Virei PJ: O que eu preciso saber? - Blog Razonet | Contabilidade para Pequenos Negócios

Trocar a carteira assinada pelo CNPJ é um passo importante e cheio de responsabilidades. Operar como pessoa jurídica exige conhecer regras, prazos e obrigações que garantem sua regularidade fiscal e financeira.

Este guia foi criado para que você, recém-PJ, possa atuar com segurança desde o primeiro dia — evitando multas, erros na emissão de notas e “surpresas” na hora de pagar impostos.

Virei PJ: por onde começar

O primeiro passo é entender qual estrutura societária e regime tributário se encaixam na sua realidade. Essa decisão impacta diretamente o valor dos impostos, a forma de emitir notas e até sua margem de lucro. Primeiramente vamos entender o que é MEI x SLU/LTDA e quando escolher cada um:

MEI (Microempreendedor Individual)

Ideal para faturamento de até R$ 81 mil/ano e atividades permitidas na lista oficial do Portal do Empreendedor. Tem carga tributária reduzida, mas limita a contratação de funcionários (1 no máximo) e impede participação como sócio em outras empresas. Você pode entender melhor no nosso Guia completo do MEI

SLU (Sociedade Limitada Unipessoal) ou LTDA

Para quem ultrapassa o teto do MEI, precisa de sócios ou exerce atividades não permitidas no MEI. Oferece limitação de responsabilidade e flexibilidade para escolher o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

Dica do especialista da Razonet: A escolha errada pode gerar retrabalho, aumento de impostos e até impedir a emissão de notas. Consulte um contador antes de abrir o CNPJ.

CNAE e impacto no anexo/tributos (ISS/ICMS)

O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) define:

A tributação da sua atividade no Simples Nacional (Anexos III, IV ou V).
Se a incidência será de ISS (serviços) ou ICMS (comércio/indústria).
A necessidade de licenças ou alvarás específicos no município/estado.

Exemplo: Um desenvolvedor de software (CNAE 6201-5/01) no Anexo III inicia com alíquota de 15,5%. Já uma empresa de construção civil no Anexo IV tem CPP patronal fora do DAS.

Simples x Presumido x Real: critérios de escolha

Simples Nacional: unifica impostos no DAS; alíquota inicial a partir de ~6% (varia por anexo e receita acumulada). É a porta de entrada para a maioria dos prestadores de serviço. Mas para entender melhor, leia nosso artigo sobre o Guia Completo do Simples Nacional

Lucro Presumido: geralmente entre 15% e 16% de carga efetiva em serviços. Pode ser vantajoso para margens altas ou atividades fora do Simples.

Lucro Real: mais complexo; indicado para empresas com margem estreita ou obrigadas por lei.

Escolha sua CNAE correta: revise o CNAE e o enquadramento antes de emitir a primeira nota — isso evita recolhimento errado de impostos e problemas de regularidade.

Operação fiscal do dia a dia

Assim que o CNPJ é aberto, o próximo passo é colocar a operação fiscal para rodar. Isso inclui emitir notas fiscais corretamente, ter o certificado digital ativo e conhecer as regras de retenção de impostos.

Emissão de notas fiscais (NFS-e / NF-e)

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): emitida pelo sistema da prefeitura, para empresas prestadoras de serviços.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): emitida pelo sistema estadual ou autorizado, para comércio e indústria.

O acesso aos sistemas exige cadastro prévio e, em muitos casos, certificado digital.

Atenção: empresas no Simples Nacional ainda precisam indicar a alíquota correta e o CNAE da atividade na nota para evitar retenções indevidas.

Certificado digital: tipos e validade

O certificado digital funciona como a assinatura eletrônica da empresa e é exigido para:

Emissão de notas fiscais em diversos municípios/estados;
Acesso a sistemas como e-CAC e e-Social;
Cumprimento de obrigações acessórias (DCTFWeb, EFD-Reinf, etc.).

Tipos principais:

A1: armazenado no computador; validade de 1 ano.
A3: armazenado em token ou cartão; validade de 1 a 3 anos.

Dica do especialista da Razonet: Prefira o modelo A1 se emitir notas com frequência e utilizar sistemas de gestão. Ele é mais rápido e integrado.

Retenção de impostos: IRRF, INSS, ISS

Mesmo no Simples Nacional, a sua nota pode sofrer retenção de impostos.

Exemplo: prestação de serviços para órgãos públicos ou grandes empresas pode gerar:

IRRF: retido na fonte conforme tabela progressiva ou fixa;
INSS patronal: em atividades do Anexo IV do Simples;
ISS: retido pelo tomador em contratos específicos ou por exigência municipal.

Dica do especialista da Razonet: Sempre envie a nota acompanhada de um resumo das regras fiscais da sua empresa para evitar retenções indevidas.

