Escolher o regime de tributação é uma das decisões mais estratégicas — e impactantes — que um empreendedor toma. Não se trata apenas de cumprir uma exigência do governo, mas de definir o quanto de imposto sua empresa vai pagar. Uma escolha errada pode custar milhares de reais todos os anos e comprometer a saúde financeira do seu negócio.

Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real. Os nomes podem parecer complexos, e as regras, cheias de detalhes. Mas entender o que cada um significa e qual deles se encaixa melhor na sua realidade é o primeiro passo para um planejamento tributário eficiente.

Neste guia completo e atualizado, vamos desmistificar o sistema tributário brasileiro. Criamos um mapa claro para que você entenda como cada regime funciona, compare as vantagens e desvantagens de cada um e, o mais importante, tenha as informações necessárias para tomar a decisão mais inteligente e econômica para a sua empresa.

O que é um Regime de Tributação?

Pense no regime de tributação como o conjunto de regras que define como sua empresa vai calcular e pagar os impostos. É o sistema que determina quais tributos serão cobrados, de que forma o cálculo será feito e quais serão as alíquotas aplicadas.

Cada regime tem suas próprias particularidades, limites de faturamento e obrigações. A escolha certa feita no início do ano-calendário (de 1º de janeiro a 31 de dezembro) ou na abertura da empresa é o que define a sua carga tributária para aquele período fiscal.

No Brasil, existem três regimes principais que se aplicam à grande maioria das empresas:

• Simples Nacional

• Lucro Presumido

• Lucro Real

A decisão por um deles não é aleatória. Ela depende de um diagnóstico preciso do seu negócio, considerando fatores como a previsão de faturamento, a margem de lucro, o tipo de atividade e o número de funcionários.

Como Funciona o Simples Nacional?

Como o próprio nome sugere, o Simples Nacional é o regime criado para simplificar a vida do pequeno e médio empresário, reduzindo a burocracia e unificando o pagamento de vários impostos em uma única guia. Ele é um regime tributário voltado para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006. É o mais popular do Brasil e, na maioria das vezes, a porta de entrada para quem formaliza um negócio.

Quem pode optar pelo Simples Nacional?

Para aderir a este regime, a empresa precisa atender a alguns critérios, sendo os principais:

• Limite de Faturamento: No caso do Simples Nacional, o limite de faturamento pode ir até 4.8 milhões por ano.

• Atividade da Empresa: O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da empresa deve estar na lista de atividades permitidas.

• Estrutura Societária: A empresa não pode ter sócios que morem no exterior, não pode ser filial de multinacional e não pode ter débitos com o governo.

Quem não pode ser do Simples Nacional?

Apesar de ser um regime pensado para simplificar a vida das micro e pequenas empresas, nem todas podem aderir ao Simples Nacional. A própria Lei Complementar nº 123/2006 (art. 17) traz uma lista de situações que impedem a opção. Na prática, se a empresa se enquadrar em algum desses casos, ela fica automaticamente de fora. Veja alguns exemplos:

• Formato societário: sociedades anônimas (S/A) e cooperativas (com exceção das de consumo).

• Sócios e capital: empresas com sócio que more no exterior ou com participação de órgãos públicos no capital.

• Débitos em aberto: quem tem dívidas não regularizadas com o INSS ou com as Fazendas Públicas.

• Atividades específicas: transporte interestadual de passageiros, geração/distribuição de energia, fabricação ou importação de automóveis, motocicletas e combustíveis.

• Serviços e imóveis: empresas de factoring, locação de mão de obra, loteamento/incorporação de imóveis ou aluguel de imóveis próprios (quando não vinculados ao ISS).

Principais Vantagens

• Guia Única (DAS): Simplifica drasticamente o pagamento dos impostos e reduz a burocracia mensal.

• Alíquotas Progressivas: Diferente dos outros regimes onde a aliquota é fixa, no simples as alíquotas são progressivas, ou seja, começam em patamares baixos e aumentam conforme o faturamento da empresa cresce.

• Contabilidade Simplificada: O número de declarações e obrigações a serem entregues ao governo é menor em comparação com os outros regimes.

