Como Estruturar o Financeiro da Empresa?

06/05/2022 às 17:27:14 • 13 min de leitura
Como Estruturar o Financeiro da Empresa?
O que é o financeiro?

Antes de iniciar toda a estrutura do coração da empresa, assim como o setor de vendas, o operacional, o atendimento e todos os outros, precisamos entender o que é o financeiro. O financeiro é o setor responsável por administrar o dinheiro da empresa, os seus recursos. Por conta disso, tudo começa e acaba neste setor.

Como assim?

Veja que quando você abre a sua empresa, você precisa de capital dos sócios ou investidores para iniciar a operação. Então a empresa precisa captar estes recursos e garantir que a destinação deles seja assertiva. Principalmente no começo, quando o capital é escasso, a empresa não consegue se dar ao luxo de ter gastos desnecessários, gastos errados.

Então, desde o começo, é essencial ter um setor financeiro para garantir a captação de recursos e a utilização adequada deles. Ele deve saber o que receber, o que pagar, se a empresa tem condições de fazer investimentos, entre outros. 

Mas para isso o financeiro precisa estar ciente de tudo o que acontece na empresa, todas as vendas, todas as despesas, todos os funcionários, todos os processos. Nada pode passar batido neste setor, pois tudo interfere no dinheiro que a empresa movimenta.


FINANCEIRO NA PRÁTICA

Vamos utilizar como exemplo uma empresa de comércio. Ela tem 3 vendedores e tem como meta vender R$5.000,00 por dia. Um dos funcionários tirou licença médica, então seu expediente foi reduzido. Porém os outros vendedores não tem como suprir 100% das vendas que este terceiro funcionário deixa de fazer enquanto não está na empresa. 

Portanto, irá ocorrer uma alteração nas vendas. Por consequência, haverá variações nos recebimentos de dinheiro e o financeiro precisa ter isso na ponta do lápis, para que não ocorra falta de caixa nos próximos meses. É essencial que o financeiro consiga ter ciência de todas essas situações que podem causar variações nos pagamentos e recebimentos, para que a empresa consiga ter um bom planejamento

E, mais do que tudo, o financeiro precisa garantir que a empresa tenha capital suficiente para se manter competitiva, para investir, aumentar o faturamento e crescer. Então tem contato direto com os demais setores, seja marketing, vendas, recursos humanos ou qualquer outro setor administrativo. 



ACOMPANHE DIARIAMENTE O FINANCEIRO 

Para fazer tudo isso, a disciplina é fundamental. O profissional que atua no setor financeiro precisa ter foco para fazer um acompanhamento diário da situação financeira da empresa. 

No aplicativo da Razonet Contabilidade Digital, você pode acompanhar as despesas, custos, e resultados de forma muito simples e intuitiva. 

Como pequenas e médias empresas são financeiramente mais frágeis do que grandes empresas, precisam ter este acompanhamento muito próximo, que permite visualizar quaisquer problemas mais rapidamente, contornando-os logo que iniciam. 

 
DICAS PARA GESTÃO FINANCEIRA DA EMPRESA

Vamos citar aqui algumas dicas muito importantes na hora de fazer a gestão financeira da empresa. 

A primeira delas é separar as contas de pessoa física e jurídica. Não pode haver confusão patrimonial, essa separação é essencial, pois a partir do momento em que o sócio tira dinheiro da pessoa jurídica para arcar com as despesas da pessoa física, ele já não tem mais definido o que é dele e o que é da empresa. 

Mas a empresa é uma entidade à parte, tem seu próprio faturamento, suas despesas e o seu lucro. Se você tirar dinheiro da empresa para pagar uma conta sua, como você vai conciliar isso na empresa? Vai faltar caixa para arcar com as próprias contas, pois não tem como prever na empresa um gasto particular do sócio.

Então o primeiro passo - e o mais essencial - é tratar a empresa como um terceiro. A empresa não é o empreendedor e o empreendedor não é a empresa. 

O rendimento do sócio deve ser proveniente sempre do pró-labore. Este é o salário do sócio. Caso a empresa tenha dado lucro e o sócio queira retirar uma parte deste lucro, ele deve fazer a retirada como distribuição de lucros. Mas sempre utilizando uma dessas formas, como uma folha salarial, por exemplo. Nunca misturando as contas.

É muito importante também que o financeiro conheça todos os seus prazos. 

A empresa pode ter muitas vendas, pode ter um valor muito alto de faturamento, mas se ela precisa pagar as suas contas antes de receber isso vai ocorrer em problemas de fluxo de caixa. Isso é chamado de necessidade de capital de giro negativa, também conhecido como déficit. 

Enquanto o prazo médio de recebimento de vendas seria uma previsão de quando a empresa vai receber o dinheiro das vendas que efetuou, o prazo médio de pagamentos seria quanto tempo a empresa leva para pagar os seus fornecedores pelos produtos comprados.

Utilizando como exemplo uma empresa de comércio. Ela compra a mercadoria, recebe a mercadoria e a coloca no seu estoque. Depois ela efetua a venda.

Se o prazo entre a compra da mercadoria e o recebimento da venda for menor do que o prazo de pagamento ao seu fornecedor, então a empresa tem um caixa positivo originário desta operação. Mas se ela pagar o fornecedor antes de receber pela venda, então ficará com um caixa negativo originário desta operação. 

