O que é o PGDAS-D
O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é o sistema eletrônico da Receita Federal utilizado pelas empresas optantes pelo Simples Nacional para cumprir sua principal obrigação mensal. Nele, a empresa informa o faturamento do mês, o sistema calcula automaticamente os tributos devidos e gera o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), a guia unificada de pagamento dos tributos.
Por meio do PGDAS-D, são apurados os tributos abrangidos pelo Simples Nacional, como IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, CPP, ICMS e ISS. Para chegar à alíquota efetiva, o sistema considera a Receita Bruta Acumulada dos últimos 12 meses (RBT12). Depois de definida essa alíquota, ela é aplicada sobre o faturamento do mês que está sendo declarado, resultando no valor dos tributos devidos.
O PGDAS-D é mantido pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), em conjunto com os Estados, o Distrito Federal e os Municípios. O acesso é feito exclusivamente pela internet, por meio do Portal do Simples Nacional, sem necessidade de instalar qualquer programa.
É importante saber que a utilização do PGDAS-D é obrigatória todos os meses, mesmo quando a empresa não teve faturamento. Nesses casos, deve ser transmitida uma declaração informando receita zero. Além disso, a declaração enviada possui efeito de confissão de dívida, ou seja, os valores declarados passam a ser reconhecidos oficialmente pela empresa perante o Fisco.
Outro ponto importante é o prazo de pagamento. O DAS normalmente vence no dia 20 do mês seguinte ao da apuração. No entanto, se o dia 20 cair em um sábado, domingo ou feriado, o vencimento é prorrogado para o próximo dia útil. Respeitar esse prazo é essencial para evitar a incidência de multa, juros e demais encargos por atraso.
Também é comum haver confusão entre PGDAS-D e DEFIS. O PGDAS-D é a obrigação mensal, utilizada para calcular e declarar os tributos do Simples Nacional. Já a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma declaração anual, entregue até 31 de março do ano seguinte, com informações econômicas e fiscais da empresa. Embora tenham finalidades diferentes, as duas obrigações são complementares e fazem parte das responsabilidades das empresas optantes pelo Simples Nacional.
Quem deve utilizar o PGDAS-D
Estão obrigadas a transmitir o PGDAS-D mensalmente:
- Microempresas (ME): com receita bruta anual de até R$ 360.000,00;
- Empresas de Pequeno Porte (EPP): com receita bruta anual entre R$ 360.000,01 e R$ 4.800.000,00;
- Empresas optantes pelo Simples Nacional que exerçam atividades não vedadas pelo art. 17 da LC 123/2006.
Já o Microempreendedor Individual (MEI) não utiliza o PGDAS-D, pois sua tributação funciona de forma diferente. Em vez de calcular os tributos com base no faturamento mensal, o MEI paga um valor fixo por meio do DAS-MEI, independentemente de quanto faturou no mês (desde que permaneça dentro do limite de receita permitido para a categoria).
Embora não transmita o PGDAS-D, o MEI também possui uma obrigação declaratória. Todos os anos, deve enviar a DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual), informando o faturamento bruto obtido no ano-calendário anterior e se houve contratação de empregado durante esse período. Essa declaração deve ser transmitida até 31 de maio de cada ano.
Antes de acessar o PGDAS-D, é importante confirmar se a empresa é optante pelo Simples Nacional, pois somente os contribuintes enquadrados nesse regime utilizam esse sistema para realizar a apuração mensal dos tributos.
Como acessar o PGDAS-D
O PGDAS-D pode ser acessado de duas formas: diretamente pelo Portal do Simples Nacional ou pelo Portal e-CAC da Receita Federal. Em ambos os casos, o contribuinte terá acesso às mesmas funcionalidades, como apuração dos tributos, transmissão da declaração e emissão do DAS.
→ Opção 1: Acesso pelo Portal do Simples Nacional
- Acesse o Portal do Simples Nacional.
- Clique em “Simples Nacional - Serviços”
- Escolha uma das formas de acesso:
- Código de Acesso (informando CNPJ, CPF do responsável legal e Código de Acesso); ou
- Acesso via e-CAC, utilizando uma conta Gov.br ou certificado digital.
- No menu de serviços, clique em "PGDAS-D e DEFIS".
Após a autenticação, selecione o período de apuração desejado para preencher a declaração, transmitir as informações e emitir o DAS para pagamento.
- Já dentro do sistema, selecione o CNPJ e depois "Apurar" (ou "Regime de Apuração", conforme o que precisa fazer).
- Escolha o período de apuração (PA) — o mês/ano que quer declarar.
- Informe a receita bruta do período, segregada por tipo de atividade (comércio, indústria, serviços etc.). Separe as receitas por tipo de atividade e o sistema calcula automaticamente os tributos com base no Simples Nacional.
