Como Funciona a Contabilidade Para E-Commerce? - Blog Razonet

O comércio eletrônico no Brasil cresce a cada ano, mas junto com as oportunidades surgem também desafios fiscais e contábeis que muitos empreendedores não conhecem. Abrir uma loja virtual, vender em marketplaces ou trabalhar com dropshipping exige mais do que só estratégias de marketing e boas ofertas — é preciso cuidar da parte contábil.

A contabilidade especializada garante que o negócio esteja dentro da lei, ajuda a pagar menos impostos e dá mais segurança para crescer. Ignorar essa parte pode resultar em multas pesadas, problemas com fornecedores e até inviabilizar a operação.

No e-commerce, a contabilidade não é apenas uma obrigação fiscal, mas sim uma ferramenta estratégica para aumentar margens, planejar o crescimento e evitar passivos que podem comprometer o futuro da empresa.

Como funciona a contabilidade para e-commerce

Para começar a vender de forma legal, o primeiro passo é formalizar a empresa. Isso inclui escolher o CNAE correto (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), definir o porte da empresa com base na previsão de faturamento (MEI, ME ou EPP), registrar na Junta Comercial, obter o CNPJ e escolher o regime tributário. Inicialmente, todas as empresas são enquadradas no regime normal, mas é possível solicitar a adesão ao Simples Nacional após a abertura, caso se enquadrem nos critérios.

Essa formalização garante benefícios como:

Poder realizar o credenciamento para emissão de Notas Fiscais (NF-e)
Acesso a crédito bancário;
Maior credibilidade com fornecedores e marketplaces.

Principais desafios do setor

O e-commerce enfrenta questões fiscais mais complexas do que negócios físicos, como:

Tributação interestadual (ICMS-ST e DIFAL);
Gestão logistica e frete;
Controle de fluxo de caixa diante de taxas de marketplaces, gateways de pagamento e eventuais chargebacks.

Como evitar problemas fiscais

Alguns cuidados são essenciais para não cair em erros comuns:

Implementar sistemas integrados (ERPs) para emissão de notas e controle de estoque;
Manter separadas as finanças pessoais e empresariais;
Adotar contabilidade digital ou online, garantindo relatórios atualizados em tempo real.

Então vamos supor que você possua um e-commerce de roupas que inicia sem emitir NF-e. Nesse cenário, a empresa pode sofrer multas, pendências fiscais e até ações de fiscalização por descumprimento das obrigações legais. Com a formalização correta e o apoio contábil, esse mesmo negócio evita esses riscos e ainda conquista vantagens como acesso a crédito bancário e credibilidade para negociar com fornecedores de maior porte.

Dica da Razonet: A escolha do CNAE e do regime tributário certos logo no início evita dores de cabeça futuras e garante que o e-commerce cresça de forma sustentável, por isso evite tentar fazer esse processo sozinho e sem um contador para te orientar.

Como a contabilidade pode impactar o e-commerce

Uma contabilidade bem feita permite realizar um planejamento tributário adequado, considerando o porte, a atividade e o faturamento da empresa. Além disso, garante organização financeira, controle de custos e acompanhamento dos resultados, facilitando a tomada de decisões estratégicas. Outro ponto importante é a prevenção de multas: com relatórios contábeis claros e atualizados, o empreendedor evita autuações e mantém a empresa em conformidade com as obrigações legais.

Segurança jurídica

Estar em dia com as obrigações fiscais não é apenas uma formalidade, é a base da credibilidade do negócio.
A contabilidade garante:

Emissão correta de NF-e;
Pagamento dos tributos no prazo certo;
Cumprimento de obrigações acessórias.

Isso reduz riscos de fiscalização, especialmente em operações interestaduais que envolvem o DIFAL, e reforça a transparência da empresa perante investidores, fornecedores e clientes.

Como a Contabilidade te Ajuda a Atrair Investidores?

Relatórios contábeis organizados e confiáveis aumentam as chances de conseguir crédito bancário ou até aportes de capital.
Investidores buscam empresas com compliance fiscal sólido e previsibilidade tributária.
A contabilidade digital permite acompanhar os resultados em tempo real, ajudando o empreendedor a tomar decisões rápidas e embasadas. Um bom exemplo seria um e-commerce no Lucro Presumido com margem de lucro baixa pode pagar mais impostos do que no Simples Nacional.

Para entender melhor sobre o tópico, você pode ler o nosso artigo:

Como a contabilidade pode auxiliar na captação de investimentos?

