Você sabia que escolher o regime tributário errado pode custar à sua empresa até dezenas de milhares de reais por ano — e, em casos extremos, até levá-la a fechar as portas? A decisão sobre qual o melhor regime tributário para minha empresa vai muito além de simples alíquotas nominais: ela impacta diretamente sua margem líquida, fluxo de caixa e competitividade no mercado.
Segundo dados da Receita Federal, mais de 30% das micro e pequenas empresas pagam impostos acima do necessário simplesmente por não reavaliarem seu enquadramento anualmente. Um ajuste correto de regime pode gerar economia de até 25% da carga tributária, liberando recursos para reinvestimento em marketing, contratação de pessoal e inovação.
Dica da Razonet: Não existe um regime ‘perfeito’ para todas as empresas — o ideal é aquele que equilibra sua estrutura de custos, projeções de crescimento e obrigações acessórias, sempre revisitado anualmente (exceto o MEI).
Neste guia completo você vai aprender a:
- Comparar Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e MEI
- Avaliar alíquotas nominais versus efetivas
- Entender obrigações acessórias de cada regime
Principais Regimes Tributários no Brasil
Antes de detalharmos cada regime, é importante mencionar o caso do MEI (Microempreendedor Individual). O MEI, tecnicamente enquadrado dentro do Simples Nacional (no sistema SIMEI), tem regras tão específicas que merece atenção à parte. É destinado a negócios de porte muito pequeno (faturamento de até R$ 81.000/ano), com tributação fixa mensal e várias restrições (até 1 empregado, lista limitada de atividades).
Simples Nacional
O que é?
Simples Nacional é o regime unificado que consolida IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e CPP numa única guia (DAS), com alíquotas progressivas conforme o faturamento. Ideal para micro e pequenas empresas, reduzindo burocracia e obrigações acessórias.
Quem pode optar?
- Microempresas (ME): faturamento até R$ 360.000/ano
- Empresas de Pequeno Porte (EPP): faturamento até R$ 4,8 milhões/ano
- Micro Empreendedor Individual (MEI): Faturamento de até R$ 81.000/ano
Vantagens
- Recolhimento unificado em guia única (DAS)
- Obrigações acessórias simplificadas (DEFIS ou DASN-SIMEI)
- Alíquotas iniciais reduzidas (4–6%)
- Parcelamento facilitado em caso de inadimplência
Desvantagens
- Pode ser mais caro para serviços com alta margem e baixa folha (Anexo V vs. Lucro Presumido)
- Limite de faturamento e sublimites de ICMS/ISS em alguns estados
- Proibição de sócio PJ e ausência de crédito.
Lucro Presumido
O que é?
Regime intermediário para empresas com faturamento até R$ 78 milhões/ano. Assume-se um “lucro presumido” (percentual fixo sobre a receita conforme atividade) e tributa IRPJ e CSLL sobre essa base, com PIS/Cofins cumulativos de 3,65%
Como funciona?
- Define-se base de presunção (ex.: 8% para comércio, 32% para serviços)
- Aplica-se 15% de IRPJ e 9% de CSLL sobre essa base
- PIS (0,65%) + Cofins (3%) sobre o faturamento bruto
Indicados para:
Empresas de porte médio com margens previsíveis, sem muitos custos dedutíveis.
Prós e Contras:
- Prós: apuração mais simples, tributos calculados sobre base fixa
- Contras: não considera despesas reais; PIS/Cofins sem créditos fiscais
Lucro Real
O que é?
Regime que calcula IRPJ/CSLL sobre o lucro líquido contábil ajustado e adota PIS/Cofins não cumulativos, permitindo créditos fiscais sobre insumos
Obrigatório para:
- Faturamento anual > R$ 78 milhões
- Instituições financeiras e setores específicos
Indicados para:
Empresas com margens baixas, alta variação de resultados ou muitos insumos, que se beneficiam dos créditos fiscais.