Resumindo, a situação ideal é que a empresa tenha um prazo de pagamento dos seus fornecedores maior do que o de recebimento dos seus clientes. Um supermercado, por exemplo, seria um exemplo de situação ideal. Pois compra em grande escala, com prazos maiores e recebe à vista dos seus clientes.

Por conta disso é muito importante que a empresa faça essa conta e tenha um controle tanto do prazo que recebe dos seus clientes quanto do prazo que paga os seus fornecedores, para que não fique com falta de caixa, mesmo tendo lucro. 

Para chegar em um prazo de pagamento ideal para os fornecedores, a empresa precisa ter uma gestão adequada da sua cartela com eles. Então manter um bom relacionamento é fundamental, às vezes uma negociação da data de pagamento de determinada conta pode ajudar muito no fluxo de caixa da empresa. 

É importante também, ao negociar com fornecedores, que a data de pagamento das contas seja pulverizada. Deixar muitas contas para um mesmo dia do mês pode dificultar bastante o giro de caixa. 

Se a empresa trabalha com estoques, ela deve ter uma análise de quanto estoque necessita para manter as vendas, de forma que não falte nada e não deixe de vender em nenhum momento. Mas muito cuidado para não fazer um acúmulo de estoque na empresa.

Se o fornecedor faz promoção dos produtos, por exemplo, podemos ver isso inicialmente como uma boa oportunidade de acumular estoque a preço baixo. Mas sempre temos que ter em mente que estoque parado é dinheiro parado, então se você compra em volumes muito maiores do que as suas vendas, você estará deixando dinheiro parado ali. 

Ter liquidez, ou seja, ter dinheiro para arcar com as dívidas da empresa, é essencial. Se o dinheiro da empresa está todo parado no estoque, ela terá um problema de caixa. Por isso, é muito importante que o setor de compras, juntamente com o financeiro, faça esta análise de estoque, o que é necessário e o que apenas deixaria os recursos da empresa parados por mais tempo do que deveria.

E por fim, tendo todos estes pontos em mente, a empresa monta o seu orçamento. O ideal é fazer uma previsão otimista, considerando um crescimento, e uma previsão realista, considerando uma estagnação. 

Se o mercado estiver em crise, com dificuldades, pode prever também com uma redução nas vendas, mas com muito cuidado para não tomar isso como verdade absoluta no orçamento: temos que prever de forma realista, mas na hora de realizar, temos que correr atrás de vender mais, faturar mais, melhorar as estratégias.

O orçamento deve ser feito considerando o curto prazo (1 mês), o médio prazo (1 ano) e o longo prazo (5 anos). Isso para que a empresa tenha definido onde quer chegar e como chegará até lá. 

E esse orçamento precisa ser controlado diariamente, através do fluxo de caixa. Então o orçamento é o que a empresa quer e o fluxo de caixa é o que de fato acontece.


O QUE É E COMO FUNCIONA O FLUXO DE CAIXA

Através do fluxo de caixa, a empresa controla as despesas, consegue fazer o gerenciamento dos gastos, o controle financeiro e, se elaborado corretamente, é uma ferramenta completíssima para auxiliar a gestão na tomada de decisões importantes para o negócio. Esse gerenciamento permite que a contabilidade da sua empresa esteja em dia, aqui na Razonet Contabilidade Digital você gerencia tudo pelo nosso aplicativo, tudo de forma muito simples e prática. 

Será que é uma boa hora para investir em uma nova atividade? Para diversificar a operação? Para comprar uma máquina? Para que consiga tomar esta decisão de forma assertiva, o gestor da empresa precisa ter um financeiro atualizado, bem informado e que veja o cenário a longo prazo.

E para alcançar todos esses objetivos, o setor financeiro precisa atuar em diversas frentes. As principais delas são:

  • Contas a pagar: podendo ser a fornecedores, funcionários, impostos e todos os desembolsos que a empresa precisa fazer.
  • Contas a receber: faz o controle dos recebimentos, da inadimplência e protesto de títulos.
  • Tesouraria: cuida dos recursos da empresa e do dinheiro que ela tem disponível.
  • Faturamento: é responsável pela emissão e controle das notas fiscais da empresa.
  • Controladoria: executa o controle financeiro, faz o planejamento e controle orçamentário da empresa.
Cada empresa adapta as frentes do financeiro conforme a sua necessidade, então o financeiro de uma empresa prestadora de serviços, por exemplo, será bastante diferente do financeiro de uma empresa de comércio. 

Assim como o financeiro é diferente para cada tipo de empresa, a Razonet Contabilidade Digital também possui atribuições diferentes para manter em dia a contabilidade para empresas de serviços, comércio e indústria, mas fique tranquilo(a), somos especializados em atender todas as empresas optantes pelo Simples Nacional e MEI, independente da sua atividade. 

Aqui apresentamos de forma simplificada, trazendo as situações mais recorrentes do setor financeiro. 

Ao estruturar o financeiro da sua empresa, tenha sempre como foco a organização da operação, aumento de receita e controle das despesas. Tudo deve ser registrado e a veracidade das informações, no setor financeiro, é a peça chave para qualquer análise e tomada de decisões.

Aqui na Razonet Contabilidade Digital nós utilizamos o sistema ERP da Omie para fazer a gestão do financeiro, um parceiro que permite realizar gestão de contratos, gerar boletos de cobrança online, controle financeiro empresarial, relatórios gerenciais personalizados e muito mais. Clique e conheça

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