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Como Gerenciar as Despesas de uma Empresa?

Entenda como organizar e reduzir os gastos da sua empresa, diferenciando custo, despesa, perda e investimento, e aplicando estratégias práticas para mapear, reduzir gastos e otimizar sua gestão financeira.
Descomplicando A Sua Gestão Contabilidade
Por Milena Savaris
06 ago 2025 | Atualizado 09 ago 2025
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Entender e controlar as despesas é o pilar da saúde financeira de qualquer negócio. Neste guia completo, vamos desde a teoria essencial — diferenciando custo, despesa, perda e investimento — até a prática diária de gestão de gastos. Uma boa gestão de despesas é o primeiro passo para uma empresa lucrativa, e a contabilidade digital da Razonet é sua maior aliada para manter tudo sob controle e focar no crescimento.

Custo, Despesa, Perda ou Investimento?

Toda saída de caixa é um gasto, mas sua classificação correta muda tudo:

Tipo O que é Exemplo
Custo Gasto direto e necessário para produzir ou adquirir produtos/serviços. Ou seja, é o gasto que tem ligação direta com o que a empresa vende. Matéria-prima, mão de obra direta da fábrica etc…
Ex de uma padaria: Trigo, Padeiro, fermento etc…
Despesa Gasto para operar a empresa e vender ou adquirir produtos/serviços, mas não faz parte da produção direta. Aluguel do escritório, marketing, salários administrativos, pró-labore etc…
Perda Gasto anormal sem benefício futuro Produto estragado, quebra de equipamento
Investimento Gasto que gera benefício ou retorno futuro Compra de máquina nova, implantação de software…

Tipos de Despesas da Empresa

As despesas de modo geral podem ser classificadas em três categorias principais, sendo elas Fixas, variáveis ou Semi-variáveis.

Despesas Fixas

São aquelas que não variam com o volume de vendas ou produção, permanecendo constantes mês a mês.

Exemplos: aluguel de escritório, salários de colaboradores administrativos, honorários contábeis, assinaturas, etc.

Despesas Variáveis

Variações ocorrem de acordo com o nível de atividade ou faturamento da empresa.

Exemplos: comissões sobre vendas, custo de frete, consumo de matéria-prima secundária.

Despesas Semi-variáveis

Possuem componente fixo e componente que varia com o volume de operações.

Exemplos: conta de energia elétrica (tarifa mínima + consumo excedente), planos de telefone com franquia + excedente.

 

Como Mapear e Controlar suas Despesas

Para manter a saúde financeira, é fundamental ter um processo claro de registro e análise:

  • Planilha de Controle de Despesas: Utilize uma planilha simples, separando colunas por data, categoria (fixa, variável, semi-variável), descrição e valor.
  • Software de Gestão Integrado: Implemente um sistema de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) ou financeiro que importe automaticamente boletos e notas fiscais, categorizando gastos.
  • Centralização de Boletos e Extratos: Abra uma conta única para recebimentos e pagamentos, concentre todos os boletos e extratos em uma pasta digital ou no sistema de gestão.
  • Reuniões Periódicas com Contador: Realize encontros mensais para analisar a evolução das despesas, ajustar orçamentos e identificar desperdícios.
  • Monitoramento de Indicadores: Acompanhe métricas como margem de contribuição, percentual de despesas sobre receita e EBITDA (Lucro da empresa sem contar Juros, Impostos, Depreciação e Amortização) para decisões estratégicas.

Controlar os gastos da empresa com precisão e estratégia é um dos maiores desafios para gestores e empreendedores. Esse controle faz toda a diferença entre crescer com saúde ou se perder no caos financeiro. Por isso, o ideal é contar com um sistema ou equipe especializada que cuide disso para você. Fale com um Especialista da Razonet e torne sua gestão financeira 100% digital!

Dicas para Reduzir Custos e Despesas sem Perder Qualidade

  • Renegocie contratos e revise fornecedores: Reavalie prazos e condições de pagamento, buscando descontos ou condições especiais. Um ajuste de 5% em fornecedores pode representar economia significativa no orçamento.
  • Audite assinaturas e licenças de serviços: Verifique o uso real de ferramentas pagas; negocie planos mais adequados ou cancele duplicidades. Isso evita gastos recorrentes desnecessários.
  • Automatize tarefas rotineiras: Invista em sistemas de gestão que automatizam emissão de boletos, conciliação bancária e categorização de gastos, reduzindo horas de trabalho e erros.
  • Terceirize atividades não-essenciais: Avalie a contratação de serviços terceirizados (limpeza, segurança, contabilidade digital) para evitar custos fixos elevados com equipes internas.
  • Monitore indicadores de eficiência: Use métricas como custo por cliente, percentual de despesas sobre receita e EBITDA para identificar desperdícios e oportunidades de otimização.

