Impostos federais, estaduais e municipais: O que cada um Cobra, como calcular e pagar

No Brasil, os tributos são divididos entre a União, os Estados/DF e os Municípios, cada um com sua responsabilidade sobre diferentes tipos de impostos. Compreender quem cobra o quê e as diferenças entre impostos, taxas e contribuições é essencial para evitar pagar mais do que o devido e garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Além disso, saber onde consultar e emitir os documentos necessários, como no e-CAC, SEFAZ ou na Prefeitura, facilita o controle e o pagamento dos tributos.

Neste guia, vamos explicar os conceitos essenciais sobre os tributos federais, estaduais e municipais. Você verá quais são os principais impostos de cada esfera, como o IRPJ, CSLL, ICMS, ISS, IPTU, entre outros, e como calcular e pagar cada um corretamente. Além disso, vamos apresentar as obrigações que você deve cumprir e os portais oficiais para ficar em dia com a Receita Federal, as secretarias estaduais e as prefeituras.

Quem cobra o quê e tipos de tributos?

No Brasil, os tributos são divididos entre três níveis: a União, os Estados/DF e os Municípios, e cada um tem a responsabilidade de cobrar diferentes tipos de impostos. A União fica com os tributos federais, como o IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, IPI, entre outros. Já os Estados/DF são responsáveis por tributos como o ICMS, IPVA e ITCMD. Por fim, os Municípios cobram tributos como o ISS, IPTU e ITBI. Cada nível de governo tem suas próprias regras, prazos e portais para gerenciar a arrecadação e a fiscalização desses impostos.

É importante também entender a diferença entre imposto, taxa e contribuição para evitar erros:

• Imposto é cobrado sem uma contraprestação direta (como o IR, ICMS e ISS).
• Taxa é paga quando se recebe algum serviço público ou para o exercício de poder de polícia (como a taxa de alvará).
• Contribuições têm uma finalidade específica, como a previdenciária (INSS) ou as contribuições para PIS/Cofins.

Além disso, existem obrigações principais, como pagar os tributos, e obrigações acessórias, como declarar e manter os documentos fiscais, que devem ser cumpridas no prazo para evitar problemas com o fisco.

Impostos Federais

Os impostos federais são cobrados pelo governo central do Brasil. Os principais impostos que as empresas pagam sobre o lucro são o IRPJ e a CSLL. Já o PIS/Cofins incide sobre o faturamento da empresa. Existem também outros impostos como o IPI, que é aplicado em produtos industrializados, e o IOF, que é cobrado em operações financeiras, como empréstimos e câmbio. O valor dos impostos pode variar dependendo do tipo de empresa e do regime tributário escolhido.

IRPJ e CSLL (tributos sobre o lucro)

• IRPJ: O Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) é o Imposto sobre o lucro da empresa. A alíquota é de 15% sobre o lucro, mais 10% sobre a parte que ultrapassar o limite estabelecido. A forma de pagamento varia de acordo com o regime tributário da empresa (trimestral ou anual).
• CSLL: A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é o Imposto destinado à Seguridade Social (saúde, previdência, etc.). A alíquota é de 9% para a maioria das empresas, mas pode ser maior em setores financeiros, como bancos.
• Impacto por regime: O valor de cada imposto pode ser diferente dependendo do regime tributário da empresa: Simples Nacional (pago de forma simplificada), Lucro Presumido ou Lucro Real (mais detalhado e com alíquotas específicas).

PIS/Cofins (sobre receita/faturamento)

• PIS: O Programa de Integração Social (PIS0) é a contribuição paga pelas empresas para financiar o pagamento de abono salarial e outros benefícios aos trabalhadores. A alíquota varia conforme o regime tributário da empresa.
• Cofins: Contribuição destinada ao financiamento da seguridade social, como saúde e previdência. Assim como o PIS, a alíquota depende do regime tributário adotado pela empresa.
• Cumulativo (Presumido): A alíquota é de 0,65% para PIS e 3% para Cofins, mas não é possível usar créditos sobre os custos ou despesas da empresa. Ou seja, o valor pago não pode ser abatido de outros impostos.
• Não cumulativo (Real): A alíquota é de 1,65% para PIS e 7,6% para Cofins, com a vantagem de poder usar créditos sobre os custos e insumos da empresa, o que pode reduzir o valor a pagar.
• Simples Nacional: Para empresas no Simples, os valores de PIS e Cofins já estão incluídos no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), simplificando o pagamento. A parametrização correta de códigos de produto (NCM/CFOP) é importante para garantir que os créditos sejam aplicados corretamente.

IPI, IOF, II e IE

• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Imposto cobrado sobre a fabricação e importação de produtos industrializados. A alíquota varia conforme o tipo de produto, de acordo com a TIPI (Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados) e o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
• IOF (Imposto sobre Operações Financeiras): Imposto que incide sobre operações de crédito, câmbio, seguros e títulos. A alíquota pode ser ajustada por decreto do governo, variando de acordo com o tipo de operação.
• II/IE (Imposto de Importação/Imposto de Exportação): II incide sobre a importação de produtos, e IE sobre a exportação. Ambos têm caráter extrafiscal, ou seja, são usados para controlar o comércio exterior e não apenas para arrecadação.