Obrigações Fiscais no E-commerce

O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) em geral é obrigatório para todo tipo de venda.. No e-commerce, há ainda duas situações específicas que complicam a tributação:

ICMS-ST (Substituição Tributária): imposto recolhido antecipadamente por um dos envolvidos na operação, conforme legislação ou protocolo entre estados, podendo ser embutido no preço final do produto
DIFAL não contribuinte (Diferencial de Alíquota): diferença de ICMS cobrada em vendas interestaduais para consumidor final, usada para equilibrar a arrecadação entre os estados.

Na prática, esses tributos envolvem diversas particularidades e variáveis. Por isso, é fundamental contar com a orientação de um contador/especialista para evitar riscos de tributação incorreta ou eventuais pendências fiscais.

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A integração com marketplaces e ERPs facilita a emissão automática, evitando falhas humanas.

Erros comuns:

Erro na definição do tipo de operação;
Omitir dados do cliente;
Usar série incorreta da nota.

Como cada modelo de e-commerce afeta seus impostos

Dropshipping: riscos e cuidados fiscais

No dropshipping, o lojista vende sem manter estoque próprio: o fornecedor envia direto para o cliente. Apesar de parecer simples, o modelo exige atenção contábil:

O lojista deve emitir NF-e ao consumidor final, mesmo sem ter o produto em mãos;
Divergência entre o valor da nota fiscal e o valor pago pelo cliente;
Se o fornecedor não cumprir suas obrigações fiscais, o e-commerce pode ser autuado.

Marketplace: retenções, conciliação e repasses

Vender em marketplaces como Mercado Livre, Amazon e Shopee facilita o acesso a clientes, mas traz complexidade contábil.

O vendedor é responsável por emitir NF-e de cada venda;
As plataformas fazem repasses líquidos, já descontando comissões e taxas;
É essencial monitorar as taxas aplicadas em cada venda para garantir a margem de lucro esperada.

Sem esse controle, o empreendedor pode acabar pagando impostos de forma errada e comprometendo sua margem.

Loja própria x plataforma terceirizada

Loja própria: Oferece maior autonomia sobre layout, precificação e dados dos clientes. No entanto, exige estrutura mínima de ERP..
Plataformas terceirizadas (Shopify, Nuvemshop, Tray): Facilitam integração com gateways de pagamento, emissão de notas e gestão de pedidos. Apesar da praticidade, o empreendedor continua responsável por manter o compliance fiscal, emitir NF-e corretamente e acompanhar os repasses líquidos.

Independente do modelo, a contabilidade deve garantir que todos os registros e tributos sejam calculados sobre a receita bruta da venda, e não apenas sobre o que entra na conta.

Dica da Razonet: Um erro comum em marketplaces é tributar apenas o valor líquido recebido. O correto é sempre calcular os impostos sobre o valor bruto da venda.

Qual modelo de contabilidade é mais vantajoso para e-commerce?

Escolher o modelo de contabilidade ideal para sua empresa é de longe o ponto mais importante para manter seu e-commerce, tendo como os três principais modelos de contabilidade sendo: A contabilidade tradicional, contabilidade Digital e a Online

Contabilidade tradicional: limitações

Esse é o modelo mais antigo, que costuma envolver processos manuais, reuniões presenciais e trocas de documentos em papel. Normalmente é mais indicado para empresas do Lucro Presumido ou do Lucro Real.
Para o e-commerce, esse formato traz desvantagens claras:

Pouca integração com plataformas digitais e sistemas de gestão;
Menor capacidade de acompanhar o volume e a velocidade das transações online;
Processos manuais que dificultam a escalabilidade do negócio digital

Contabilidade online: automação e relatórios em tempo real

A contabilidade online é a versão mais moderna e tecnológica da contabilidade tradicional, trazendo consigo preços mais acessíveis por conta dessa facilidade.
Ela conecta diretamente a loja virtual, os marketplaces e os meios de pagamento ao sistema contábil, trazendo:

Automação das rotinas fiscais (notas, impostos…);
Relatórios em tempo real para decisões mais rápidas;
Redução de custos operacionais e menos risco de atrasos.

Contabilidade digital: benefícios para gestão

A contabilidade digital combina o melhor da contabilidade online com plataformas e suporte de profissionais humanos por um preço acessível. Normalmente mais indicados para empresas do regime do Simples Nacional.
Seus principais diferenciais são:

Emissão de NF-e;
Relatórios em tempo real de desempenho e impostos;
Contato humano mais próximo com cliente
Emitir notas fiscais, demonstrativos contábeis e relatórios diretamente pelo celular, através de um app que facilita a sua gestão contábil.
Tecnologia e automação de rotinas fiscais (notas, impostos, conciliação).
Cobertura fiscal nacional: Conhecimento das regras tributárias estaduais e municipais, permitindo operação segura em diferentes regiões do país.
Gestão de múltiplos CNPJs ou filiais em uma única plataforma, ideal para quem possui mais de uma operação ou deseja escalar o negócio com controle centralizado.