Prós e Contras:
- Prós: tributos alinhados ao desempenho real, crédito de PIS/Cofins
- Contras: maior complexidade, escrituração contábil completa, custos elevados de compliance
MEI (SIMEI)
Embora seja “parte” do Simples Nacional, o MEI funciona como um sub-regime ultra-simplificado:
- Teto de faturamento: R$ 81 000/ano
- Tributação: DAS-MEI fixo (~R$ 70/mês, somando INSS + ICMS ou ISS)
- Obrigações: Declaração anual (DASN-SIMEI) e Emissão de nota fiscal, sendo obrigatória somente se você presta serviços para PJ (opcional para PF)
Como Escolher e Simular o Regime Ideal
Para tomar uma decisão sólida, siga critérios objetivos e utilize ferramentas práticas:
Critérios de Enquadramento e Ferramentas Práticas
- Faturamento e Limites Legais: verifique em quais regimes sua empresa se enquadra:
- MEI: até R$ 81 000/ano
- Simples Nacional: até R$ 4,8 mi/ano
- Lucro Presumido: até R$ 78 mi/ano
- Lucro Real: sem limite máximo
- CNAE e Restrições de Atividade: confirme se seu código CNAE é permitido em cada regime, consultando a Lei Complementar nº 123/2006 e a Resolução CGSN nº 140/2018.
- Custos de Compliance: avalie o investimento em contabilidade, sistemas e as obrigações acessórias; regimes mais complexos exigem equipe e software dedicados.
- Folha de Pagamento: para serviços no Simples Nacional, se sua folha (pró-labore + salários) representar ≥ 28% do faturamento, você cai no Anexo III com alíquotas menores; caso contrário, fica no Anexo V. Para entender melhor como funcionam os anexos do Simples Nacional, você pode ver nosso video abaixo:
Erros Comuns e Boas Práticas
- Não optar “no chute”: evite escolher sem simular cenários reais; utilize dados de faturamento e custos concretos
- Não reavaliar anualmente: a legislação e seu faturamento mudam; revise o regime todo ano antes do prazo de opção
- Não ignorar tributos indiretos: compare sempre IRPJ/CSLL, PIS/COFINS, ICMS/ISS e as obrigações acessórias para uma decisão completa
Dica da Razonet: A melhor tributação não é a mais barata em papel, e sim a que maximiza seu lucro líquido depois de custos de compliance e riscos fiscais.”
Comparativo Prático de Carga Tributária
Para ilustrar como a escolha do regime impacta a carga tributária de uma empresa, veja o comparativo de dois cenários típicos com um faturamento de R$ 500.000 anuais, considerando os diferentes regimes tributários:
1- Simples Nacional
Comércio (R$ 500.000/ano)
- Alíquota média: 6,73%
- Imposto total: R$ 33.650,00
Serviço (R$ 500.000/ano, 30% de folha)
- Alíquota média: 9,97%
- Imposto total: R$ 49.850,00
2- Lucro Presumido
Comércio (R$ 500.000/ano)
IRPJ
- Presunção: 8%
- Alíquota: 15%
- Cálculo: 500.000 * 8% = 40.000
- Imposto: 40.000 * 15% = R$ 6.000
CSLL
- Presunção: 12%
- Alíquota: 9%
- Cálculo: 500.000 * 12% = 60.000
- Imposto: 60.000 * 9% = R$ 5.400
PIS
- Alíquota: 0,65%
- Cálculo: 500.000 * 0,65% = R$ 3.250
COFINS
- Alíquota: 3%
- Cálculo: 500.000 * 3% = R$ 15.000
Imposto total (Comércio): R$ 29.650,00 (excluindo ICMS)
3- Lucro Real
Comércio (R$ 500.000/ano, com lucro de R$ 60.000)
IRPJ
- Alíquota: 15%
- Cálculo: 60.000 * 15% = R$ 9.000
CSLL
- Alíquota: 9%
- Cálculo: 60.000 * 9% = R$ 5.400
PIS
- Alíquota: 1,65%
- Cálculo: 500.000 * 1,65% = R$ 8.250
COFINS
- Alíquota: 7,60%
- Cálculo: 500.000 * 7,60% = R$ 38.000
Imposto total (Comércio): R$ 60.500,00 (excluindo ICMS, que varia de acordo com o estado e créditos de PIS/COFINS)
Serviço (R$ 500.000/ano, com lucro de R$ 160.000)
IRPJ
- Alíquota: 15%
- Cálculo: 160.000 * 15% = R$ 24.000
CSLL
- Alíquota: 9%
- Cálculo: 160.000 * 9% = R$ 14.400
PIS
- Alíquota: 1,65%
- Cálculo: 500.000 * 1,65% = R$ 8.250
COFINS
- Alíquota: 7,60%
- Cálculo: 500.000 * 7,60% = R$ 38.000
Imposto total (Serviço): R$ 84.650,00 (excluindo ISS, que varia de 2% a 5% e créditos de PIS/COFINS)
Observações Importantes
- Créditos de PIS e Cofins: Nos cenários de Lucro Real, a empresa pode se beneficiar de créditos fiscais sobre insumos, o que pode reduzir significativamente o valor total de impostos.