SPED e declarações

O SPED e as declarações fiscais, como EFD-Contribuições, ECF e DCTF, são sistemas que cruzam dados de Notas fiscais, estoque e contabilidade, garantindo que as informações estejam corretas e completas. Manter a consistência nesses dados ajuda a evitar autuações e glosas (recusa de créditos fiscais). A dica é: antes de definir o preço, simule corretamente os tributos como PIS/Cofins e IPI, considerando as diferenças entre os regimes cumulativo e não cumulativo. Guardar a memória de cálculo facilita auditorias e negociações com outros negócios. Para isso, nunca faça sem o auxílio de um contador, a falta de auxilio com a caga tributária pode acabar te trazendo um grande prejuízo, por isso deixe que os nossos contadores cuidem disso para você.

Impostos Estaduais

Os impostos estaduais mais comuns são o ICMS, IPVA e ITCMD. Cada estado define suas próprias alíquotas, prazos de pagamento e regras para a cobrança desses tributos. A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado é responsável por administrar essas obrigações e fornecer os portais para o pagamento e consulta dos tributos. É importante entender como cada um desses impostos funciona para evitar surpresas e manter a empresa em conformidade.

ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços)

Imposto cobrado sobre mercadorias, transporte intermunicipal e interestadual, e comunicação. A alíquota varia conforme o produto e o estado. O ICMS não cumulativo permite que a empresa compense o imposto pago em etapas anteriores, mas há atenção especial para Substituição Tributária (ST), antecipação e DIFAL (Diferencial de Alíquota) em vendas para outros estados.

• Requisitos: A empresa deve ter a Inscrição Estadual (IE), emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), enviar a EFD-ICMS/IPI e, quando necessário, a GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).
• Simples Nacional: Para empresas no Simples, o ICMS já está incluído no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), mas as obrigações estaduais, como a Inscrição Estadual, NF-e e SPED, continuam sendo exigidas.

IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores)

Imposto cobrado sobre a propriedade de veículos (carros, motos, caminhões etc.). A base de cálculo é o valor de mercado do veículo; alíquota e calendário de pagamento variam conforme o estado. O não pagamento do IPVA pode impedir o licenciamento do veículo.

ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doações)

Imposto estadual cobrado sobre doações e heranças. A alíquota e as regras variam de acordo com o estado, sendo geralmente progressiva — ou seja, aumenta conforme o valor do bem.

Particularidades Relevantes

• FECP (Fundo de Combate à Pobreza): Em alguns estados, como no RJ, há um adicional no ICMS para financiar programas de combate à pobreza (por exemplo, +2% no imposto). Esse valor não entra no DAS do Simples Nacional e altera a carga tributária de alguns itens específicos.
• Guerra fiscal: Cada estado oferece benefícios e incentivos fiscais diferentes, o que pode alterar o valor do imposto. Por isso, é importante verificar a legislação local antes de definir o preço de produtos ou serviços, para não ter surpresas e evitar pagar mais imposto do que o necessário.

Dica do especialista da Razonet: Para evitar erros e autuações, é fundamental parametrizar corretamente os códigos fiscais como CSOSN, CFOP e NCM de acordo com o cenário da operação (interna, interestadual, com ou sem Substituição Tributária, com DIFAL, etc.). Isso garante que os dados na NF-e e no SPED estejam alinhados, evitando inconsistências e possíveis problemas com a fiscalização. A contabilidade digital pode ajudar a padronizar essas regras e automatizar a conferência dos impostos.

Impostos Municipais

Os impostos municipais mais comuns são o ISS, IPTU e ITBI, e cada município tem suas próprias regras sobre como e quando os tributos devem ser pagos. A responsabilidade pela cobrança e fiscalização desses impostos fica a cargo da Prefeitura ou da Secretaria de Finanças local. As empresas devem ficar atentas a aspectos como o cadastro mobiliário, NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), DMS/DMISS (Declaração Mensal de Serviços) e alvará de funcionamento.

ISS (Imposto Sobre Serviços)

Tributo cobrado sobre a prestação de serviços. A alíquota varia de 2% a 5%, dependendo do município e do tipo de serviço. Em algumas situações, o tomador do serviço pode ser responsável pela retenção do ISS. Para empresas no Simples Nacional, o ISS já está incluso no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), mas é necessário manter o Cadastro Municipal (CCM) e emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica).

IPTU (Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana)

Cobrado sobre a propriedade de imóveis urbanos. O valor do IPTU é calculado com base no valor venal do imóvel (valor estimado para venda) e varia de acordo com o município. O pagamento é feito anualmente, e cada cidade pode oferecer isenções ou benefícios fiscais para alguns imóveis.

ITBI (Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis)

Incide sobre a transmissão de propriedade de imóveis. Ele deve ser pago antes do registro do imóvel no cartório, e a alíquota é definida pelo município onde o imóvel está localizado.