É uma boa opção para quem quer unir consultoria acessível com processos já parcialmente automatizados e um suporte humano mais próximo. Sendo de longe o mais indicado para empresas do simples nacional

Perguntas Frequentes sobre Contabilidade para E-commerce

Preciso abrir empresa para vender em e-commerce?Sim. Para operar de forma legal e emitir NF-e é necessário ter CNPJ.
E-commerce precisa emitir nota fiscal em todas as vendas?
Sim. A emissão de NF-e é obrigatória em todas as vendas, inclusive para consumidores finais.
Como funciona o ICMS no e-commerce?
O ICMS no e-commerce, para empresas do Simples Nacional, é recolhido por meio da guia DAS, que já unifica os principais tributos.

No entanto, em algumas operações podem surgir obrigações adicionais, como o DIFAL (Diferencial de Alíquota) ou a Substituição Tributária (ICMS-ST) — especialmente em vendas interestaduais ou em produtos sujeitos à tributação específica.

Por isso, cada venda deve ser analisada com atenção, garantindo que todos os impostos estejam sendo recolhidos corretamente e evitando autuações futuras.

O Simples Nacional é sempre a melhor opção para e-commerce?
Na maioria das vezes, porém depende do faturamento e da margem de lucro. Em alguns casos, o Lucro Presumido ou o Lucro Real podem ser mais vantajosos caso sua empresa já tenha estourado o limite de faturamento do simples, porém o simples acaba se destacando por conta da sua carga tributária menor.
Marketplace emite nota fiscal no meu lugar?
Não. O vendedor é o responsável por emitir a NF-e de cada venda, mesmo quando vende por plataformas como Mercado Livre ou Amazon.
Dropshipping precisa pagar impostos?
Sim. O e-commerce deve emitir NF-e ao consumidor e recolher os tributos devidos sobre a receita bruta da venda.
Qual o melhor Regime Tributário para E-commerce

O melhor regime tributário para e-commerce costuma ser o Simples Nacional, especialmente para empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Ele oferece alíquotas reduzidas e uma gestão simplificada, com pagamento unificado de impostos — ideal para quem está começando ou possui uma estrutura mais enxuta. No entanto, ao ultrapassar esse limite de faturamento, é preciso migrar para regimes mais complexos, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real, que exigem mais controle contábil, mas podem ser vantajosos dependendo da margem de lucro e das despesas da empresa.

Resumo dos regimes:

Simples Nacional: Melhor opção para pequenos e-commerces (até R$ 4,8 mi/ano); fácil de gerenciar e com menor custo contábil.
Lucro Presumido: Indicado para empresas com lucro médio/alto que superam o limite do Simples; exige mais obrigações.
Lucro Real: Ideal para empresas com margens apertadas ou despesas altas; mais complexo, mas pode reduzir a carga tributária, pois os tributos são calculados sobre o lucro efetivo.

Quais os riscos de não formalizar o e-commerce?
Multas, bloqueio de vendas em marketplaces, dificuldade em obter crédito e até a suspensão das atividades.
Como diferenciar receita bruta de valores líquidos repassados pelo marketplace?
A receita bruta é o valor total da venda. O imposto deve ser calculado sobre ela, e não apenas sobre o valor líquido que entra após descontos de taxas.
Qual a diferença entre contabilidade digital e online?

Digital: Combina tecnologia avançada com acompanhamento humano especializado, oferecendo uma experiência completa e personalizada. A integração com plataformas e o suporte consultivo tornam o processo contábil mais estratégico e eficiente.
Online: É100% online, ao contrário da contabilidade tradicional, trazendo assim um barateamento nos serviços. Em resumo é uma solução acessível, mas pode ter limitações em operações mais complexas.

Como funciona a conciliação financeira no e-commerce?
É o processo de conferir se os valores repassados pelos marketplaces e gateways de pagamento batem com as vendas realizadas, considerando taxas e comissões.
Vale a pena usar ERP para o e-commerce?
Sim. ERPs como Bling, Omie e Tiny integram estoque, vendas, emissão de notas e facilitam o trabalho contábil.
Qual o maior erro contábil no e-commerce?
Misturar finanças pessoais com as do negócio. Isso compromete relatórios, dificulta a gestão e pode gerar problemas fiscais.