- Imposto Adicional de IRPJ: Se a empresa tiver lucro superior a R$ 20.000 no mês, o valor que ultrapassar esse limite estará sujeito a um adicional de 10% de IRPJ, aplicado apenas sobre o valor excedente.
- INSS Patronal: Se a empresa tiver uma folha de pagamento, será necessário pagar o INSS patronal sobre os salários, com alíquota média de 27%.
Interpretação dos Resultados
No comércio, o Simples Nacional oferece a menor carga e simplicidade de recolhimento.
Em serviços com folha de pagamento alta, o Lucro Real pode ser mais vantajoso. Isso porque, além dos impostos sobre o lucro, a empresa pode usar créditos de PIS e Cofins para reduzir a carga tributária.
O Lucro Presumido ocupa posição intermediária, mas exige monitoramento contínuo de margens e custos.
Perguntas Frequentes
- Quem pode optar pelo Simples Nacional? Empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões e atividades permitidas pela Lei Complementar nº 123/2006.
- Quais são os limites de faturamento do MEI? Até R$ 81 mil por ano; permite um único sócio e no máximo um empregado, com obrigações simplificadas (DAS-MEI e DASN-SIMEI).
- Quando o Lucro Presumido é indicado? Para empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões e margem de lucro consistente, buscando apuração simplificada de IRPJ e CSLL.
- Quais tributos incidem no Lucro Presumido? IRPJ (15% sobre a base presumida), CSLL (9%), PIS (0,65%) e Cofins (3%) cumulativos, além de ISS/ICMS/IPI conforme legislação.
- O que é Lucro Real? Regime em que IRPJ/CSLL são calculados sobre o lucro líquido contábil, com PIS/Cofins não-cumulativos e possibilidade de créditos fiscais; obrigatório para faturamento acima de R$ 78 milhões.
- Como funciona PIS/COFINS no Lucro Real? Alíquotas de 1,65% e 7,6% sobre a receita, com créditos sobre insumos e custos previstos em lei, reduzindo a carga efetiva.
- Quais obrigações acessórias do Simples Nacional? DAS mensal, declaração anual (DEFIS para ME/EPP; DASN-SIMEI para MEI) e, quando aplicável, emissão de NF-e para vendas a PJ.
- Qual o prazo para optar por um regime tributário? A opção deve ser feita no início do ano-calendário (ou na abertura da empresa) e é irretratável até o fim do exercício.
- O que acontece se eu ultrapassar o limite do Simples Nacional? Desenquadramento automático com multas e necessidade de migrar para Presumido ou Real no ano seguinte.
- O que é o Fator R no Simples Nacional? Percentual da folha de pagamento sobre a receita bruta dos últimos 12 meses; acima de 28% permite enquadramento no Anexo III (alíquotas menores).
- Por que o custo de compliance importa na escolha? Regimes mais complexos (Lucro Real) exigem maior investimento em contabilidade e sistemas, o que pode anular benefícios fiscais.
- Com que frequência devo revisar meu regime tributário? Anualmente — ou sempre que houver mudança de faturamento, atividade ou nova legislação (Reforma Tributária).
- Posso optar pelo Lucro Real mesmo faturando menos? Sim, voluntariamente, quando há grande volume de investimentos ou necessidade de créditos de PIS/COFINS.
- Quais atividades são vedadas no Simples Nacional? Atividades financeiras (bancos, corretoras), imobiliárias e aquelas que recebem benefícios fiscais específicos.
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Conclusão e Próximos Passos
Definir o regime tributário é apenas o primeiro passo. Para manter sua empresa alinhada às melhores práticas fiscais e aproveitar oportunidades de economia, siga este plano:
Plano de Reavaliação e Contabilidade Digital
Definir o regime é só o começo: planeje revisões anuais, acompanhe mudanças legislativas (Reforma Tributária IBS/CBS) e conte com a contabilidade digital da Razonet para ajustes contínuos.
Próximas Ações:
- Agende uma revisão tributária ao final de cada exercício fiscal.
- Atualize-se sobre propostas e normas em tramitação (IBS/CBS, Nova CPMF).
- Simule cenários com nossa planilha a cada trimestre para capturar oportunidades.
- Conte com a Razonet para automatizar seu compliance e evitar surpresas.