Por que cuidar bem da esfera municipal?

Cuidar corretamente dos impostos municipais é fundamental, pois a Prefeitura pode bloquear a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) ou até negar licenças de funcionamento caso a empresa esteja inadimplente. Conhecer a legislação local e estar em dia com as obrigações fiscais ajuda a evitar multas e até interdições da atividade comercial. Para pagar ou consultar os tributos, como ISS, IPTU e ITBI, é necessário acessar o portal da Prefeitura, onde é possível emitir guias e verificar a situação fiscal da empresa.

Dica do especialista da Razonet: Cada cidade tem códigos de serviço e regras de retenção próprias, por isso é importante padronizar as descrições na NFS-e e alinhar o local de incidência dos impostos. Uma contabilidade online pode mapear essas variações por cliente e município, ajudando a reduzir erros fiscais e a evitar problemas futuros.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Qual a diferença entre imposto, taxa e contribuição?
2. • Imposto não tem contraprestação específica (ex.: IRPJ, ICMS, ISS).
   • Taxa é vinculada a serviço público/poder de polícia (ex.: taxa de alvará).
   • Contribuição tem finalidade específica (ex.: previdenciária/INSS, PIS/Cofins).
2. Quem cobra o quê nas três esferas?
3. • União (federal): IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, IPI, IOF, II/IE etc.
   • Estados/DF (estadual): ICMS, IPVA, ITCMD.
   • Municípios (municipal): ISS, IPTU, ITBI.
3. Sou do Simples Nacional: ainda preciso lidar com obrigações estaduais/municipais?
   Sim. O DAS reúne tributos, mas obrigações locais permanecem (ex.: Inscrição Municipal/CCM + NFS-e, Inscrição Estadual + NF-e e SPED/DeSTDA quando aplicável).
4. ISS retido pelo tomador: pago de novo no DAS?
   Não. Quando há retenção de ISS, você deve informar corretamente no PGDAS-D para não recolher duas vezes. Guarde o comprovante de retenção.
5. ICMS-ST, antecipação e DIFAL: quando se aplicam?
   ST/antecipação: cadeias com substituto tributário e itens sujeitos a regime específico. DIFAL: venda para consumidor final de outra UF (e-commerce, por exemplo), conforme regras vigentes. Parametrização correta de CFOP/CSOSN/NCM é essencial.
6. PIS/Cofins: cumulativo × não cumulativo — o que muda?
7. • Cumulativo (Presumido): alíquotas menores, sem créditos.
   • Não cumulativo (Real): alíquotas maiores, com créditos sobre insumos/elegíveis.
   • No Simples, compõe o DAS.
7. NFS-e × NF-e: quando emitir cada uma?
   NFS-e: serviços (prefeitura). NF-e: circulação de mercadorias/industrialização (SEFAZ). Atividades mistas podem exigir ambas (parâmetros diferentes).
8. Atraso no pagamento de guias: o que acontece?
   Incidem multa e juros; podem surgir impedimentos (ex.: bloqueio da NFS-e ou dificuldade para emitir CND). Regularize e, se preciso, parcele.
9. Como parcelar débitos federais, estaduais e municipais?
10. • Federais: via e-CAC (não inscritos) e PGFN/Regularize (inscritos).
    • Estaduais/Municipais: portais das SEFAZ/Prefeituras; alguns oferecem REFIS/anistias periódicas.
10. IPVA e IPTU são impostos “da empresa”?
    São patrimoniais: IPVA sobre veículo e IPTU sobre imóvel urbano, independentemente de faturamento. O não pagamento gera restrições (ex.: licenciamento).
11. Quais declarações acessórias preciso observar?
    Depende do regime e da operação, mas típicas: PGDAS-D/DEFIS (Simples), DCTFWeb/EFD-Reinf/EFD-Contribuições/ECF (Presumido/Real), EFD-ICMS/IPI/GIA/DeSTDA (quando IE), DMS/DMISS (município).
12. Como evitar pagar tributo em duplicidade?
    Mapeie retenções (ISS/INSS/IR), integre NFS-e/NF-e ↔ PGDAS-D/SPED e confira notas de grandes tomadores antes de faturar.
13. O que preciso para emitir CNDs rapidamente?
14. • Entregar obrigações omitidas;
    • Quitar/parcelar débitos;
    • Solicitar Certidão Conjunta (RFB/PGFN) e as Estadual/Municipal. Parcelamento válido costuma permitir CPEND/CND.
14. Como organizar um calendário fiscal confiável?
    Use um roteiro mensal por esfera (federal/estadual/municipal) + lembretes. Centralize protocolos, guias e XML em um dossiê com backups.
15. Preciso de ajuda profissional?
    Sim, especialmente com ICMS-ST/DIFAL, retenções de ISS/INSS, SPED e cruzamentos. Contabilidade online e contabilidade digital integram portais (e-CAC, SEFAZ, prefeituras) e reduzem erros que geram multas.