- Revise os dados, transmita a declaração e depois clique em "Gerar DAS" para emitir a guia de pagamento.
→ Opção 2: Acesso pelo eCAC
- Acesse o Portal e-CAC da Receita Federal.
- Clique em "Entrar com Gov.br" e faça login utilizando sua conta Gov.br ou utilize um certificado digital (modelo A1 ou A3).
- Se o acesso for realizado como pessoa física, clique em "Alterar perfil de acesso" (no canto superior direito) e selecione o CNPJ da empresa para atuar como Responsável Legal ou Procurador, conforme o caso.
- Na tela inicial do e-CAC, localize o bloco "Simples Nacional" (ou use a busca por serviços).
- Clique em "PGDAS-D e DEFIS" / Cálculo e Declaração. O PGDAS-D pode ser acessado tanto pelo Portal do Simples Nacional quanto pelo e-CAC da Receita Federal.
- A partir daí, o fluxo é o mesmo do Caminho 1: selecionar o período, informar a receita, transmitir e gerar o DAS.
Principais funções do PGDAS-D
Embora seja mais conhecido por gerar o DAS, o PGDAS-D reúne diversas informações que ajudam a empresa a cumprir suas obrigações no Simples Nacional. Além de calcular os tributos e emitir a guia de pagamento, o sistema permite corrigir declarações, consultar apurações anteriores, verificar pendências fiscais e acompanhar comunicados da Receita Federal. Confira as principais funcionalidades:
1. Calcular tributos do mês
Essa é a principal função do PGDAS-D. Nele, a empresa informa o faturamento do período, separando as receitas conforme sua natureza (comércio, indústria, prestação de serviços, exportação, entre outras). Com base nessas informações, o sistema calcula automaticamente a alíquota efetiva e o valor dos tributos devidos, de acordo com o anexo do Simples Nacional em que a empresa está enquadrada.
2. Emitir DAS
Após a transmissão da declaração, o sistema disponibiliza o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que reúne todos os tributos em uma única guia de pagamento. O documento pode ser emitido em PDF, contendo código de barras e opção de pagamento via Pix. Em regra, o vencimento ocorre no dia 20 do mês seguinte ao da apuração. No entanto, se essa data cair em sábado, domingo ou feriado, o vencimento é prorrogado para o primeiro dia útil seguinte, conforme as regras aplicáveis aos prazos tributários.
3. Retificar declaração
Se for identificado algum erro após o envio da declaração, é possível fazer uma retificação diretamente no PGDAS-D. A legislação permite corrigir informações de apuração dos últimos cinco anos, desde que observadas as regras aplicáveis. Após a retificação, o sistema recalcula os tributos e emite um novo DAS, caso seja necessário. Dependendo da correção, o valor a pagar pode aumentar (com incidência de juros e multa, quando ocorrer de forma retroativa) ou diminuir, gerando crédito para compensação ou restituição, conforme a legislação.
O PGDAS-D também permite consultar todas as declarações já transmitidas. Nesse histórico, é possível verificar informações como o período de apuração, a situação da declaração, o valor dos tributos, a alíquota aplicada e se o DAS foi pago ou ainda está pendente. Essa consulta facilita o acompanhamento da situação fiscal da empresa e a localização de informações de períodos anteriores.
5. Verificação de pendências fiscais
O sistema reúne informações que facilitam a identificação de possíveis inconsistências, como declarações não transmitidas, diferenças entre os valores informados e outros cruzamentos realizados pela Receita Federal. Consultar estas pendências periodicamente ajuda a corrigir problemas antes que eles gerem notificações ou autuações.
6. Acompanhar termos de exclusão do Simples Nacional
Quando a empresa possui débitos ou outras irregularidades que podem resultar na exclusão do Simples Nacional, a Receita Federal disponibiliza um Termo de Exclusão no Portal. Ao receber essa comunicação, o contribuinte normalmente tem 90 dias para regularizar a situação ou apresentar defesa, evitando a exclusão do regime tributário.
Como fazer a apuração mensal no PGDAS-D
A apuração mensal no PGDAS-D é um processo simples, desde que a empresa tenha em mãos as informações corretas sobre seu faturamento. De forma geral, o procedimento segue as etapas abaixo:
- Selecione o período de apuração (PA) → Informe o mês e o ano que deseja declarar. Por exemplo: 08/2026 para a competência de agosto de 2026, a qual é declarada em setembro de 2026.
- Verifique a Receita Bruta Acumulada dos últimos 12 meses (RBT12) → Essa informação é utilizada pelo sistema para calcular a alíquota efetiva que será aplicada sobre o faturamento do mês.