• Vantagens em Licitações: A legislação oferece tratamento diferenciado e preferencial para empresas do Simples em compras governamentais.

Pontos de Atenção

• Imposto sobre o Faturamento: O cálculo do Simples é feito sobre a receita bruta, e não sobre o lucro. Se sua empresa tem uma margem de lucro muito apertada, mas um faturamento alto, pode ser que pague mais impostos do que pagaria no Lucro Presumido.

• Restrição de Créditos de ICMS: Empresas do Simples Nacional não transferem o crédito total de ICMS para seus clientes, o que pode ser uma desvantagem competitiva ao vender para empresas maiores (de outros regimes).

Como funciona a folha de pagamento?

No Simples Nacional, os encargos da folha de pagamento podem ser bem mais leves do que nos outros regimes, principalmente para pequenas empresas de serviços, porém sua folha de pagamento é um fator determinante para o seu regime tributário.

• Simples Nacional:  na maioria dos anexos, a contribuição previdenciária patronal já está embutida na guia do Simples, restando apenas o pagamento do FGTS de 8% sobre os salários.

• Simples Nacional Anexo IV (serviços específicos): inclui INSS Patronal de 20%, RAT (1%, 2% ou 3%) e FGTS de 8%. Se a empresa não tiver empregados, paga apenas os 20% de INSS Patronal sobre o pró-labore dos sócios.

Em resumo, para empresas de serviços com folha de pagamento mais alta, o Simples Nacional pode ser vantajoso.

O que é o Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime intermediário, muitas vezes adotado por empresas de serviços que ultrapassam o limite do Simples Nacional ou possuem uma margem de lucro elevada, tornando o Simples desvantajoso.

Como funciona o Lucro Presumido?

O nome já explica sua lógica. Neste modelo, em vez de apurar o lucro real que a empresa teve, a Receita Federal presume que uma parte do seu faturamento foi lucro. É sobre essa presunção que os principais impostos sobre o lucro (IRPJ e CSLL) são calculados.

No regime de Lucro Presumido, a Receita Federal não exige que você comprove todas as despesas para calcular o imposto sobre o lucro. Em vez disso, presume-se uma margem de lucro que varia conforme a atividade da empresa — mas essa margem não é uma regra fixa para todas as situações, podendo haver variações dependendo do setor e do faturamento.

Além disso, os impostos são apurados em duas frentes:

1. Apuração Mensal (sobre o faturamento):
Alguns tributos são calculados sobre a receita bruta mensal:

• PIS: 0,65% sobre o faturamento.

• COFINS: 3% sobre o faturamento.

• ISS: 2% a 5% sobre serviços, dependendo do município.

2. Apuração Trimestral (sobre o lucro presumido):
IRPJ e CSLL são calculados sobre a margem de lucro presumida, que varia conforme o tipo de atividade (comércio, indústria ou serviços).

Importante: Diferente do Simples, aqui não há guia única. O IRPJ e a CSLL são pagos trimestralmente, e os demais impostos (PIS, Cofins, ISS e/ou ICMS) são pagos mensalmente, em guias separadas.

Quem pode optar pelo Lucro Presumido?

• Limite de Faturamento: Empresas com receita bruta anual de até R$ 78 milhões.

• Atividades: A maioria das empresas pode optar por este regime, desde que não sejam obrigadas a se enquadrar no Lucro Real (como os bancos).

Principais Vantagens

• Benefício para Margens Altas: Se o lucro real da sua empresa for maior do que a presunção do governo, você paga menos imposto. Por exemplo, se uma empresa de serviços tem um lucro de 50%, ela pagará IRPJ e CSLL apenas sobre a base presumida de 32%.

• Cálculo Simplificado: A apuração do IRPJ e da CSLL é mais simples do que no Lucro Real, pois não exige a comprovação detalhada de todas as despesas.

• Alíquotas de PIS e Cofins Menores: As alíquotas de PIS (0,65%) e Cofins (3%) no Lucro Presumido são inferiores às do Lucro Real.