Obrigações acessórias, prazos e multas

Ser PJ não significa apenas emitir notas e pagar impostos. É preciso cumprir uma série de obrigações acessórias, que variam conforme o regime tributário e a atividade.

Obrigações mensais mais comuns

Emissão de notas fiscais e envio aos clientes;
Apuração e pagamento do DAS (Simples Nacional) ou guia de tributos federais (Lucro Presumido/Real);
EFD-Reinf e DCTFWeb para empresas com folha de pagamento ou retenções de impostos;
GFIP ou eSocial para registro de funcionários.

Obrigações anuais

DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) para empresas no Simples Nacional;
ECD/ECF (Escrituração Contábil Digital/Fiscal) para Lucro Presumido e Real;
DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), quando aplicável;
RAIS e Informe de Rendimentos para empregados.

Prazos e penalidades

O atraso no pagamento de tributos gera multa de 0,33% por dia, limitada a 20%, além de juros da taxa Selic.
Obrigações acessórias entregues fora do prazo podem gerar multas fixas ou proporcionais ao faturamento, que variam de R$ 50 a mais de R$ 1.500, dependendo do regime.
Tenha um calendário fiscal personalizado para o seu CNPJ. Isso garante que nenhuma obrigação seja esquecida e evita custos desnecessários.

Gestão financeira: pró-labore, distribuição de lucros e reservas

A saúde financeira da empresa depende de uma boa organização entre o que é dinheiro do negócio e o que é remuneração do sócio. Misturar as contas pessoais e empresariais é um dos erros mais comuns entre os novos PJs — e também um dos mais prejudiciais.

Pró-labore

É a remuneração fixa que o sócio-administrador retira mensalmente pelo trabalho na empresa.
Está sujeita a INSS (alíquota mínima de 11% sobre o valor declarado).
Não é o mesmo que lucro — é tratado como despesa da empresa.

Defina um valor de pró-labore realista, que cubra seus custos pessoais sem comprometer o capital de giro do negócio.

Distribuição de lucros

Pode ser isenta de IR para o sócio, desde que a contabilidade esteja regular e o lucro seja comprovado.
É recomendável fazer a distribuição de forma periódica, mas sem comprometer a saúde financeira da empresa.
Não substitui o pró-labore — são naturezas diferentes.

Reservas financeiras

Manter reservas é essencial para:

Cobrir meses de faturamento baixo (sazonalidade);
Evitar empréstimos emergenciais;
Aproveitar oportunidades de investimento no negócio.

Regra prática: reserve de 10% a 20% do lucro líquido mensal para um fundo de segurança.

Obrigações trabalhistas e contratação de funcionários

Mesmo que o seu negócio seja pequeno, contratar um funcionário formalmente implica em responsabilidades trabalhistas e previdenciárias que precisam ser cumpridas à risca.

Regras para contratação

Empresas no Simples Nacional podem contratar funcionários seguindo as mesmas leis trabalhistas das demais empresas.
O MEI pode ter apenas 1 funcionário registrado em regime CLT. Você pode entender melhor no nosso artigo sobre quantos funcionários o MEI pode ter.
É necessário registrar no eSocial antes do início das atividades do empregado.

Encargos sobre a folha

INSS patronal (parte da empresa) – varia de acordo com o regime tributário e a atividade;
FGTS – 8% sobre o salário;
Provisões trabalhistas – férias, 13º salário e verbas rescisórias.

Obrigações mensais

Enviar informações ao eSocial dentro do prazo;
Recolher encargos até o dia 7 de cada mês (FGTS) e até o dia 20 (INSS);
Manter controle de ponto, folha de pagamento e recibos.

Planejamento tributário e importância da contabilidade

Ao se tornar PJ, é fundamental entender que pagar menos impostos não significa sonegar, mas sim utilizar a legislação a seu favor por meio de um bom planejamento tributário.

O que é planejamento tributário

É o conjunto de estratégias para:

Escolher o regime tributário mais vantajoso;
Aproveitar benefícios e isenções previstos em lei;
Reduzir a carga tributária de forma legal;
Evitar pagamentos indevidos e multas.

Exemplo: mudar de CNAE ou de anexo do Simples Nacional pode reduzir significativamente o valor do DAS ou eliminar encargos adicionais.

A importância de ter um contador

Garante que todas as obrigações fiscais, trabalhistas e acessórias sejam cumpridas corretamente.
Auxilia na organização financeira e no controle de caixa.
Mantém o CNPJ em situação regular junto à Receita Federal, prefeituras e demais órgãos.

Dica do especialista da Razonet: Um contador experiente é o seu aliado para evitar riscos fiscais e aproveitar oportunidades legais de economia. Até mesmo para escolher o melhor regime tributário para sua empresa.

Perguntas Frequentes sobre ser PJ

Virei PJ: preciso abrir conta PJ?