- Informe o faturamento do mês → As receitas devem ser segregadas conforme a atividade exercida, como comércio, indústria, prestação de serviços, exportação, locação e demais classificações aplicáveis.
- Informe situações especiais, se houver → Caso a empresa possua receitas imunes, isentas ou com exigibilidade suspensa, essas informações também devem ser registradas para que o cálculo seja realizado corretamente.
- Confira o resumo da apuração → Antes de transmitir a declaração, revise os dados apresentados pelo sistema, como a alíquota efetiva, o valor de cada tributo e o total a ser recolhido.
- Transmita a declaração → Após a conferência das informações, finalize a apuração. Com a transmissão concluída, o sistema libera a emissão do DAS.
- Emita e salve o DAS → Gere a guia de pagamento em PDF e mantenha uma cópia arquivada para fins de controle e consulta futura.
Erros comuns no PGDAS-D
Mesmo sendo um sistema relativamente simples de utilizar, alguns erros são frequentes e podem resultar em diferenças no cálculo dos tributos, multas ou outras complicações fiscais. Veja os principais:
- Informar a receita na categoria errada → As receitas devem ser classificadas de acordo com a atividade exercida pela empresa. Informar uma receita de prestação de serviços como comércio (ou o contrário) pode fazer com que o sistema calcule os tributos de forma incorreta, gerando diferenças de ICMS, ISS e outros impostos.
- Não considerar o Fator R → Empresas prestadoras de serviços com atividades enquadradas no Anexo V devem verificar mensalmente o Fator R, pois ele pode alterar o anexo de tributação e, consequentemente, a alíquota aplicada. Deixar de fazer esse cálculo pode fazer a empresa pagar mais impostos do que o devido.
- Deixar de corrigir erros na declaração → Se for identificado alguma informação incorreta após a transmissão, o ideal é realizar a retificação o quanto antes. O PGDAS-D permite corrigir declarações de períodos anteriores, respeitados os prazos previstos na legislação, evitando problemas em futuras fiscalizações.
- Confundir PGDAS-D com PGMEI → O PGDAS-D é utilizado pelas empresas optantes pelo Simples Nacional. Já o Microempreendedor Individual (MEI) utiliza o PGMEI, pois possui regras próprias de tributação e de cumprimento das obrigações fiscais.
Importante: o não cumprimento da apuração mensal não suspende o vencimento do DAS. Mesmo sem a transmissão da declaração, os valores continuam sujeitos à incidência de multa e juros. Além disso, a falta de cumprimento das obrigações pode levar à exclusão da empresa do regime tributário.
A Reforma Tributária do consumo, instituída pela EC nº 132/2023 e regulamentada pela LC nº 214/2025, provocará mudanças importantes no funcionamento do sistema:
- Inclusão da CBS e do IBS na apuração: os novos impostos substituirão PIS, Cofins, ICMS e ISS gradualmente entre 2026 e 2033;
- Opção pelo regime híbrido: empresas do Simples poderão optar por recolher CBS e IBS por fora do DAS, para aproveitamento de créditos. Veja regime híbrido no Simples Nacional;
- Possíveis ajustes na interface do PGDAS-D: a Receita Federal deverá adaptar o sistema para incorporar os novos tributos e refletir as novas regras de apuração.
Conclusão - Regularidade fiscal começa com uma apuração correta
O PGDAS-D é uma das principais obrigações para as empresas optantes pelo Simples Nacional. É por meio dele que os tributos são apurados, a declaração mensal é transmitida e o DAS é emitido para pagamento. Além disso, o sistema permite consultar declarações anteriores, retificar informações quando necessário e acompanhar a situação fiscal da empresa.
Manter as apurações em dia e preencher corretamente as informações evita multas, juros, pendências fiscais e até a exclusão do Simples Nacional. Por isso, é fundamental que a empresa acompanhe seus prazos e confira os dados antes de transmitir cada declaração.
Contar com o apoio de uma contabilidade online especializada em Simples Nacional também faz toda a diferença. Além de garantir que as obrigações sejam cumpridas corretamente, um acompanhamento profissional pode identificar oportunidades de economia tributária, como o enquadramento mais vantajoso previsto na legislação, contribuindo para uma gestão fiscal mais eficiente e segura.
Embasamento Legal
- Lei Complementar nº 123/2006, arts. 17, 18, 26 e 27 (Simples Nacional e suas obrigações);
- Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 38, 39, 41 a 50, 70 e 72-A (PGDAS-D, DAS, DEFIS e obrigações);
- Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022 (CNPJ e situação cadastral);
- Emenda Constitucional nº 132/2023 (Reforma Tributária do consumo);
- Lei Complementar nº 214/2025 (regulamentação da Reforma Tributária).
