE / DANFSE: A Representação Gráfica para Consulta

O DANFE (produtos) e o DANFSE (serviços) são arquivos .pdf que funcionam como “espelho” do XML. Servem para facilitar a leitura humana, transporte de mercadorias e consulta rápida, mas não têm valor legal isolado.

A Rotina Correta: Enviando e Armazenando suas Notas

Envie ambos os arquivos (XML e PDF) ao seu cliente imediatamente após a emissão.
Organize tudo em pastas digitais separadas por ano e por tipo de nota (produto x serviço).
Mantenha esses arquivos por, no mínimo, 5 anos, em conformidade com a legislação fiscal.

Erros Comuns ao Emitir Nota Fiscal MEI e Como Evitá-los

Preencher dados do cliente incorretamente
CPF/CNPJ, razão social ou endereço errados invalidam a nota e podem gerar dificuldades de pagamento e problemas fiscais. Sempre revise antes de emitir.
Errar na descrição do serviço ou produto
Discriminação genérica ou equivocada dificulta auditorias e pode causar questionamentos pelo cliente ou pelo Fisco. Descreva com clareza e objetividade.
Esquecer de cancelar uma nota emitida por engano dentro do prazo
Se você notar erro, cancele a nota em até 24 horas (ou conforme definido pelo sistema) para evitar retificação complexa e autuações.
Tentar emitir nota com valor acima do limite proporcional do MEI
No primeiro ano de atividade, o limite de R$ 81.000,00 é proporcional aos meses de operação. Emitir acima dessa fração compromete seu enquadramento.

Evite esses erros com a ajuda da Razonet!
Fale com um especialista e tenha suporte completo na emissão de notas.

A Gestão do MEI Além da Nota Fiscal: Faturamento e Impostos

Controlando o Limite de Faturamento Anual de R$ 81 000

A soma de todas as suas vendas (com nota e sem nota) compõe o limite anual de R$ 81.000,00.

Monitore mensalmente seu faturamento acumulado para não correr risco de ultrapassar o teto.

Exemplo prático: Se você abriu o MEI em abril, seu limite proporcional para 2025 será R$ 81.000 × 9/12 = R$ 60.750.

Pagamento do Imposto Mensal (DAS-MEI)

A emissão de nota fiscal não substitui a obrigação de pagar a guia fixa do DAS-MEI.

Todo mês, até o dia 20, pague seu DAS que engloba INSS, ICMS/ISS (se houver) e demais tributos do MEI.

A falta de pagamento implica multa e juros, mesmo que você tenha emitido todas as suas notas corretamente.

A Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI)

Anualmente, até 31 de maio, você deve entregar a DASN-SIMEI, declarando o total de faturamento do ano anterior.

Utilize o valor das notas emitidas e outras receitas para preencher o formulário.

Para uma visão completa de todas as suas responsabilidades como MEI, acesse nosso
Guia Completo do MEI.

Perguntas Frequentes sobre Emissão de Nota Fiscal MEI

Sou MEI. Sou sempre obrigado a emitir nota fiscal?
Não. A emissão é obrigatória apenas quando você vende um produto ou presta um serviço para outra empresa (Pessoa Jurídica/CNPJ). Para o consumidor final (Pessoa Física), é opcional.

Tem algum custo para emitir nota fiscal sendo MEI?
Não. Tanto a emissão da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) pelo Portal Nacional quanto da Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) pela SEFAZ do seu estado são totalmente gratuitas.

Se eu emitir nota fiscal, vou pagar mais imposto além do meu DAS mensal?
Não. O imposto do MEI é pago exclusivamente via guia mensal fixa (DAS-MEI). A emissão de notas serve para formalizar operações, mas não gera nova cobrança de imposto por nota.

Onde eu emito a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)?
A NFS-e para MEI é emitida exclusivamente pelo Portal Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (gov.br/nfse) ou pelo app oficial NFS-e Mobile.

E para vender produtos, onde emito a nota fiscal?
Para venda de produtos, o MEI emite a Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) diretamente no portal da SEFAZ do seu estado. Endereço e processo podem variar conforme o estado.

Sou MEI, presto serviços e também vendo produtos. Como faço?
Você precisará usar dois sistemas:
- NFS-e no Portal Nacional para serviços.
- NFA-e no portal da SEFAZ do seu estado para produtos.

Quais informações do meu cliente eu preciso ter para emitir a nota?
- PJ: CNPJ, Razão Social e Endereço.
- PF: CPF, Nome Completo e Endereço.

Emiti uma nota com valor errado. Posso cancelar?
Sim. É possível cancelar uma nota emitida, mas há um prazo (geralmente 24 horas após a emissão) para fazê-lo no mesmo portal de geração.

O valor das notas que emito afeta meu limite de faturamento do MEI?
Sim. O valor de todas as suas vendas (com ou sem nota) compõe seu limite anual de R$ 81.000,00. As notas são a principal comprovação dessa receita.

Preciso de Certificado Digital para emitir nota fiscal como MEI?
Geralmente, não. Para emissão de NFS-e (login gov.br) e NFA-e na maioria dos estados, o MEI não precisa de Certificado Digital.

Eu emitia minha nota de serviço pelo site da prefeitura. Preciso mudar?
Sim. Desde 2023, a emissão de NFS-e para MEI é padronizada e obrigatória via Portal Nacional (gov.br/nfse). Sistemas municipais foram desativados para MEIs.

O que acontece se eu não emitir nota para uma empresa que me contratou?
É infração fiscal que pode gerar multas e você terá dificuldade para receber, pois a maioria das empresas exige nota para liberar pagamento; pode haver desenquadramento em fiscalização.

Preciso pedir nota fiscal quando compro produtos para revenda como MEI?
Sim. Exigir nota de compra de fornecedores comprova a origem lícita de mercadorias e insumos, crucial para gestão e obrigações fiscais.

O que é o arquivo XML e por que ele é importante?
O arquivo .xml é a nota fiscal oficial, com validade jurídica e fiscal. O PDF (DANFE/DANFSE) é apenas representação gráfica para consulta e transporte. Ambos devem ser gerenciados.

Por quanto tempo devo armazenar meus arquivos de nota fiscal?
Envie o XML e o PDF ao cliente e mantenha ambos organizados por no mínimo 5 anos, conforme legislação fiscal.

Quer automatizar toda a emissão de notas e centralizar seus arquivos sem complicação?
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