Pontos de Atenção

• Imposto Mesmo com Prejuízo: Este é o maior risco. Como o imposto é calculado sobre o faturamento, mesmo que sua empresa tenha prejuízo em um trimestre, ela será obrigada a pagar IRPJ e CSLL como se tivesse tido lucro.

• Não Aproveitamento de Créditos: O PIS e a Cofins neste regime são "cumulativos", ou seja, a empresa não pode descontar os impostos pagos na compra de insumos, o que pode ser uma desvantagem para comércios e indústrias com muitos custos.

Como funciona a folha de pagamento no Lucro Presumido

No Lucro Presumido, a folha de pagamento tem um impacto maior nos custos da empresa, pois os encargos trabalhistas são mais completos:

• INSS Patronal: 20% sobre salários e pró-labore.
  
  

• RAT (Riscos Ambientais do Trabalho): 1%, 2% ou 3%, dependendo da atividade.
  
  

• Terceiros (SESI, SENAI, INCRA etc.): 5,8% sobre a folha.
  
  

• FGTS: 8% sobre salários.

Resumo prático: aqui, mesmo com folha de pagamento alta, os encargos são fixos e não influenciam a base de cálculo dos impostos federais (IRPJ e CSLL), mas aumentam o custo total da empresa. É importante considerar esses encargos na hora de comparar com o Simples Nacional.

Apuração de Impostos no Lucro Presumido

No Lucro Presumido, os impostos são apurados mensalmente e trimestralmente.

1. Apuração Mensal (sobre o faturamento)

Alguns tributos são calculados todo mês com base no faturamento bruto:

• PIS: 0,65%

• COFINS: 3%

• ISS: 2% a 5% (varia conforme município)

2. Apuração Trimestral (IRPJ e CSLL sobre lucro presumido)

O IRPJ e a CSLL são calculados a cada trimestre, usando um percentual de presunção do lucro:

Cálculo:

Lucro Presumido = Faturamento Bruto × Percentual de Presunção

Alíquotas finais sobre o lucro presumido:

• CSLL: 9%

• IRPJ: 15% (mais 10% sobre a parcela que exceder R$ 60.000/trimestre)

O que é o Lucro Real?

O Lucro Real é o regime tributário mais complexo, porém o mais justo em determinadas situações. Ele é obrigatório para grandes empresas e opcional para qualquer outra que deseje adotá-lo.

Como funciona o Lucro Real?

Diferente dos outros regimes, o cálculo do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) é feito com base no lucro contábil real que a empresa efetivamente apurou em um período, após o ajuste por adições e exclusões previstas em lei.

A fórmula básica é: Lucro Real = Receitas - Despesas Dedutíveis (é valido ter em mente que nem toda despesa é dedutível).

Isso exige que a empresa mantenha uma escrituração contábil extremamente rigorosa e detalhada, pois todas as despesas precisam ser comprovadas e autorizadas pela legislação para poderem abater o lucro.

Quando o Lucro Real é obrigatório?

A adesão a este regime é obrigatória para empresas que:

• Têm faturamento anual superior a R$ 78 milhões.

• Atuam em setores específicos, como bancos, instituições financeiras, seguradoras e cooperativas de crédito.

• Recebem lucros ou rendimentos vindos do exterior.

• Possuem benefícios fiscais do governo ou atuam como factoring.

Principais Vantagens do Lucro Real

• Tributação sobre o Resultado Real: Esta é a maior vantagem. Se a empresa tiver prejuízo fiscal em um período, ela fica desobrigada de pagar o IRPJ e a CSLL. Se o lucro for baixo, o imposto será proporcionalmente baixo.

• Aproveitamento de Créditos do PIS/Cofins: Neste regime, o PIS (1,65%) e a Cofins (7,6%) são "não cumulativos". Isso permite que a empresa utilize os impostos pagos na compra de insumos, aluguel e energia, por exemplo, para abater o valor a pagar sobre seu faturamento.

• Compensação de Prejuízos: Prejuízos fiscais apurados em um ano podem ser usados para abater o lucro de exercícios futuros, reduzindo o imposto a pagar.

Pontos de Atenção

• Alta Complexidade: Exige um controle contábil e fiscal impecável. A empresa precisa de uma gestão muito organizada para não perder o controle das suas despesas e receitas.