Sim. Manter contas separadas para pessoa física e jurídica é fundamental para receber pagamentos, pagar impostos e controlar o caixa sem misturar finanças pessoais e empresariais.
Qual certificado digital devo usar?

O certificado A1 (formato de arquivo) é o mais indicado para a maioria dos PJs, pois facilita a emissão de NFS-e e NF-e, além de permitir automação de rotinas. Lembre-se de controlar a validade para evitar interrupções.
NFS-e ou NF-e: qual emitir?

Serviços: NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) emitida pelo sistema da prefeitura.
Produtos/mercadorias: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) emitida pelo sistema da SEFAZ estadual.
Sempre verifique se o cadastro na prefeitura ou na SEFAZ está ativo antes de emitir.
Como escolher o regime tributário (Simples, Presumido, Real)?

A escolha depende do CNAE, da margem de lucro e do faturamento anual. Para serviços, o Simples Nacional costuma ser a porta de entrada por sua carga tributária inicial reduzida e simplicidade de apuração.
Quando e como pago impostos no Simples?

A apuração é feita no PGDAS-D e o pagamento no DAS deve ser realizado até o dia 20 do mês seguinte ao faturamento. Acompanhe a alíquota efetiva de acordo com o anexo e o acumulado anual.
Pró-labore é obrigatório?

Sim, para sócios-administradores. O pró-labore é a base para recolhimento de INSS e pode ser complementado pela distribuição de lucros, desde que a escrituração contábil esteja em dia.
Tenho retenções na nota?

No Simples Nacional, geralmente não há retenções, salvo exceções previstas em lei. Fora do Simples, podem ocorrer retenções federais de 4,65% e/ou de INSS de 11%, conforme o tipo de serviço e o contratante.
Preciso guardar XML/DANFSe?

Sim. É obrigatório manter um backup organizado (por ano/mês/cliente) dos arquivos XML e DANFSe. Eles servem como prova fiscal e podem facilitar a obtenção de crédito ou financiamentos.
Preciso de contador sendo PJ no Simples?

Embora não seja exigido por lei, ter um contador é altamente recomendado para manter cadastros atualizados, emitir notas corretamente, apurar o DAS e cumprir obrigações como PGDAS-D, DEFIS e eSocial.
Pró-labore x distribuição de lucros: qual a diferença?

Pró-labore: remuneração pelo trabalho do sócio, base para recolhimento de INSS e IR quando aplicável.
Distribuição de lucros: retirada baseada no lucro apurado, que pode ser isenta de IR se a escrituração estiver regular.
O que é Fator R e ele me ajuda?

O Fator R é a relação entre folha de pagamento e receita bruta. Se for ≥ 28%, em alguns serviços permite migrar do Anexo V para o III no Simples Nacional, reduzindo a alíquota efetiva.
Sou Anexo IV: por que pago CPP fora do DAS?

No Anexo IV, a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) de 20% não está incluída no DAS. Ela deve ser recolhida via DCTFWeb (DARF) junto com as informações do eSocial/EFD-Reinf.
Atraso do DAS: o que acontece? Dá para parcelar?

O atraso gera multa, juros e irregularidade fiscal, o que pode impedir a emissão de certidões negativas. É possível parcelar débitos do Simples Nacional conforme as regras da Receita Federal.
Preciso de alvará/licenças para emitir notas?

Depende do CNAE e do município/estado. Algumas atividades são dispensadas de alvará, enquanto outras exigem licenças específicas. Sempre consulte a prefeitura ou a SEFAZ local.
Quando devo sair do MEI e virar ME/LTDA?

Se ultrapassar o limite de faturamento do MEI, exercer atividade não permitida ou precisar de uma estrutura societária diferente. Antes da migração, planeje a tributação, a emissão de notas e o pró-labore.

Próximos passos

Se tornar PJ abre portas para mais autonomia, maior rentabilidade e novas oportunidades de negócio. No entanto, exige organização, disciplina e atenção às obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis. Com planejamento e suporte profissional, você evita erros comuns, mantém seu CNPJ regular e garante que seu negócio cresça de forma sustentável.

Lembre-se:

Escolher o regime tributário e o CNAE corretos é o primeiro passo para pagar menos impostos de forma legal.
Ter controle de caixa e separar finanças pessoais das empresariais é essencial para a saúde do negócio.
Cumprir prazos e manter a documentação organizada evita multas e bloqueios.

Dica do especialista da Razonet: O sucesso como PJ não depende apenas do quanto você fatura, mas de como você administra seu negócio e se mantém regular perante o fisco.

Quer iniciar sua jornada como PJ sem erros? A Razonet oferece consultoria completa para abrir seu CNPJ, enquadrar no melhor regime tributário e organizar sua rotina fiscal e financeira. Além disso, cuidamos de todas as suas obrigações, para que você possa focar no que realmente importa: fazer sua empresa crescer. Fale agora com um especialista da Razonet e comece sua vida como PJ de forma segura.