Dica do Especialista Razonet: Comece cada mês revisando as três maiores despesas do período anterior; ajuste o orçamento rapidamente e mantenha o caixa saudável.

 

Como seu Contador Pode Transformar sua Gestão de Despesas

Ter um parceiro contábil experiente faz toda a diferença na hora de transformar números em estratégias de economia. Veja por exemplo como a Razonet potencializa a gestão de despesas dos nossos clientes:

  • Maior organização de Boletos: Nossa plataforma oferece três formas práticas para lançar despesas: manualmente, por importação de extrato bancário ou via planilha Excel. Dessa forma, é possível categorizar os lançamentos e manter o controle financeiro sempre em dia.
  • Relatórios Mensais Personalizados: Enviamos gráficos e análises detalhadas por categoria de despesa, facilitando a tomada de decisão estratégica.
  • Planejamento Tributário: Classificamos corretamente cada gasto para aproveitar incentivos fiscais e evitar custos desnecessários.
  • Simulações de Cenários: Testamos diferentes estratégias de corte de despesas para que o cliente veja o impacto projetado no caixa e na lucratividade antes de tomar decisões.

 

Perguntas Frequentes sobre Despesas de Empresa

  1. Aluguel do escritório é custo ou despesa?
    A resposta definitiva para essa questão varia, por exemplo:
    Se o aluguel serve de apoio à operação, mas não gera receita diretamente, ele pode ser considerado como uma despesa.
    Se o aluguel está diretamente ligado à geração da receita (produção, atendimento), pode ser considerado como um custo.
  2. Salário da equipe de vendas é despesa fixa ou variável?
    Depende. O salário base é uma despesa fixa. As comissões sobre as vendas são despesas variáveis, pois aumentam conforme as vendas crescem.
  3. Qual a primeira coisa a fazer para controlar minhas despesas?
    O primeiro passo absoluto é registrar 100% dos seus gastos. Sem saber para onde o dinheiro está indo, é impossível gerenciá-lo.
  4. Marketing e publicidade são considerados despesas ou investimentos?
    Contabilmente, são classificados como despesas. Estrategicamente, podem ser vistos como investimentos no crescimento da marca e na aquisição de clientes.
  5. Existe uma ferramenta ou planilha para me ajudar?
    Sim, existem muitas planilhas de controle de gastos disponíveis. Contudo, o ideal é usar uma plataforma de gestão integrada, como a oferecida pela Razonet, que automatiza os registros e gera relatórios.
  6. Como definir um orçamento para minhas despesas?
    Comece analisando o histórico de gastos dos últimos meses. Com base nessa média, projete limites para cada categoria de despesa nos meses seguintes e acompanhe se está cumprindo.
  7. É importante separar as despesas pessoais das despesas da empresa?
    É absolutamente fundamental. Misturar as contas impede que você saiba se a sua empresa é realmente lucrativa.
  8. Com que frequência devo analisar minhas despesas?
    Recomenda-se uma análise detalhada pelo menos uma vez por mês. Para despesas críticas ou variáveis, um acompanhamento semanal pode ser necessário.
  9. O que são despesas pré-operacionais?
    São todas as despesas que ocorrem antes do início das atividades da empresa, como gastos para abrir a empresa, fazer pequenas reformas ou obter licenças.
  10. Reduzir despesas é a única forma de aumentar o lucro?
    Não. É uma das formas mais eficazes, mas o lucro também pode ser aumentado através do aumento de preços, do volume de vendas ou da redução de custos.
  11. Como as despesas afetam os impostos que eu pago?
    Em regimes como o Lucro Real, as despesas dedutíveis reduzem a base de cálculo do imposto. No Simples Nacional, o impacto é indireto, mas controlar despesas garante que sobre mais dinheiro no seu bolso.
  12. O que fazer quando uma despesa inesperada aparece?
    O ideal é ter uma reserva de emergência para a empresa. Se não tiver, analise o orçamento e veja de onde pode remanejar recursos ou se precisará de um capital de giro extra.
  13. Como a gestão de despesas muda quando uma empresa cresce, como ao migrar de MEI para ME?
    A complexidade aumenta significativamente. Novas despesas surgem (folha de pagamento maior, novos sistemas) e a necessidade de um controle mais rigoroso e relatórios detalhados se torna essencial.
  14. Meu negócio está com as finanças bagunçadas, por onde começo?
    Comece registrando tudo a partir de hoje e procure ajuda especializada. Um serviço de regularização pode fazer um diagnóstico completo e colocar sua casa em ordem.
  15. O que é um centro de custo?
    É uma forma de separar as despesas por departamentos ou projetos dentro da empresa (ex.: Centro de Custo “Marketing”, Centro de Custo “Administrativo”), ajudando a entender qual área gasta mais.

 

Pronto para realmente organizar suas despesas como uma empresa de alto nível? Fale com um Especialista da Razonet e torne sua gestão financeira algo realmente profissional e organizado.