• Alíquotas Maiores de PIS/Cofins: As alíquotas nominais de PIS e Cofins são bem mais altas que as do Lucro Presumido. Se a empresa tiver poucas despesas que gerem crédito, pode acabar pagando mais desses tributos.

• Mais Obrigações Acessórias: O volume e a complexidade das declarações e informações que precisam ser enviadas ao Fisco são consideravelmente maiores.

Lucro Real – Folha de Pagamento e Impacto no Regime Tributário

No Lucro Real, os encargos da folha são iguais aos do Lucro Presumido:

• INSS Patronal: 20% sobre salários e pró-labore.

• RAT: 1%, 2% ou 3%.

• Terceiros: 5,8%.

• FGTS: 8%.

A diferença do Lucro Real é que a empresa pode aproveitar créditos de PIS/Cofins sobre insumos e despesas relacionadas à atividade, o que pode compensar parte do impacto da folha. Para empresas com margem de lucro baixa ou prejuízo, o Lucro Real pode ser vantajoso, porque permite pagar impostos apenas sobre o lucro efetivo, mesmo que a folha seja alta.

Tabela Comparativa: Simples Nacional vs. Lucro Presumido vs. Lucro Real

Para ajudar você a visualizar as diferenças de forma clara, preparamos uma tabela que resume os pontos mais importantes de cada regime tributário.

Como Escolher o Melhor Regime Tributário? 

Não existe uma fórmula mágica. A escolha do regime tributário mais econômico para sua empresa depende de uma análise detalhada dos seus números e projeções. Esse processo, chamado de Planejamento Tributário, é um dos serviços mais estratégicos que uma contabilidade pode oferecer.

Para tomar a decisão certa, você e seu contador precisam responder a 4 perguntas fundamentais:

1. Qual sua Previsão de Faturamento para o próximo ano? A receita bruta é o primeiro filtro. Se sua previsão é abaixo de R$ 4,8 milhões, o Simples Nacional é uma opção. Se estiver entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões, a escolha será entre Lucro Presumido e Lucro Real. Acima de R$ 78 milhões, o Lucro Real é obrigatório.
2. Qual sua Margem de Lucro? Este é o ponto mais estratégico. Saber qual é a margem de lucro da sua empresa é fundamental para escolher o regime tributário mais adequado. Isso porque cada regime calcula os impostos de um jeito: no Simples Nacional, a base é o faturamento; no Lucro Presumido, há uma presunção de lucro definida por lei; e no Lucro Real, a tributação acontece sobre o resultado efetivo da empresa. Quando você entende a sua margem, consegue planejar melhor cada cenário, prever a carga tributária em cada regime e evitar escolhas que podem comprometer a rentabilidade do negócio.
3. Qual o Volume das suas Despesas? Se sua empresa tem muitos custos que geram créditos de PIS e Cofins (compra de mercadorias, insumos, aluguel de máquinas, energia), o Lucro Real se torna muito atraente. Esses créditos podem abater significativamente o valor dos impostos a pagar.
4. Qual o Custo da sua Folha de Pagamento? Para empresas de serviço, este é um fator O custo da folha — que inclui salários, encargos e pró-labore — tem um peso direto nos impostos da sua empresa, principalmente no setor de serviços.

No Simples Nacional, por exemplo, existe a regra do Fator R, que pode reduzir bastante a alíquota de impostos quando a folha representa uma parte relevante do faturamento.

A melhor forma de decidir é simular. Um contador especialista irá projetar o cenário da sua empresa nos três regimes, calculando o valor total de impostos que você pagaria em cada um. A escolha será, então, pelo regime que, de forma totalmente legal, apresentar a menor carga tributária para a sua realidade. Para isso você pode contar com a nossa contabilidade digital para fazer todo seu planejamento tributário.

Qual o próximo passo para sua empresa?

A escolha do regime tributário é uma das decisões mais importantes para a saúde financeira do seu negócio. Como vimos, o que é vantajoso para uma empresa pode não ser para outra. Fazer essa análise com base em dados, projeções e simulações é o que diferencia uma gestão fiscal amadora de uma estratégica. Essa decisão, tomada no início de cada ano (ou na abertura do CNPJ), impactará diretamente seu fluxo de caixa, sua margem de lucro e sua capacidade de investir e crescer.

Fazer esse planejamento tributário sozinho é arriscado. A complexidade da legislação e as particularidades de cada regime exigem o conhecimento de um especialista. Contar com um parceiro contábil não é um custo, mas sim o primeiro grande investimento no lucro da sua empresa. Se você está abrindo seu negócio ou tem dúvidas se o seu enquadramento atual é o mais econômico, a hora de agir é agora.Fale com a gente, assim podemos te ajudar a enquadrar sua empresa no regime mais adequado para você.

Perguntas Frequentes

1. Posso mudar de regime no meio do ano?

Se a sua empresa quiser sair do Simples Nacional para migrar para um regime “maior” (como o Lucro Presumido ou o Lucro Real), isso pode ser feito a qualquer momento do ano. 

Porém, o caminho inverso é mais restrito: voltar para o regime anterior só é possível em janeiro de cada ano, e o enquadramento só passa a valer a partir do ano-calendário seguinte — desde que a empresa atenda a todos os requisitos previstos em lei.

2. Qual o limite de faturamento do Simples Nacional em 2025?

O limite é de R$ 4,8 milhões/ano, com sublimite de R$ 3,6 milhões para ICMS e ISS.

3. Se minha empresa não faturar nada no mês, ainda preciso declarar?

Sim. Mesmo sem faturamento, obrigações acessórias e declarações devem ser entregues.

4. No Lucro Presumido, posso distribuir todo o lucro sem pagar imposto adicional?

Sim, a distribuição de lucros — quando feita dentro dos parâmetros legais — é isenta de tributação até o limite do lucro presumido. Valores que ultrapassarem esse limite podem ser tributados.

5. Holding familiar pode optar por qualquer regime tributário?

Não, uma holding não pode optar pelo regime do Simples Nacional, podendo optar somente entre o lucro presumido e o Lucro Real.

6. Quais os erros mais comuns das PMEs ao escolher regime?

Erros mais frequentes ao escolher o regime tributário:

• Não realizar um planejamento tributário prévio.

• Escolher o regime apenas pelo valor do imposto no momento, sem olhar o longo prazo.

• Ignorar o impacto da folha de pagamento na carga tributária.

• Não acompanhar a evolução do faturamento e da lucratividade da empresa.

• Deixar de manter uma escrituração contábil completa e organizada.

• Decidir sem orientação de um contador ou especialista.

7. Qual regime é melhor para prestadores de serviços?

Depende de alguns fatores estratégicos, principalmente da folha de pagamento, do faturamento e da carga tributária total. Se a folha (incluindo pró-labore) representa 28% ou mais do faturamento, o Simples Nacional pode ser mais vantajoso, por conta do Fator R, que reduz significativamente a alíquota de impostos.

Mas se a folha é mais enxuta, ou os encargos trabalhistas forem altos, o Lucro Presumido pode sair mais barato, principalmente para empresas com faturamento mais elevado. O ideal é fazer um planejamento tributário.

8. No Lucro Real, posso compensar prejuízos de anos anteriores?

Sim, até o limite de 30% do lucro real do período.

9. Simples Nacional sempre é a melhor opção para iniciantes?

Não necessariamente. O ideal é sempre fazer um planejamento para o seu caso antes de optar pelo simples nacional.

10. Quais setores são impedidos de entrar no Simples?

Instituições financeiras, factoring, cooperativas de crédito, entre outros listados na LC 123/2006.

11. Qual regime reduz mais impostos em média?

Não existe um regime que seja ideal para todas as empresas, Por isso é importante fazer o planejamento tributário para entender qual é a opção mais econômica para sua empresa.

12. Lucro Presumido permite aproveitamento de créditos de PIS/COFINS?

Não. Essa vantagem existe apenas no Lucro Real.

13. Como funciona a tributação para o agronegócio?

Atualmente, o setor pode ser tributado pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou pelo regime do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), no caso dos produtores rurais pessoa física.